7.6.5. Свойства полей базы данных.

При создании БД прежде всего возникает задача описания полей, образующих запись. Поля базы данных не просто определяют структуру базы — они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных.

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при авто­матических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц). Длина имени не может превышать 64 символа. Целесообразно так именовать поля записи, чтобы они сообщали пользователю хотя бы какую-нибудь информацию о размещаемых в поле данных. В именах полей можно использовать любые комбинации букв, цифр, пробелов и других символов, за исключением символов «.», «!», «”», «[» и «] ».

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Типы данных. Каждая таблица описывает некоторый класс объектов выбранной предметной области, например, студентов вуза или преподавателей, а каждая строка-запись содержит информацию о конкретном объекте (студенте или преподавателе). Каждый же столбец-поле описывает один из атрибутов данного объекта, например, должность или дату рождения. Поэтому все данные одного столбца характеризуются одинаковым типом – множеством допустимых значений и операций над ними. Чтобы задать тип данных для определенного поля, следует в режиме конструктора таблиц (рис. 1.3.13) щелкнуть левой кнопкой мыши в столбце Тип данных, после чего из раскрывающегося списка выбрать требуемый тип данных.

Рис.7.6.5.1. Типы данных в MS Access 2007

• Текстовый, длиной от 1 до 255 символов. Значение каждого текстового данного представлено совокупностью произвольных алфавитно-цифровых символов. Текстовыми данными являются ФИО людей. Названия фирм. Адреса и т.п. Количество символов определяется пользователем в процессе создания таблицы. По умолчанию СУБД устанавливает длину текстового поля равной 50;

• Числовой. Данные этого типа используюся для представления атрибутов, со значениями которых нужно осуществлять арифметические операции (цены, количества, коэффициенты и т. п.);

• Дата/время. Данные этого типа задаются в некотором известном формате, например, ДД.ММ.ГГ (день, месяц, год). С первого взгляда – это частный случай текстовогого данного. Однако использование особого типа для даты/времени имеет ряд преимуществ. Во-первых система получает возможность вести жесткий контроль (например. значение месяца может быть только дискретным в диапазоне 01-12). Во-вторых, появляется возможность представления формата даты в зависимости от традиций той или иной страны (например, в США принят формат даты ММ.ДД.ГГ). В-третьих резко появляется возможность осуществлять арифметические операции с датами (попробуйте, например, вручную вычислить дату спустя 87 дней после заданного числа).

• Денежный – используется для хранения денежных значений (валюты);

• Счетчик – используется для создания уникальных значений. Значения данного типа автоматически увеличиваются на 1 для каждой новой записи. Пользователь не может сам модифицировать значения поля данного типа;

• Логический тип данных удобно использовать для тех атоибутов, которые могут применять одно из двух взимоисключающих значений.

• Поле МЕМО (комментарий) – текстовое поле произвольной длины. У текстового поля есть недостаток, связанный с тем, что оно имеет ограниченный размер (не более 256 символов). Если нужно вставить в поле длинный текст, для этого служит поле типа MEMO. В нем можно хранить до 65 535 символов. Особенность поля MEMO состоит в том, что реально эти данные хранятся не в поле, а в другом месте, а в поле хранится только указатель на то, где расположен текст.

• Поле объекта OLE – используется для хранения объектов из других приложений Microsoft Windows (рафика, звук, видео);

• Гиперссылка – ссылка на файл (в данном компьютере, в локальной сети, в Интернете);

• Вложение – рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Microsoft Office);

• Мастер подстановок. Фактически типом данных не является. Используется для запуска мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы, запроса или списка значений, используя поле со списком.

Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Рис. 7.6.5.2. Значения свойства Размер поля для типа данных Числовой

Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принад­лежащих полю.

Рис. 7.6.5.3. Значение свойства Формат поля для типов полей Числовой и Денежный

Для полей типа Дата/Время также можно задать свойство Формат поля. По умолчанию устанавливается Полный формат даты.

Рис. 7.6.5.4. Значение свойства Формат поля для полей типа Дата/Время

Логический тип предусматривает использование одного из следующих форматов в качестве свойства Формат поля: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Выкл. По умолчанию устанавливается формат Да/Нет.

Рис. 7.6.5.4. Значение свойства Формат поля для полей логического типа

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных). Маска ввода – это шаблон, позволяющий вводить в поле значения, имеющие одинаковый формат. Маска ввода автоматически изображает в поле определенные символы в некоторых позициях вводимой строки. При вводе данных в поле нет необходимости набирать эти символы, даже если они должны быть включены в значение поля – достаточно заполнить пустые позиции в маске ввода. Кроме того, Microsoft Access не позволит ввести в поле значения, не вписывающиеся в определенную для этого поля маску ввода.

Самым простым и ярким примером таких данных являются номера телефонов. Маска ввода должна обеспечить возможность вводить только цифры номера, а остальные символы (скобки вокруг кода города, дефис между цифрами номера) будут добавляться автоматически. Маска задается с помощью символов, приведенных в таблице 7.6.5.1.

Таблица 7.6.5.1

0	обязательный ввод цифры;
9	необязательный ввод цифры или пробела;
#	ввод цифры, пробела, знаков + или – (если значение не введено, то эта позиция автоматически заполняется пробелом);
L	обязательный ввод буквы;
?	необязательный ввод буквы или пробела;
A	обязательный ввод буквы или цифры;
a	необязательный ввод буквы, цифры или пробела;
&	обязательный ввод произвольного символа или пробела;
C	необязательный ввод произвольного символа или пробела;
<	все символы справа от текущей позиции преобразуются к нижнему регистру;
>	все символы справа от текущей позиции преобразуются к верхнему регистру.

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля авто­матически (средство автоматизации ввода данных). Например, если в таблицу заносится город проживания студента и преобладает Калининград, то целесообразно именно его установить в качестве значения по умолчанию. При занесении другого города данное значение необходимо удалить.

Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как пра­вило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты). После перехода в данное поле необходимо раскрыть путем нажатия на кнопку окно, в котором формируется само условие с помощью указанных в нём операций. Например, можно установить условие на экзаменационные оценки в виде ограничения >1 And <6, что позволит вводить только цифры 2, 3, 4 и 5.

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выпол­няется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения дан­ного поля при наполнении базы. Установка в данном поле значения «Да» приводит к тому, что переход к новой записи не будет разрешен, пока пользователь не заполнит обязательное поле;

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут разли­чаться в зависимости от типа данных.