Вопрос 5

6.1.1. Под классификацией документов в пределах ведомственного архива понимается их группировка по фондам и коллекциям.

Практическое осуществление классификации документов по фондам и коллекциям называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования фондов. Ведомственный архив проводит фондирование документов по согласованию и под непосредственным методическим руководством государственного архива, в который передаются хранящиеся в нем документы <*>.

<*> Вопросы организации работы с документами личного происхождения в ведомственном архиве, в том числе их классификация, отражены в разделе 11 настоящих Правил.

6.1.2. Комплекс документов, образующийся в деятельности учреждения, организации или предприятия <*>, независимо от того, являются ли они юридическими лицами или нет, составляет их документальный фонд.

<*> В дальнейшем для краткости говорится только об организации.

Часть документального фонда организации, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально - культурное или историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Организация, образующая в процессе своей деятельности документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем.

6.1.3. Видами архивного (документального) фонда являются: фонд организации и коллекция.

Архивным (документальным) фондом организации называется фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одной организации.

Коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).

В ведомственном архиве могут создаваться объединенные архивные (документальные) фонды <*>, состоящие из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторические и (или) логически обусловленные связи.

<*> Далее в тексте употребляется термин "фонд" без подразделения на документальный или архивный.

6.1.4. Работа по фондированию документов в ведомственном архиве осуществляется при отборе документов для передачи на государственное хранение.

Примечание. Работа по фондированию документов осуществляется и в делопроизводстве организации в процессе формирования и отбора дел для передачи в ведомственный архив, и в государственном архиве при исправлении ошибок фондирования в ведомственном архиве, а также при необходимости создания объединенных фондов (коллекций) и при переработке описей.

Определение фондовой принадлежности документов, образование фонда

6.1.5. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации и проводится на основе изучения документов организации и определения их принадлежности к составу документации данной организации - фондообразователя.

6.1.6. При определении фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее:

- входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности организации, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение;

- копии (отпуски) исходящих документов относятся к фонду той организации, которая является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов;

- документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию организации, которое указано в документе, по подписи автора.

6.1.7. Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзной, ДОСААФ, Общества Красного Креста и Красного Полумесяца и др.) составляют один фонд.

6.1.8. Дела, производство которых велось последовательно в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством. При ликвидации организации с передачей ее функций другой организации законченные делопроизводством дела включаются в состав фонда ликвидированной организации, а незаконченные делопроизводством - в состав фонда организации - преемника;

- личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в фонд получившей их организации.

6.1.9. В случае обнаружения ошибочно включенных в фонд документов они должны быть выделены и присоединены к тому фонду (тем фондам), к которому (которым) они относятся.

6.1.10. Один и тот же фонд организации составляют документы:

- до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности, а выразилась в расширении или сужении ее задач и компетенции;

- до и после изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т.п.;

- до и после полного или частичного изменения в результате реорганизации, присвоения ей почетного имени, награждения орденом, изменения административно - территориального деления, перемещения из одного района в другой и т.д.;

- временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями.

6.1.11. Разные фонды составляют материалы:

- союзного министерства (комитета, главного управления) и созданного на его базе в результате реорганизации (преобразования) республиканского министерства;

- республиканского министерства (комитета) и созданного на его базе союзного министерства;

- центрального органа государственной власти и государственного управления автономной республики и союзной республики, если последняя создана в результате преобразования автономной республики в союзную;

- центрального органа государственной власти и государственного управления союзной и автономной республики, если последняя создана в результате преобразования союзной республики в автономную.

6.1.12. Фонд является основной классификационной и учетной единицей документов ведомственного архива и дроблению не подлежит.

6.1.13. Каждому фонду (коллекции), поступившему в ведомственный архив, присваивается название и номер.

Название фонда соответствует официальному названию фондообразователя.

Определение хронологических границ фонда и крайних дат документов фонда

6.1.14. Хронологическими границами фонда являются:

- фонда организации - официальные даты образования и ликвидации организации;

- объединенного фонда - даты образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав фонда;

- коллекции - даты самого раннего и позднего документа в составе коллекции.

6.1.15. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности организации или если в фонд организации были в свое время переданы не завершенные делопроизводством дела организации - предшественника и т.д.

Определение хронологических границ фонда организации в связи с введением или изменением административно - территориального деления

6.1.16. При введении нового административно - территориального деления документы вновь образованных местных советских органов власти и органов управления составляют новые фонды.

6.1.17. Если при изменении границ республик или административно - территориальных единиц (краев, областей и т.п.) сохраняются входившие в их состав более мелкие единицы (округа, районы, аймаки, территории сельсоветов и т.п.), то документы их органов власти и органов управления до и после изменения границ республик и административно - территориальных единиц составляют единые фонды.

6.1.18. Документы органов государственной власти и органов государственного управления города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования независимо от изменений административно - территориального деления составляют единые фонды.

6.1.19. Документы территориальных объединений, общественных организаций (профессиональных, научных, культурно - просветительных, спортивных и др.) и органов их управления до и после введения или изменения административно - территориального деления фондируются так же, как документы органов государственной власти и государственного управления.

6.1.20. Документы промышленных, банковских, хозяйственных, культурных, медицинских учреждений, учебных заведений, колхозов, совхозов и т.п. до и после изменения административно - территориального деления составляют единые фонды.

6.1.21. Документы органов административно - хозяйственного управления специальных ведомственных округов, отделений, районов, участков (военных, путей сообщения, почтовых, учебных и др.), образование и ликвидация которых не зависят от изменения административно - территориального деления, составляют единые фонды.