13. Субд Access. Выполнение вычислений в запросах.

Одно из полей делается вычисляемым. Например если если необходимо рассчитать размер выплаты сотрудником с учетом премии 5000р.

Помещаем курсор в пустом столбце в строке поле, щелкаем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем «построить». При этом на экране активизируется построитель выражений.

Выбираем необходимые компоненты для конструирования формулы. [Зарплата]![ Оклад]+5000

По умолчанию полю будет присвоено имя «выражение 1», которое может быть изменено пользователем.

14. Субд Access. Порядок разработки итогового запроса.

Итоговые запросы позволяют выполнить вычисления (сумму, среднее значение и т.д.) по всем записям для какого-либо числового поля, определять количество записей. Итоговые запросы формируются, как и ранее рассмотренные виды запросов, с помощью бланка запроса по образцу. В нижнюю часть бланка запроса включаются поля, для которых рассчиты­ваются итоговые значения, а также поля, по которым производится груп­пировка записей. Например, необходимо определить для каждого подраз­деления (см. таблицу Сотрудник) количество сотрудников, занимающих определенную должность, а также сумму окладов и среднее значение зар­платы по каждой должности. Для этого в запрос включаются поля Подраз­деление и Должность, по которым группируются записи, а также поля Должность (т.е. в нижнюю часть бланка запроса это поле вставляется дважды), Оклад и Зарплата, чтобы подсчитать соответственно количество сотрудников, сумму окладов и среднюю зарплату для каждого наименова­ния должности.

После включения требуемых полей в запрос необходимо щелкнуть на кнопке (Групповые операции), расположенной на инструментальной панели, после чего появится строка Групповые операции. В каждой ячей­ке этой строки отобразится слово Группировка. Для полей Подразделе­ние и Должность значение Группировка в строке Групповая операции должно быть оставлено. Щелчок на ячейках остальных полей со значением Группировка вызывает появление кнопки выбора данных из списка, из которого выбирается требуемая операция: для поля Должность - Count (количество), для поля Оклад - Sum (сумма), для поля Зарплата - Avg (среднее значение). Кроме указанных функций, также часто используются функции Мах (максимальное значение) и Min и (минимальное значение). Для полей Подразделение и Должность целесообразно включить сорти­ровку по возрастанию.

15.Субд Access. Создание и редактирование отчетов. Структура отчёта. Вычисление итоговых значений в отчётах.

Отчеты во многом похожи на формы, но имеют иное функциональное назначение — они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитывать пара­метры принтера и параметры используемой бумаги.

Большая часть того, что было сказано о формах, относится и к отчетам. Здесь также существуют средства автоматического, автоматизированного и ручного проекти­рования. Средства автоматического проектирования реализованы автоотчетами (База данных ► Создать ► Новый отчет ► Автоотчет в столбец). Кроме автоотчетов «в столбец» существуют «ленточные» автоотчеты.

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выпол­няется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Структура готового отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчет занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информа­ции, например номеров страниц. Чем больше страниц занимает отчет, тем важнее роль данных, выводимых на печать через эти разделы. Если для каких-то полей отчета применена группировка, количество разделов отчета увеличивается, поскольку оформление заголовков групп выполняется в отдельных разделах.

Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктора (режим запус­кается кнопкой Конструктор в окне База данных). Приемы редактирования те же, что и для форм. Элементы управления в данном случае выполняют функции эле­ментов оформления, поскольку печатный отчет не интерактивный объект, в отли­чие от электронных форм и Web-страниц. Размещение элементов управления выполняют с помощью Панели элементов (Вид ► Панель элементов), которая по составу практически не отличается от Панели элементов формы. Важной особен­ностью отчетов является наличие средства для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула текущего номера страницы и полного количества страниц. Эту операцию выполняют с помощью диалогового окна Номера страниц (Вставка ► Номера страниц).

Вычисление итоговых значений производится только для числовых значений (наверно только для денежных).

Кликаем «создание отчета с помощью мастера», берем нужные нам поля из нужной таблицы, теперь то поле для которого нужно итоговое значения заносим в окно в последнюю очередь. Кликаем «далее» и нажимаем «Итоги..» и выбираем то что мы хотим (сумму, среднее и т. д.) А затем «готово» и наш отчет готов.