11 Понятие учета архивных документов и его основные принципы.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов.

Учет складывается из следующих этапов:

•подсчет количества документов в архиве;

•регистрация сведений о количестве документов во «внутрен¬них» учетных документах архива;

•заполнение на их основе документов централизованного государственного учета,. Централизованный государственный учет документов - это си¬стема учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов. Научный учет документов осуществляется, исходя из следую¬щих принципов:

•централизации учета - регламентация взаимодействия Феде¬ральной архивной службы с учреждениями, создающими и хра¬нящими документы государственной части АФ РФ, и собствен¬никами документов негосударственной части АФ РФ;

•унификации учета - преемственность учета архивных докумен¬тов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

•архивный фонд (а также приравненная к нему архивная кол¬лекция);

•единица хранения;

•отдельный обособленный документ.

Государственному учету подлежат следующие документы:

•государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

•государственных музеев и библиотек;

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, со¬став и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизо¬ванного государственного учета.

К внутренним документам относится:

• книга поступлений

• список фондов

• лист фонда

• архивная опись

• дело фонда.

Документы централизованного государственного учета

• паспорт архива органи¬зации

• паспорт государственного архива

• карточка фонда

12 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание ма-териально-технической базы хранения документов (здания и по¬мещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, ох¬ранный).

Требования к зданиям и помещениям архива:

•архив должен раз¬мещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении;

•не до¬пускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, без вентиляции помещений;

• архив должен быть представлен несколькими помещениями так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматиза¬ции документов; помещение для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива;

• помещения архива должны быть безопасны в пожарном отношении. Световой режим:

• постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;

• естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями;

• для искусственного освещения применяют лампы накалива¬ния в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцен¬тных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;

• документы хранят в переплетах, пап¬ках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т. п;. Температурно-влажностный режим:

• бумажные документы должны хранится при температуре 17-19 oС и относительной влажности воздуха 50 - 55%;

• черно-белые пленочные материалы должны хранится при температуре 15 °С и влажности 40-55%;

• документы на магнит¬ных лентах и дисковых носителях должны хранится при температуре 15 - 20 °С и влаж¬ности воздуха 50-65%;

•в помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности; Санитарно-гигиенический режим:

• архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, пле¬сени, пыли;

• обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обра¬ботки водными растворами антисептиков;

• при проведении уборок и санитарных обработок антисептика¬ми растворы не должны попадать на документы.

Охранный режим:

• Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д;

• вынос документов из архива осуществляется только по пропус¬кам в установленном порядке;

• обязательно должны быть тех¬нические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Размещение документов в хранилище.

• хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве допол¬нительных средств хранения могут использоваться сейфы, метал¬лические шкафы и др;

• расстояние между рядами стеллажей должно составлять в глав¬ном проходе - 120 см, проход между стеллажами - 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стел¬лажами, параллельными стене;

• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - 30 см.