
- •1. Значение информационно-документационного обеспечения управления. Тенденции развития делопроизводства в аппарате управления в современный период.
- •2. Термины и определения в области документационного обеспечения управления.
- •3. Понятие «Информация». Понятие «Документ».
- •4. Функции документа. Способы документирования.
- •5. Категории документов.
- •6. Электронный документ.
- •7. Характеристика современных законодательных и нормативно-методических актов, регламентирующих правила создания, оформления документов, организацию работы с ними.
- •8. Документ и его место в управленческой деятельности.
- •9. Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность.
- •10. Правовые документы как основная форма реализации полномочий органов государственной власти и местного самоуправления.
- •11.Правовая регламентация изготовления, учета, хранения и использования бланков и печатей с изображением Государственного Герба рф, Герба субъекта рф, герба муниц.Образования.
- •12. Документирование и документообразование.
- •13. Использование новых технологий в документировании управленческой деятельности
- •14. Унифицированные системы докумнтации
- •15. Унификация текста документа. Принципы унификации текстов.
- •16.Унифицированная система организационно-распорядительной документации (усорд)
- •17. Понятия «реквизит документа», «формуляр документа». Формуляр-образец. Типовой формуляр.
- •18. Оформление реквизитов «адресат», «заголовок к тексту».
- •19. Регистрационный номер и дата управленческого документа
- •20. Утверждение управленческих документов.
- •21. Согласование управленческих документов.
- •22. Подписание и удостоверение управленческих документов.
- •23. Ограничение доступа к документу
- •24. Отметки на документе.
- •25. Оформление реквизита «текст». Таблица и анкета.
- •26. Назначение реквизита «резолюция», его состав и правила оформления.
- •27. Язык и стиль служебных документов.
- •28. Классификация текста управленческих документов
- •29. Организационные формы ведения делопроизводства.
- •30. Задачи и функции службы доу.
- •31. Структурные части службы доу в организациях различных уровней управления. Должностной состав работников службы доу.
- •32.Действующие нормативные документы, регламентирующие деятельность службы доу
- •33. Инструкция по делопроизводству, ее назначение, порядок разработки и утверждения.
- •34. Понятие «документооборот», «объем документооборота». Основные требования к организации документооборота в органах государственного управления.
- •36. Организация информационно-поисковой системы по документам организации.
- •37. Предварительное рассмотрение документов. Направление их на исполнение
- •38.Организация контроля исполнения управленческих документов.
- •39. Формирование и хранение дел.
- •40. Номенклатура дел.
- •42. Совершенствование документационного обеспечения управления. Средства механизации.
- •44. Организация работы с конфидициальной документацией.
- •45. Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
- •46. Бездокументный обмен информацией.
- •47. Документирование деятельности органов гос.Власти и местного самоуправления
- •48. Порядок составления и оформления организационно-нормативных документов
- •49. Виды распорядительных документов , порядок составления, оформления и организации работы с ними.
- •50. Порядок составления и оформления протоколов. Виды протоколов
- •51. Порядок составления и оформления акта.
- •52. Порядок составления и оформления договора
- •53.Порядок составления и оформления служебных писем.
36. Организация информационно-поисковой системы по документам организации.
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию о всех документах, которыми располагает организация.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме (журнале, на карточке) или в памяти ПК.
Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.
Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.
На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.
Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Для небольших коммерческих предприятий наиболее эффективна централизованная система регистрации, когда все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником, например секретарем-референтом.
Большинство предприятий проводит регистрацию документов в основном децентрализованно: в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, бухгалтерская - в бухгалтерии, распорядительные документы по основной деятельности - в службе документационного обеспечения (канцелярии) и т.д.
С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
- входящие документы;
- исходящие документы;
- внутренние документы;
- коммерческие контракты;
- документы, имеющие гриф ограничения доступа.
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год, с 1 января по 31 декабря. Вместе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру могут указывать место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска.
Например, номер документа №72/01-05 включает:
72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;
01-05 - номер дела по номенклатуре.
Или: №72-ВН, где 72 - порядковый номер; ВН - Владимир Николаев, автор документа.
При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Так, при регистрации заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, А-143 и т.д., при регистрации приказов по кадровым вопросам порядковый номер дополняется буквой «К» или буквенным индексом «л/с» (личный состав).
Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе; их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа.
Ввод сведений о документе в информационно-поисковую систему (ИПС) производится путем записи его индекса и других соответствующих реквизитов в регистрационные формы: журналы, карточки или экранные формы.
Ведение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер или в случаях небольшого объема документооборота.
Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по картотекам, используя различные признаки классификации. Недостатком карточной регистрационной системы является вероятность потерь карточек.
При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода.
Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, дата и т.д.).
Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации, поэтому в ГСДОУ нормативно закреплен только состав показателей, которые должны быть введены в ИПС, и правила заполнения этих показателей (табл.2).
Таблица 2
Состав нормативно закрепленных показателей для ввода
в информационно-поисковую систему и правила их заполнения
Реквизиты |
Пояснения по заполнению |
Автор (корреспондент) |
При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) – корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации. |
Название вида документа |
Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться. |
Дата документа |
Дата, присвоенная документу организацией-автором. Записывается арабскими цифрами по русскому или европейскому стилю. |
Индекс документа |
Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа. |
Дата поступления |
Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа). |
Индекс поступления |
Индекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам. |
Заголовок документа (краткое содержание) |
Переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа. |
Резолюция |
Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении – формируется составителем РКК. |
Срок исполнения |
Проставляется арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа. |
Отметка об исполнении |
Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения. |
Отметка о направлении документа в дело |
Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя. |