1. Слушали:
Фролова Е.Н. — текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Старостин Е.В. — краткая запись выступления. Кузнецов Т.Г. — краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
1.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное... до J5.05.97.
1.2. Илизарову Б.С. организовать на кафедре выставку... к 11.05.97.
2. Слушали:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ: ...
Председатель Подпись В.А.Сидоров
Секретарь Подпись Е.М. Крылова
При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших, Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограммаприлагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов — постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.
Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства.
Цель докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение.
Текст докладной записки может быть составлен двумя способами:
Текст делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация. Во второй излагаются предложения, просьбы.
Текст состоит из трех частей. В первой части излагают причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания. Во второй - дают анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения. В третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора документа, необходимо предпринять.
Докладные записки, составленные работниками подразделения, представляются руководителю подразделения, составленные и подписанные руководителями подразделений - руководителю организации (заместителю руководителя).
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Датой докладной записки является дата ее подписания. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем
Служебная записка - документ о выполнении какой-либо работы, направляемый одним должностным лицом другому. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей: обоснования причин ее составления и заключительной части - предложения, просьбы и т.п.
Служебную записку подписывает непосредственно составитель или руководитель структурного подразделения. Датой служебной запсики является дата ее составления и подписания.
Длина документа может быть различной. Записка может быть сформулирована на одну страницу и состоять из нескольких предложений, а может занимать несколько страниц. Если объем служебной записки превышает страницу, каждая последующая страница должна содержать заголовок с именем адресата, номера страницы и даты (так же, как и в обычном письме).
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, программы, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы:
К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Без получения объяснительной записки на работника нельзя налагать дисциплинарное взыскание (в случае его отказа написать объяснительную записку - составляется акт об отказе, после чего налагается взыскание). Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписывается составителем.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.
Актысоставляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемые распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя.
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.п.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Например:
Основание: приказ директора завода от 24.05.97 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».
Сновой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии.
Например:
Составлен:
Председатель - Директор по персоналу Д.Б.Иванов
Члены комиссии:
Секретарь В.Д.Володина
Инспектор по кадрам Л.Д.Жалова
Бухгалтер Л.Г.Зуева
Делопроизводитель О.Ш. Шалова
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и сущность работы, проделанной составителями акта, ее результаты.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться на констатации фактов.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.
Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.
Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении куничтожению документов и дел — руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п.
Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя.
В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два знака. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения.
Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя в личном деле сотрудника.
Трудовые договора могут заключаться:
на неопределенный срок;
на определенный срок не более пяти лет (срочный).
В трудовом договоре указываются:
·фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;
·сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;
·идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
·сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
·место и дата заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
·место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
·трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;(в ред. Федерального закона от 28.02.2008 N 13-ФЗ)
·дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом;
·условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
·режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
·компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
·условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
·условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
·другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормытрудового права.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:
·об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
·об испытании;
·о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
·об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
·о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
·об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
·об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Обязательно соответствие трудового договора штатному расписанию и Правилам внутреннего трудового распорядка.
Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют допсоглашениями к трудовым договорам.
Личное заявление работника на прием, как правило, пишется от руки в произвольной форме.
В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия генерального директора компании), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника, должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять (перевести)его на работу), подпись, дата.
На заявлении оформляется виза руководителя структурного подразделения компании, начальника Отдела кадров и накладываетсярезолюция руководителя Общества. Трудовой договор и личное заявление являются основанием для издания приказа (распоряжения) о приемеработника на работу.
Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике.
Личный листок поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу.
Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.
Пустые места зачеркиваются "Z".
Автобиография является документом для получения дополнительных (по сравнению с личным листком по учету кадров) данных о работнике. Составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ приказов о приеме работников на работу.
● Во-первых, приказы о приеме на работу составляются не в произвольной форме, а по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. (формы Т-1 и Т-1а).
● Во-вторых, содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Сверьте описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику.
● В-третьих, приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Проверьте дату издания приказа и дата ознакомления с ним работника.
● В-четвертых, работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом о приеме на работу. Проверьте, есть ли на приказах о приеме работников их подписи.
Приказ о приеме оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1.
Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит следующие данные: фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, наименование профессии (должности), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок. Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение в деле «Приказы по личному составу, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы.
Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы «Личная карточкаработника Т-2», внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые).
Совместительство и совмещение — абсолютно разные формы организации труда. Однако на практике эти понятия часто путают, подменяя одно другим.
Если сотрудник в свободное от основной работы время выполняет другую регулярную оплачиваемую работу на условиях трудового договора — это совместительство (ст. 60.1 и 282 ТК РФ). Работать по совместительству можно не только у своего работодателя, но и в другой организации.
При совмещении профессий (должностей) работа осуществляется «в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены)» и всегда у одного и того же работодателя (ст. 60.2 ТК РФ).
Совместительство
Трудовые отношения с таким сотрудником устанавливаются на основе трудового договора. Как следует из статьи 60.1 ТК РФ, совместительство может быть внешним и внутренним.
Внешнее совместительство — это выполнение регулярной оплачиваемой работы у другого работодателя (имеется в виду не по месту основной работы).
Внутреннее совместительство — выполнение другой регулярной оплачиваемой работы у работодателя по основному месту работы. То есть работник вправе заключить трудовой договор по основному месту работы с указанием должности, профессии, специальности в качестве совместителя.
Кто не может быть совместителем!
Отдельным категориям граждан работу по совместительству запрещает Трудовой кодекс. Во-первых, это лица моложе 18 лет. А во-вторых, сотрудники, основная работа которых связана с тяжелыми работами, вредными и (или) опасными условиями труда. Эти сотрудники не могут работать по совместительству, если оно предполагает такие же условия труда.
Кроме того, некоторые ограничения для работы по совместительству установлены и для руководителей организаций. Так, согласно статье 276 ТК РФ «руководитель организации может работать по совместительству у другого работодателя только с разрешения уполномоченного органа юридического лица либо собственника имущества организации, либо уполномоченного собственником лица (органа)».
Процедура оформления на работу сотрудника на условиях совместительства такая же, как и при принятии его на основную работу. Трудовой договор с совместителем заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой с отметкой работника «Второй экземпляр трудового договора получил» хранится у работодателя.
Обратите внимание! Как и прежде, продолжительность рабочего времени совместителя не должна превышать 4 часов в день. А вот норма — не более 16 часов в неделю устарела.
Типичная ошибка работодателей: с сотрудником, которого принимают на работу в качестве внутреннего совместителя, не заключается новый трудовой договор. При этом зарплата рассчитывается одновременно и по основной работе, и по работе, выполняемой по совместительству.
Однако с таким работником необходимо не только заключить трудовой договор, но и заполнить на него личную карточку (форма № Т-2), а также присвоить табельный номер. То есть в табеле учета рабочего времени этот работник будет фигурировать дважды: как основной работник и как совместитель.
Перечень обязательных документов при приеме на работу на условиях совместительства приведен в статье 283 Трудового кодекса. Это:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
диплом или иной документ об образовании, профессиональной подготовке в случае, если предстоящая работа требует специальных знаний (или надлежаще заверенные копии таких документов);
справка о характере и условиях труда по основному месту работы, если работник принимается на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда.
Однако перечисленные документы от внутреннего совместителя можно не требовать, поскольку копии всех необходимых документов такой сотрудник уже представил.
Продолжительность рабочего времени
В течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников» (ст. 284 ТК РФ). Например, если учетный период рабочего времени — одна неделя, норма рабочего времени — 40 часов, то продолжительность рабочего времени совместителя не может превышать 20 часов.
Совмещение: нововведения! Ранее Трудовой кодекс не регулировал вопросы совмещения. Теперь же в статье 60.2 регламентирован порядок выполнения дополнительной работы:
при совмещении профессий (должностей);
расширении зон обслуживания, увеличении объема работы;
исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.
В соответствии со статьей 60.2 с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (ст. 151 ТК РФ).
Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем работодатель устанавливает с письменного согласия работника. Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а также право работодателя досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
Заявление об увольнении - является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и датаувольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении.
Увольнение работника, т.е. прекращение трудового договора, документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником».
Текст приказа об увольнении начинается словом «Уволить», указываются дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность(профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы (ст.77 ТК РФ).
Проект приказа об увольнении визируют директор по персоналу, руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, юрист, если увольнение производится по инициативе работодателя, приказ подписывает генеральный директор или лицо, им уполномоченное. Первый экземпляр приказа (распоряжения) остается в деле «Приказы по личному составу», второй передается в бухгалтерию для расчета с работником.
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Уведомление – документ, в котором работодатель сообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях. Уведомление относится к документам, не имеющим официально установленных правил оформления. Однако ТК предусматривает обязательное направление работнику письменного уведомления работодателем в целом ряде случаев, например:
1.
расторжение трудового договора по
инициативе работодателя (подпункты 1 и
2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ; ст. 180 ТК РФ);
2. изменение условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ);
³. получение трудовой книжки при увольнении (ст. 841 ТК РФ);
4. время начала ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 123 ТК РФ);
5. расторжение срочного трудового договора (ст. 79 ТК РФ);
6. неудовлетворительный результат испытания (ст. 71 ТК РФ) и пр.
Поскольку уведомление связано с изменением первоначально заключенного трудового договора или прекращением трудового договора, то возможно обращение работника в трудовую инспекцию, в суд. Эти органы затребуют все документы, в том числе необходимое уведомление. Задача кадровой службы состоит в том, чтобы подготовить документ, безупречный с точки зрения его официальности и соблюдения требований трудового законодательства. Для того чтобы уведомление обладало юридической силой, требуется, чтобы этотдокумент:
- содержал наименование организации (предприятия) и необходимые данные об организации, позволяющие ее идентифицировать;
- был адресован работнику с указанием должности, инициалов и фамилии (в случаях, когда документ направляется по почте, также необходим и адрес проживания сотрудника);
- был зарегистрирован, причем дата регистрации должна соответствовать требованиям законодательства (например, при увольнении по причине неудовлетворительного результата испытания уведомление направляется не позднее чем за три дня до увольнения);
- содержал в тексте сообщение о предстоящих действиях работодателя со ссылкой на документы, статьи законодательства и др., а также о последствиях этих действий для работника. Например, при увольнении по причине неудовлетворительного результата испытания уведомление о расторжении договора должно содержать причины, по которым работодатель пришел к такому решению;
- содержал подпись работодателя (руководителя организации) с указанием его должности, инициалов и фамилии;
- содержал отметку о направлении документа в дело.
Для оформления уведомлений представляется наиболее рациональным использовать бланк письма организации, т.к. он предусматривает все необходимые реквизиты и придает уведомлению официальный характер.
Текст уведомлений также целесообразно составлять в соответствии с рекомендациями по составлению информационных писем: в первой части излагать условия или причины, а во второй – предложения или решения. При несоблюдении этих рекомендаций уведомление может оказаться лишенным юридической силы и уже не сможет быть доказательством предупреждения работника о предстоящих действиях работодателя.
Очень важным является правильное оформление адресования. Уведомление адресуется работнику и содержит адрес его проживания. Отправляют документ по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Копию письма и почтовую квитанцию следует сохранять в делах отдела кадров. Уведомление может быть вручено работнику лично. Кроме того, при таком способе ознакомления работника с уведомлением должна быть оформлена виза ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа .
Основания прекращения трудового договора с работником должны быть указаны в приказе по личному составу:
соглашение сторон - ст.78 ТК РФ;
истечение срока трудового договора (при срочном) - ст.79 ТК РФ;
расторжение трудового договора по инициативе работника - ст.80 ТК РФ;
расторжение трудового договора по инициативе работодателя - ст.71 и 81 ТК РФ;
перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю - п.5 ст.77 ТК РФ;
отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации - ст.75 ТК РФ;
отказ работника от продолжения работы в связи с изменениями условий трудового договора - ч.4 ст.74 ТК РФ;
отказ работника от перевода на другую работу в связи с мед.заключением, либо отсутствием у работодателя соответствующей работы - ч.3 и 4 ст.73 ТК РФ;
отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность - ч.1 ст.721 ТК РФ;
обстоятельств, не зависящих от воли сторон - ст.83 ТК РФ;
нарушение установленных трудовым зак-вом правил заключения трудового договора - ст.84 ТК РФ.
Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы. В этот день работодатель обязан произвести с ним полный расчет.При получении трудовой книжки при увольнении работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приказ (распоряжение) о перемещении, переводеоформляется унифицированной формой Т-5.
Форма Т-5предназначена для документирования перевода на другую работу.
Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат(руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений компании – по прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя компании. Руководитель сам может перевести на другую работу, но не ущемляя условия договора.
Приказ о переводеобъявляется работнику под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в деле «Приказы по личному составу», копия передается в бухгалтерию.
Согласно ст. 72.1 не требует согласия работника на перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. А вот в случае, если в трудовом договоре указано структурное подразделение (например, «…принят на должность экономиста в бухгалтерию»), то перемещение работника без его согласия в другое структурное подразделение (например, «…на должность экономиста в планово-экономический отдел») уже незаконно. Такое «перемещение» уже Вам необходимо оформлять как перевод.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется унифицированной формой Т-6.
Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в компании. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечении 6 месяцев. Согласно ст.122 ТК РФ до истечении 6 месяцев работы работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск по заявлению работника:
женщине – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работникам в возрасте до 18 лет;
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словами «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», указывают фамилию, имя, отчество, табельный номер, профессию, должность и структурное подразделение, вид отпуска, период, за который он предоставляется, общее число календарных дней, в течении которых работник находится в отпуске, дата ухода в отпуск и возвращения на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков. В идеале, работодатель обязан оповестить уведомлением работника о приближающемся отпуске.
Порядок предоставления отпуска совместителям четко прописан в статье 286 Трудового кодекса и значительно отличается от порядка предоставления отпуска по основной работе. В частности, в этой статье сказано, что «лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом». Продолжительность отпуска совместителей так же, как и основных работников, не может составлять менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
В комплект докуентов для оформления служебной командировки входят:
приказ о направлении работника в командировку;
командировочное удостоверение работник;
служебное задание с отчетом о его выполнении;
авансовый отчет.
Направление работника в командировку осуществляется в соответствии с приказом руководителя организации. В приказе указывается место назначения, цель командировки, срок в календарных днях, источник финансирования.
Приказ издается на основании служебного задания. Служебное задание и отчет о его выполнении подписывает руководитель подразделения. Задание утверждается руководителем организации и направляется ответственному для изготовления приказа.
Работнику, направляемому в командировку, выдается командировочное удостоверение. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени пребывания в служебной командировке. Вместе с удостоверением работник получает аванс.
По прибытии из командировки работник составляет отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения. Согласованный отчет работник в трехдневный срок подает в бухгалтерию вместе с удостоверением, авансовым отчетом и документами, подтверждающими расходы.
ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ.
Трудовая книжка работника – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (с изменениями от 6 февраля 2004 г.) Оформление титульного листа При первом оформлении трудовой книжки в нее вносятся следующие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. Действующими правилами не предусмотрено исправление каких-либо ошибок, допущенных при оформлении титульного листа трудовой книжки! Далее в трудовую книжку вносятся записи:
о выполняемой работе
запись об изменении в названии организации
о присвоение работнику новых разрядов, классов или категорий
об установлении второй и последующих профессий, специальностей или квалификаций
о переводе на другую постоянную работу
о квалификации
об увольнении
награждениях
о времени срочной военной службы по призыву, а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах
о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Все эти записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих приказов (распоряжений) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Днем увольнения считается последний день работы. Правила заполнения раздела «Сведения о работе» Согласно п. 3.1 Инструкции заполнение основного раздела трудовой книжки «Сведения о работе» начинается с того, что в графе 3 в виде заголовка делается запись о полном и сокращенном (при его наличии) наименовании организации, в которую работник принимается на работу. Запись делается в полном соответствии с официально установленным наименованием, закрепленном в учредительных документах организации. Эта запись может быть сделана от руки или с использованием штампа, содержащего наименование организации. Каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах раздела (Сведения о работе, «Сведения о награждении). Записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения)! Она должна содержать следующие элементы: действие (принят(-а), назначен(-а)); наименование структурного подразделения (если условие о конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного); должность (специальность, профессия, квалификация). С каждой записью работник должен быть ознакомлен под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. В соответствии с п. 3.2 Инструкции при каждом случае изменения наименования организации в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки каждого работника в графе 3 важно сделать отдельной строкой (без проставления очередного номера) запись: «Организация… с <дата> переименована в…», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Отсутствие таких записей является принципиальной ошибкой кадровой службы. Запись об изменении в названии организации необходима, иначе из содержания трудовой книжки будет следовать, что работник поступил на работу в одну организацию, а уволился из другой. В таких случаях у работника обязательно возникнут проблемы при оформлении пенсии, а возможно, и при переходе на работу к другому работодателю. Оформление записи об увольнении имеет ряд существенных отличий. Помимо указания порядкового номера записи, даты увольнения, формулировки приказа и ссылки на него, в запись включают ссылку на пункт и статью ТК РФ о причинах прекращения трудового договора. Записи должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. Увольнение (прекращение трудового договора) отражается в трудовой книжке вместе с причиной увольнения. Записи о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ. При увольнении по собственному желанию (по инициативе работника) ссылаться следует на соответствующий пункт статьи 77 Трудового кодекса РФ. При увольнении по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса РФ. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса РФ. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы работника в организации, заверяются подписью работодателя (или работника кадровой службы, ответственного за ведение трудовых книжек) с указанием должности, инициалов, фамилии и оттиском печати организации. Обратите внимание, что в трудовой книжке печать заверяет: факт оформления трудовой книжки – на титульном листе; факт внесения изменений в персональные данные работника – на обороте обложки; запись об увольнении.
Правила заполнения раздела «Сведения о награждении» Очень часто кадровые службы, которые не имеют запаса вкладышей к трудовым книжкам, продолжают вести запись сведений о работе на страницах раздела «Сведения о награждении». Делать этого не следует. Раздел «Сведения о награждении» предназначен исключительно для внесения записей о поощрениях и награждениях работника. Порядок ведения этого раздела точно такой же, как порядок ведения раздела «Сведения о работе». В виде заголовка – наименование организации (полное и краткое), затем под порядковым номером – дата награждения, запись о виде поощрения, ссылка на документ-основание с указанием его номера и даты. При увольнении работника записи заверяются подписью должностного лица и оттиском печати. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги: о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий (на основании соответствующих указов и иных решений); о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями; о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» нельзя зачеркивать неверные сведения! В случае, если ошибки в тексте, то необходимо в графу 3 внести формулировку - запись №__ недействительна. Дубликат трудовой книжки Дубликат трудовой книжки выдается в случае:
утери трудовой книжки;
наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной (тогда по письменному заявлению работника ему выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной);
когда трудовая книжка пришла в негодность обгорела, порвана, испачкана и т.п.).
Если вы потеряли трудовую книжку, необходимо немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы – и в течение 15 дней работодатель обязан выдать дубликат. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами (Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника); cведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций трудовой стаж этих работников устанавливается специальной комиссией по установлению стажа. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов и других заинтересованных организаций. Комиссия по установлению стажа устанавливает факты работы, профессии, периодов работа на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а если таких документов нет - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Правила работы с трудовыми книжками
Ответственного за работу с трудовыми книжками назначает руководитель компании приказом.
При смене сотрудников кадровой службы передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. Укажите в акте не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями - с одной стороны указать должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны - сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.
Бланки трудовых книжек должны обязательно быть в запасе у ответственного за их выдачу и учет лица, т.к. со стороны принесенные бланки использовать категорически нельзя!
Обратите внимание! Бланки трудовых книжек и вкладышей в них учитываются и хранятся в бухгалтерии, где сведения о бланках вносятся в приходно-расходную книгу по их учету (п. 41 Правил). Приходно-расходная книга имеет установленную форму.
При необходимости произвести оформление трудовой книжки сотруднику с него нужно взять плату за бланк (п. 47 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»). Как правило, плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые, а плата за бланк вкладыша - с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Сотрудник должен заплатить наличными деньгами по приходному ордеру или перечислить деньги на расчетный счет фирмы через банк. Удерживать деньги из зарплаты нельзя можно только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет. Можно плату не брать, если это закреплено в локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка) или в приказе руководителя фирмы. Но помните, что при этом расходы на приобретение трудовой книжки не будут входить в состав налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НКРФ).
Трудовые книжки оформляет исключительно кадровая служба фирмы, а их бланки должны закупаться централизованно и учитываться в приходно-расходной книге.
Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется АКТОМ О СПИСАНИИ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ по форме 0504816, которая утверждена Приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. № 25н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету».
Поскольку трудовые книжки являются документами строгой отчетности, законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI «Правил ведения и хранения трудовых книжек»). Каждая фирма обязана вести ПРИХОДНО-РАСХОДНУЮ книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (приложения № 2 и № 3).
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии фирмы. В книге учитывают бланки трудовых книжек до тех пор, пока они не превратятся из простого бланка в личный документ сотрудника. Записи в нее вносятся сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно указывают сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серий и номеров. А также вносят информацию о стоимости бланков.
Кадровая служба фирмы ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В эту книгу вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу. После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки. В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения этой книги учета установлен 50 лет.Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя фирмы, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 «Ведение трудовых книжек»). не забудьте сделать заверительную надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом поставьте подпись с указанием должности, фамилии и инициалов и дату.
Отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление является серьезным нарушением, за которое государственный инспектор труда может наложить штраф.
- должностных лиц фирмы (например, руководителя) могут оштрафовать на сумму 500-5000 рублей; - фирму могут оштрафовать на сумму 30 000-50 000 рублей. Штрафные санкции за нарушение трудового законодательства установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ В соответствии с пунктом 7 «Правил ведения и хранения трудовых книжек», вы обязаны по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Трудовые книжки следует хранить в фирме как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию ОТЧЕТ О НАЛИЧИИ БЛАНКОВ и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера (п. 42 «Правил учета и хранения трудовых книжек»). Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, хранятся в ТЕЧЕНИЕ ДВУХ ЛЕТ В кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек. После этого невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве фирмы в ТЕЧЕНИЕ 50 ЛЕТ, а затем уничтожаются (п. 43 «Правил учета и хранения трудовых книжек»). Внесение изменений в трудовую книжку Если при заполнении титульного листа допущены ошибки, в соответствии с п. 42 Правил книжка подлежит списанию и последующему уничтожению. Уничтожение бланков трудовых книжек оформляется актом. В титульный лист могут вноситься только изменения персональных данных работника, например изменение фамилии в связи с вступлением в брак или расторжением брака, изменение имени, отчества, даты рождения. Такие изменения заносятся в трудовую книжку по месту его последней работы при предоставлении соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества), что установлено пунктом 26 Правил. При этом согласно п. 2.3 Инструкции одной чертой зачеркивается фамилия или имя, отчество, дата рождения (чтобы прежняя запись легко читалась), и рядом записывают новые сведения. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ – основание для исправлений, она заверяется подписью руководителя организации (его заместителя, начальника отдела кадров) и печатью организации (отдела кадров). Фамилия Аксенова изменена на фамилию Гусева на основании свидетельства о заключении брака серия … № …, выданного… Должность, личная подпись, инициалы, фамилия, дата Печать Сведения об образовании дополнены на основании диплома №, серии, дата, выданного …. Подпись Печать В оформлении этой записи ошибки делают, забывая указать старую и (или) новую фамилии, выходные данные документов, на основании которых внесены изменения, забывая заверить запись оттиском печати. Обратите внимание, что изменение данных на титульном листе трудовой книжки о полученном новом образовании, специальности, профессии (например, в связи с окончанием вуза) вносится без зачеркивания ранее внесенных записей, т.е. новые сведении просто дописываются (п. 2.4 Инструкции). Внесение в трудовую книжку записи о приеме на работу руководителя организации У руководителя организации существует наличие особого правового статуса, требующего специального правового регулирования. Согласно ч. 2 ст. 275 ТК РФ, при оформлении приема на работу руководителя организации иными правовыми актами или учредительными документами организации могут быть установлены процедуры, предшествующие заключению с ним трудового договора (проведение конкурса, избрание или назначение на должность и др.). Например, в соответствии со ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, председатель и др.) избирается общим собранием участников общества на срок, определенный уставом общества. Руководитель акционерного общества, согласно Федеральному закону от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», избирается на общем собрании акционеров или назначается советом директоров (наблюдательным советом), если уставом общества решение этого вопроса отнесено к компетенции данного органа. Решение общего собрания участников общества об избрании на должность руководителя организации оформляется протоколом. В первый рабочий день после избрания на должность генеральный директор общества издает приказ о вступлении в должность. Данный приказ является приказом по основной деятельности, а не по личному составу, т.е. регистрируется и подшивается в дело не в кадровой службе, а в службе документационного обеспечения управления. В трудовом законодательстве не предусмотрено специальных норм, связанных с документированием трудовых отношений с руководителем. Можно согласиться с содержащимся в письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 № 1143-ТЗ утверждением о том, что в процессе трудовых отношений руководитель организации издает приказы «в том числе в отношении себя». Однако в качестве примеров таких приказов в письме называются приказы «об убытии в командировку, отпуск», а не о приеме на работу и увольнении руководителя, хотя письмо подготовлено для ответа на вопрос, кто должен подписатьприказ об увольнении генерального директора. Обсудим сначала, кто должен подписать приказ о приеме руководителя на работу (унифицированная форма № Т-1). Чтобы нагляднее показать суть проблемы, возникающей при оформлении приема руководителя на работу, приведем таблицу, составленную с учетом требования ст. 68 ТК РФ о том, что «прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора». Думается, что не случайно в п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек закреплено, что в графу 4 раздела трудовой книжки «Сведения о работе» заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому сотрудник принят на работу. Таким решением работодателя для руководителя организации является постановляющая часть протокола общего собрания акционеров (или участников) общества. Именно на протокол, а не наприказ о приеме на работу по форме № Т-1 делается ссылка в трудовой книжке руководителя организации при внесении записи об избрании или о назначении на должность. Что касается приказа об увольнении руководителя организации (унифицированная форма № Т-8), вместо которого должен издаваться приказ о сложении полномочий руководителя. Таким образом, еще раз подчеркнем, что в трудовую книжку руководителя организации вносится запись об избрании на должность на основании протокола общего собрания участников общества, а не приказа о приеме на работу, как это указывается для других работников организации.
Личное дело – это совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже. Личное дело формируется в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Такой обязанности у фирмы нет. Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (ст. 44 Федерального закона «О государственной гражданской службе в Российской Федерации» от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных гражданских служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Таким образом, при формировании личных дел необходимо в качестве рекомендательных материалов использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих, а также соблюдать правила оформления документов, установленные, в частности, ГОСТ Р 6.30-2003. Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. В состав личного дела (обложка личного дела может имеет вид РТС№11) входят следующие документы:
внутренняя опись документов дела;
личный листок (анкета) по учету кадров с фотографией;
дополнение к личному листку по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании;
характеристики и рекомендательные письма;
личные заявления работника;
трудовой договор;
копии приказов по личному составу (или выписки из приказов), касающиеся данного работника;
аттестационные листы;
другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;
лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).
Кратко о каждом из документов личного дела.
Внутренняя опись документов сразу вкладывается в дело первым листом и заполняется по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи оформляется итоговая запись, в которой указывается, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов состоитдело. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю описьвносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление).
Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела, отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике. В личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4х6. Заполняется листок без сокращений самим сотрудником, который после заполнения формы ставит личную подпись и дату, подтверждая достоверность указанных сведений. В личном листке по учету кадров должна содержаться актуальная информация о сотруднике. Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, нужно составить дополнение к личному листку по учету кадров. Чтобы сотрудник не забывал сообщать в отдел кадров сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать службу кадров обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».
Автобиография пишется в произвольном порядке (родился – где, когда, в какой семье; какую школу и в каком году окончил; какое образование, когда и в каком ВУЗе (техникуме) получил; семейное положение, члены Вашей семьи и год их рождения; где, когда, кем работал и т.п.).
Копии документов об образовании предоставляются с оригиналами и на них проставляется печать и подпись «копия верна».
Личные заявления работника - это заявления на прием, перевод и увольнение.
Трудовой договор может иметь свои особенности, в зависимости от должности, от возлагаемых обязанностей и т.п. Трудовые договора фиксируются в журнале.
Копии приказов по личному составу (или выписки из приказов), касающиеся данного работника – основные приказы по кадровому составу – о приеме, переводе и увольнении.
Аттестационный лист – это документ, содержащий все необходимые сведения о работнике, полученные в процессе проведения его аттестации.Унифицированной формы аттестационного листа не существует, поэтому он может быть составлен на общем бланке организации, с соблюдением всех правил. Содержание и форма документа в основном зависит от целей проведения аттестации (например, повышение квалификации сотрудника или установление соответствия занимаемой должности), разрабатывается и утверждается каждой аттестационной комиссией индивидуально и является неотъемлемой частью (приложением) положения о проведении аттестации работников. Структура аттестационных листов в большей части одинакова и в основном состоит из следующих разделов:личные данные аттестуемого;сведения об образовании;информация о занимаемой должности (специальности, квалификации) и трудовом стаже;вопросы к аттестуемому и ответы на них; решение и рекомендации аттестационной комиссии. Порядок и правила оформления аттестационного листа должны быть четко прописаны в положении об аттестации и строго выполняться в соответствии с ним.Как правило, обсуждение деятельности работника и формирование заключения производятся в отсутствие аттестуемого путем голосования, результаты которого фиксируются в аттестационном листе и заверяются подписями членов комиссии, присутствующими на заседании и принимавшими участие в голосовании.Сотрудник знакомится с аттестационным листом под роспись, а в случае отказа от ознакомления членами аттестационной комиссии составляется акт.
Лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив)
В дальнейшем в личное дело подшиваются следующие документы в хронологической последовательности:
подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей и др.);
характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).
Работник хотя бы 1 раз в год должен быть ознакомлен с ведущимся на него делом. Таким образом, в личном деле содержатся персональные данные сотрудников. Порядок получения, хранения и защиты таких данных установлен главой 14 Трудового кодекса РФ. Нарушение этого порядка может привести к административным штрафам: должностных лиц фирмы (например, руководителя) могут оштрафовать на сумму 500-5000 рублей; фирму могут оштрафовать на сумму 30 000-50 000 рублей. Штрафные санкции за нарушение трудового законодательства установлены статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Личная карточка работника компании оформляется унифицированной формой Т-2. Личная карточка заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре, от руки (разборчиво), формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.) Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке. Кроме того, в обязательном порядке работник каждой записью должен быть ознакомлен под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
9 модуль.ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ
Штатное расписание — форма отчетности юридического лица, организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя также учёт всех возможных дополнительных выплат сотрудникам - премий, компенсаций и т. д. в зависимости от занимаемой должности.
В постановлении Роскомстата России от 15.01.04г. №1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности.
Принять сотрудника по трудовому договору, будь это для него основное место работы или работа по совместительству, можно только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации.
Персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение,образование, профессия, доходы, другая информация (согласно статье 3 закона «О персональных данных»).
Федеральный закон Российской Федерации № 152-ФЗ «О персональных данных» был принят 27 июля 2006 года, распространяется этот закон на всех без исключения (на госучреждения, юридические и физические лица.
В законе предусмотрены только четыре исключения, а именно, действие закона не распространяется на отношения, возникающие:
при обработке персональных данных для личных и семейных нужд;
при обработке персональных данных в документах Архивного фонда РФ;
при обработке персональных данных для включения их в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП);
при обработке персональных данных, отнесенных к государственной тайне.
Законом предусмотрены следующие способы обработки персональных данных (для ряда из них в статье 3 даны подробные разъяснения):
сбор;
систематизация;
накопление;
хранение;
уточнение (обновление, изменение);
использование — «действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц, либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц»;
распространение (в том числе передача) — «действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом»;
обезличивание — «действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных»;
блокирование — «временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи»;
уничтожение персональных данных — «действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных».
При формировании положения о персональных данных необходимо:
Назначить ответственного сотрудника для рассмотрения всех вопросов, связанных с исполнением данного закона в организации, а для крупных компаний может быть оправдано создание специальной комиссии.
Для всех информационных ресурсов организации, содержащих персональные данные, положение:
oопределяет их статус (на основании чего созданы: в соответствии с законодательством, для исполнения договора, по собственной инициативе и т.д.);
oфиксирует состав персональных данных и их источники получения (от гражданина, из публичных источников, от третьих лиц и т.д.);
oустанавливает сроки хранения и сроки обработки данных в каждом информационном ресурсе;
oопределяет способы обработки;
oопределяет лиц, имеющих доступ к данным;
oформулирует юридические последствия;
oопределяет порядок реагирования на обращения, возможные варианты ответов и действий.