16.Унифицированная система организационно-распорядительной документации (усорд)

Документирование управленческой деятельности ведется на основе УСОРД, с большинством документов которой приходиться работать как специалистам управленческих структур, так и службам ДОУ независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. УСОРД содержит гос. Стандарт , альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.

Гос. Стандарт на организационно-распопрядительную документацию имел нексколько редакций, ныне действующая введена постановлением Госстандарта России в 2003 г.

В этом стандарте определены основные правилаоформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, подписания, утверждения документов.

17. Понятия «реквизит документа», «формуляр документа». Формуляр-образец. Типовой формуляр.

Реквизиты- это обязательные элементы оформления официальных документов. Они позволяют идентифицировать информацию документа и в ряде случаев определить носитель информации.

В состав обязательных элементов входят:

• Автор документа

• Текст

• Номер и дата

• Адресат

• Подпись

• Печать и др.

В зависимости от целей создания и использования документов, их назначения, сферы распространения и даже способа документирования зависит набор реквизитов конкретного документа.

Формуляр-образец- это модель построения документа, устанавливающая область применения ,форматы, размеры поле, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов системы. Совокупность реквизитов, свойственных документам, входящим в систему ОРД, определена ГОСТ Р 6.30-2003 и характеризует формуляр-образец системы. Все 30 реквизитов, закрепленные стандартом , не встречаются вместе ни в одном виде документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности, связанные с назначением в управленческих процессах. Совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, является формуляром документа. Формуляр каждого вида документов (приказа, акта, протокола идр.) характеризуется определенным составом реквизитов и строгой последовательностью их расположения.

.В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении ОРД должны использоваться определенные реквизиты , их всего 30. А их можно разделить на три условные группы:

• Реквизиты бланка

• Реквизиты, придающие документам юридическую силу

• Реквизиты, отражающие движение документов и порядок их обработки.

18. Оформление реквизитов «адресат», «заголовок к тексту».

Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.¹

В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.²

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.³

Например:

Федеральное архивное агентство

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

Например:

ЗАО "Термика"  Управление производства и внедрения информационных систем

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.⁴

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.⁵

Например:

Администрации районов  Московской области

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.⁶ Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Например:

Генеральному директору  ЗАО "Термика" А.Г. Цицину

или

ЗАО "Термика"  Генеральному директору А.Г. Цицину

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается вопросом, изложенным в документе. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.⁷

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.⁸ Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.⁹

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.¹⁰

Например:

ЗАО "Термика"  ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.¹¹

Например:

Образцову О.П.  Волгоградский пр., д. 5, кв. 12,  Москва, 109316

Почтовый адрес – местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи.¹²

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, согласно которому реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

• название улицы, номер дома, номер квартиры;

• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

• название района;

• название республики, края, области, автономного округа (области);

• название страны (для международных почтовых отправлений);

• почтовый индекс.

Например:

ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419

или

ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Строки реквизита "Адресат" центрируются по отношению к самой длинной строке или выравниваются по левому краю.

Например:

ЗАО "ТЕРМИКА"  ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419

Для реквизита "Адресат" на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения.

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.¹

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.²

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?,

например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?,

например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.³

Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение.⁴

Заголовок расмещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.⁵

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.⁶

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.⁷

Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита "Заголовок к тексту".⁸