7. Формирование фондовых представлений

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд - часть документального фонда, имеющая исто¬рическое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хране¬нию.В Основах законодательства об архивах дано следующее определение архивного фонда: это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению.Под совокупностью документов, историчес¬ки связанных между собой здесь подразумева¬ется комплекс документов, естественным обра¬зом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации. Разновидностями архивного фонда являются: •архивный фонд учреждения (организации), состоящий из документов, образовавшихся в дея¬тельности одного учреждения (организации);•архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.. У каждого фонда есть фондообразователь, т. е учреждение или частное лицо, в деятельности которого возник документ. Архивная коллекция составляется сотрудником архива, который на том или ином основании объединяет документы различных фондообразователей. Он является фондосоставителем.

Фонд - сложившийся исторический источник, который содержит не только сами документы, но и отражает характерные связи фондообразователя с другими учреждениями и структурных частей между собой. Деятельность фондообразователя имеет определенный видовой состав документов и структуру фонда. Понятие информационного потенциала фонда включает не только сами фонды, но и средства архивного поиска - описи, путеводители. Разнообразие документов фонда определяется местом фондообразователя в системе государственных учреждений.

8 . КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. СОСТАВ АФ РФ И ТРИ СТУПЕНИ ЕГО КЛАССИФИКАЦИИ.

Классификация - это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Классификация документов АФ РФ включает три ступени:

• классификация в пределах АФ РФ в целом

• классификация документов в пределах архива. 1)по формам собственности:архивные фонды и архивные документы государственной час¬ти АФ РФ;архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федераль¬ной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ; 2)по видам носителей, способам и технике закрепления информации:архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы;

3) по срокам хранения:архивные фонды и архивные документы, находящиеся на по¬стоянном хранении в архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре¬менном хранении в течение установленных сроков в ведомствен¬ных архивах;

архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре¬менном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и от¬раслевых фондах; Постоянное хранение - бессрочное хранение документов в ар¬хивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же в архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение - хранение документов АФ РФ до их пере¬дачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государствен¬ных учреждений, организаций. Депозитарное хранение документов - временное хранение доку¬ментов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в тече¬ние срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. При классификации документов архива выбирают один из на¬учных принципов классификации:

• принцип происхождения (организация документов по истори¬чески сложившимся комплексам (фондам);

• логический (тематический) принцип классификации докумен¬тов по тематическим и другим (искусственно созданным) груп¬пам (коллекциям). Разновидностями архивного фонда являются:

•архивный фонд учреждения (организации), состоящий из документов, образовавшихся в дея¬тельности одного учреждения (организации);

•архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.. КЛАССИФИКАЦИЯ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВНОГО ФОНДА – определяется структура фонда.

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов.

Единица хранения - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Классификация дел в пределах архив¬ного фонда состоит из двух этапов: разработки схемы классификации дел фонда;

•распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Разработка схемы классификации дел фондов явля¬ется важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов.. К основным классификационным признакам относятся: структурный — в соответствии со структурными подразделе¬ниями; функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функ¬ций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов;

•хронологический — по датам или периодам, к которым отно¬сятся документы.

9 . КОМПЛЕКТОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА: ЭТАПЫ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, ИСТОЧНИКИ

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Профиль архива определяется Федераль¬ной архивной службой РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

–установление профиля архива;

–определение источников комплектования;

–определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;. Источники комплектования - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.. С 90-х гг. критериями источников комплектования являются:

• функционально-целевое назначение учреждения:

выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг.. Источниками комплектования государственных архивов, хра¬нящих документы постоянно, являются организации и физиче¬ские лица, в деятельности которых образуются подлежащие пе¬редаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, докумен¬ты которых передаются в госархивы.. Выделяются следующие группы источников комплектования:

•учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив; •учреждения и организации, частично передающие документы в госархив,. Основной задачей комплектования государственных архивов является наиболее полная концентрация документов, отно¬сящихся к профилю каждого конкретного государственного архива. Это помогает правильно организовать документы, создать систему научно-справочного аппарата по материа¬лам архива, обеспечить их всестороннее использование..

Источниками пополнения архив¬ного фонда РФ являются

•федеральные музеи, библиотеки;

•органы государственной власти;

•академии наук РФ;

•документы учреждений,. Передача дел на хранение в государственных архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреж¬дения, а также по актам приема-передачи