13. Понятие управленческой информации

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений, о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, уменьшающих неопределенность управления и принятия решений.

Потребность в управленческой информации определяется содержанием и повторяемостью решаемых задач; пониманием их людьми; имеющимися у последних знаниями, опытом, образованием — чем они выше, тем меньше сотрудники нуждаются в дополнительной информации. Информацию можно классифицировать по ряду позиций, в частности:

• по носителям (электронные, вещественные и т.п. );

• по направлению движения (входящая и исходящая);

• по источнику (внешняя и внутренняя);

• по содержанию (экономическая, правовая, техническая и пр.);

• по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая — нескольких различных);

• по назначению (отчетная служит для анализа; оперативная — для корректировки деятельности организации; отчетная информация бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и не статистической);

• по роли в управлении (основная информация имеет важное значение; вспомогательная самостоятельного значения не имеет);

• по предназначению (универсальная информация необходима для решения любых задач; функциональная — родственных; индивидуализированная — данной, конкретной, уникальной проблемы);

• по степени надежности (достоверная и вероятностная информация; характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы, не позволяют это сделать; неизбежными искажениями при их передаче, заведомым распространением изначально ложных сведений);

• по способам распространения (устная, письменная и комбинированная информация); форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие, например, устная информация, как правило, эффективнее письменной.

Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом, исходная версия, кочуя от одного работника к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Обладание информацией означает обладание реальной властью, и поэтому лица, причастные к ней, стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать — ведь нехватка информации, как впрочем и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

14. Информационная база данных

Процесс управления и, прежде всего, выработку стратегии организации, невозможно осуществлять без обладания широкой информацией о ней в целом, помехах на пути ее функционирования и развития, то есть о наиболее существенных моментах, влияющих на принятие решений. Эта информация состоит из сведений, почерпнутых из документов или устных контактов.

Информация, как уже говорилось, может иметь внутренние и внешние источники.

К внутренним относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследования, как плановые, так и проводимые по особому решению руководства.

Внешние источники информации более многочисленны и разнообразны. Прежде всего здесь нужно выделить специальных представителей организации (руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного ряда деловых встречи и переговоров), которые в рамках служебных контактов, бесед, дискуссий и т.п. имеют возможность «между делом» осуществлять как общий так и целенаправленный сбор сведений об интересующих организацию объектах и процессах, протекающих вне ее рамок.

Другим источником данных служат лица, не принадлежащие к данной организации. Это могут быть посредники и партнеры — покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений, отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений.

Обширным источником деловой информации являются различного рода публикации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах (особенно местных и многотиражках предприятий), рекламных проспектах, бюллетенях и пр. Через какое бы «сито» публикуемая в них информация ни процеживалась, за всем уследить невозможно, и многие сведения, которые организации хотели бы по тем или иным причинам утаить, все равно «всплывают» на поверхность.

Ряд материалов публикуется в открытой печати в соответствии с требованиями законодательства. Это касается, например бухгалтерских балансов, отчетов о проведении годичных собраний в крупнейших акционерных обществах и т.п. Конечно, детальной информации в них не содержится, но даже официальных сведений общего характера бывает достаточно, чтобы подтвердить или опровергнуть имеющиеся материалы.

Сегодня источники информации настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной, и поэтому должна проверяться и перепроверяться при помощи различных источников. Поэтому в крупных организациях создаются специальные подразделения, занимающиеся ее планированием сбором, обработкой, анализом оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием баз стратегических данных. Такие базы состоят обычно из трех разделов.

В первом разделе характеризуется производственный, технологический, научный, трудовой потенциал организации, проводимая ею научно-техническая политика, взаимоотношения в коллективе, предпочтения руководства. Все эти сведения лежат в основе модели функционирования организации и схемы внутренних взаимосвязей.

Во втором разделе дается описание ее внешнего окружения, которое, как уже говорилось состоит из фонового и делового. Первое не зависит от организации, и влиять на него целенаправленно она не в состоянии, но знать его с целью успешного приспособления к нему должна. Важнейшими элементами делового окружения являются партнеры и конкуренты. О последних, например, собираются сведения, характеризуются степень их активности, склонности к риску, преимуществах и возможных стратегиях.

Кроме того собирается информация о репутации фирмы и ее продукта (которая может существенно отличаться от собственных представлений), о реальных и потенциальных потребителях и тенденциях потребления, определяющая будущее организации, выбор продукта и рынка; о направлениях в государственном регулировании.

В третьем разделе раскрываются главные препятствия и помехи деятельности организации, которые, как и окружение, могут быть внутренними и внешними. К внутренним относятся недостаток опыта и знаний исполнителей, ошибки руководства и слабое управление в целом, постоянные служебные конфликты. Внешними помехами являются: негативное воздействие окружения, неудовлетворительная репутация организации, слабые рыночные позиции, несоответствие результатов ее деятельности общественным потребностям.