Вопрос 16

 В состав основных (обязательных) учетных документов архива входят:

книга учета поступлений документов (приложение № 5) - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

список фондов (приложение № 6) - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

лист учета аудиовизуальных документов - для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;

опись дел, документов (приложения №№ 7 - 8) - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;

реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;

инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

лист учета и описания уникального документа;

список фондов, содержащих особо ценные документы;

опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);

реестр описей особо ценных дел, документов;

книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

опись страхового фонда;

дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов;

лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле (приложение № 3);

внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы.

3.4.2. В состав вспомогательных учетных документов архива входят:

карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.

Вопрос 19

Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящихся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.  В ходе проверки осуществляется:  - установление физического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;  - выявление и устранение недостатков в учете документов;  - выявление отсутствующих документов и организация их розыска;  - выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.  Проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.  Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:  - после перемещения дел в другое помещение;  - после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;  - при смене лица, ответственного за архив;  - при реорганизации или ликвидации организации.  Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).  Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки.  По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившим проверку работником с указанием его должности.  Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск. Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.  Дела причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. Указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска.