21. Регулирование и контроль в системе менеджмента

В самом общем виде контроль означает процесс соизмере­ния (сопоставления) фактически достигнутых результатов с зап­ланированными.

Контроль представ­ляет собой систему наблюдения и проверки в процессе любой деятельности для выявления отклонений от планов, затрудня­ющих достижение поставленной цели. Неотъемлемой частью контроля является учет изменений, происходящих по ходу дея­тельности.

Непосредственная цель контроля — обеспечение эффектив­ного осуществления всех функций менеджмента.

Окончатель­ная цель контроля состоит в том, чтобы обслуживать различ­ные планы и цели менеджмента.

Чем же обусловлена необходимость контроля?

Во-первых, в любой организации имеет место фактор нео­пределенности, возникающей под влиянием внешних и внут­ренних условий. Перед организацией внезапно могут возник­нуть самые разные препятствия, мешающие ей работать. И для того, чтобы уметь предпринять упреждающие действия, необ­ходим анализ всех внешних и внутренних переменных.

Во-вторых, контроль необходим для предупреждения воз­никновения кризисных ситуаций.

В-третьих, контроль позволяет определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению успеха, то есть контроль позволяет вскрыть резервы, не лежащие на поверхности.

В-четвертых, именно контроль обеспечивает управляемость организации, как важное качественное состояние управленчес­ких отношений.

В-пятых, управленческий контроль призван обеспечивать единство управленческого решения и его реализации.

В-шестых, он является также одним из средств повышения эффективности, так как в результате контроля выявляются не только недостатки, но и положительный опыт, который в даль­нейшем находит распространение во всей системе.

И, наконец, в-седьмых, контроль способствует укреплению дисциплины и соблюдению законности.

Место и значение контроля определяются тем, что он яв­ляется способом организации обратных связей, благодаря которым орган управле­ния получает информацию о ходе выполнения его решения.

Контроль охватывает всю деятельность предприятия:

- на входе контролируются все виды ресурсов;

- контролируется производственный процесс;

- на выходе контролируются все итоги деятельности, включая продукцию, финансовые и про­чие результаты.

Управление предприятием предполагает самые разные объекты и формы контроля (см. рис. 1).

Рис. 1. Объекты и формы контроля

Следует заметить, что функция контроля имеет прямую связь с функцией регу­лирования, так как цель этих функций — обеспечение эффективного осуществления всех основных функций управления.

Регулирование - воздействия на объект управления, посредством которых достигается состояние устойчивости этого объекта в случае возникновения отклонения от заданных параметров. Это процесс выработки корректирующих мер и реализации принятых организационно-технологических, экономических и технических реше­ний, обеспечивающих своевременное и безусловное устранение выявленных проб­лем (отклонений).

Задача регулирования — актуализация или обновление плановых заданий, нор­мативов, стандартов с целью обеспечения своевременного и эффективного достиже­ния целей организации. Таким образом, функция «контроль» переходит в функцию «регулирование» в момент принятия и реализации решений по корректированию выявленных отклонений.

Назначение контроля и регулирования можно сформули­ровать следующим образом:

• фиксирование результата управленческой деятельно­сти и ее оценка;

• фиксирование результатов деятельности конкретных исполнителей и их оценка;

• фиксирование результатов и оценка реализованных мероприятий;

• разработка рекомендаций или мероприятий в целях ликвидации отклонений для повышения эффективно­сти деятельности подразделений и исполнителей.

Контроль завершает управленческий цикл и связывает ре­зультаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными функциями менеджмента. По данным кон­троля производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организаци­онных условий их выполнения, т. е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

По этапам различают 3 вида контроля: 1) предварительный (установление стандартов), 2) текущий (сравнение результатов измерения со стандартами) и 3) заключительный (корректировка стандартов).

1. Предварительный контроль. Осуществляется до фак­тического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является регламентация определен­ных правил, процедур и линий поведения.

Начинается предварительный контроль с функции планиро­вания, с момента установления стандартов результатов.

Стандарты — это конкретные цели, степень достижения ко­торых поддается измерению. Стандарты должны иметь времен­ные рамки, в которых должна быть выполнена работа, и конк­ретный критерий, по которому оценивается работа. В более широком смысле стандарты отражают стратегию организации.

Пример стандарт-стратегии для магазина: «Увеличить объем про­даж за 5 лет на 25 % ».

Предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальным, финансовым и информационным ресурсам.

В отношении материальных ресурсов вырабатываются стан­дарты допустимого качества материалов: поступающие матери­алы проверяют на соответствие этим стандартам; тщательно вы­бираются поставщики для заключения договоров, устанавливаются минимальные размеры запасов для обеспечения беспере­бойной деятельности организации.

Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является финансовый план. Он дает ответ на вопрос: когда, сколь­ко и каких средств (наличных, безналичных) потребуется орга­низации, а также устанавливает предельные значения затрат по каждому структурному подразделению.

В области человеческих ресурсов для осуществления эффективного отбора персонала ана­лизируются деловые и профессиональные знания и навыки, не­обходимые для выполнения тех или иных должностных обязан­ностей, устанавливается минимально допустимый уровень обра­зования или стаж работы в данной области. При приеме на рабо­ту с кандидатом проводится собеседование, выявляется, насколько его характеристики соответствуют необходимым требованиям. Сформулировать такие требования помогают внутрифирменные профессиональные стандарты специалистов.

Все это требует соответствующего информационного обеспе­чения.

К предварительному контролю можно отнести также орга­низацию процесса производства и управления в соответствии с требованиями стандартов качества ISO-9000-9001.

В свете реализации ФЗ «О техническом регулировании» от 1.07.2003 продуман механизм стандартизации и сертификации товаров и самого процесса организации их производства.

2. Текущий контроль является вторым этапом процесса конт­роля, который состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. Осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объект — сотрудники, а сам он является прерогативой их непосредственного руководителя. Он позволя­ет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

На этом этапе не­обходимо предпринять следующие действия:

- измерить результаты;

- сравнить результаты работы с установленными стандартами;

- определить масштаб допустимых отклонений.

На втором этапе процесса конт­роля главный вопрос — каким может быть допустимое откло­нение. Если взять слишком большой масштаб допустимых отклонений, то возникающие проблемы могут приобрести опасные очертания. При маленьком масштабе организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что в це­лом разорительно и требует много времени.

В текущем контроле менеджер определяет, какие действия следует предпринимать; такими действиями могут быть: невмешательство в работу или устранение отклонений, то есть регулирование.

Невмешательство в работу. Если фактические результаты совпадают с установленными стандартами или имеющиеся от­клонения невелики (не превышают масштаб допустимых откло­нений), то лучше ничего не предпринимать.

Регулирование отклонений. В случае обнаружения значитель­ных отклонений от стандартов (превышающих масштаб допусти­мых отклонений) следует установить причины отклонений и до­биться возвращения к правильным действиям. Это происходит через изменение некоторых внутренних переменных. Например, причиной низкой производительности труда может быть отсутствие заинтересованности работников в конечных результатах, в этом случае необходимо изменить систему оплаты труда и дру­гие переменные, оказывающие влияние на мотивацию.

3. Заключительный контроль - третий этап процесса контроля. Осуществляется после вы­полнения работы. Это контроль итогов, его цели — формирова­ние мотивационных вознаграждений, корректировка поведения руководителя, принимаемых решений, а также формирование планов на будущее на основе анализа полученных результатов. В рамках заключительного контроля обратная связь исполь­зуется после того, как работа выполнена (при текущем — в про­цессе ее выполнения).

Важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективного контроля — это система, которая дает нужную инфор­мацию нужным людям до того, как разовьется кризис. Наиболее эффективный контроль — это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Для того чтобы быть эф­фективным, контроль должен соответствовать потребностям и возмож­ностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализую­щих ее.

Менеджеры должны учитывать, что наиболее эффективной формой контроля является самоконтроль и контроль неформальной группы.