19) Методы учета и сокращения документооборота

Объем документооборота – кол-во док., зарегистрированных в месте учета за выбранный отрезок времени (обычно за год). Учитываются подлинники, копии, нерегистрируемые док. по месту хранения, машинные копии по журналам. Объем является основание для определения потребностей в организационной и вычислительной техники, уровня загрузке работников общих отделов и загрузки потребителей документации и фиксирует уровень роста документооборота.

Объективные факторы роста документооборота: расширение пр-тия; расширение связей; увеличения выпуска продукции; рост народонаселения; рост кадров; увеличение инф-ционной активности; использование множительной техники; внедрение выч. техники. Субъективные факторы роста документооборота: несвоевременное выполнение обязательств… Методы снижения: исп-ние только унифицированных форм док.; исп-ние стандартных бланков; исп-ние эл. систем документооборота.

20) Электронный документооборот. Основные понятия и возможности

Осн. назначение эл. документооборота: наведение порядка в эл. и бумажных док.; введение комплексной технологии обработки док.; повышение производительности труда. Задачи эл. документооборота: преобразование информации в защищенный управляемый ресурс; эффективное использование осн. информационного ресурса организации; автоматизация и повышение эффективности. Источники док.: эл. док., создаваемые в процессе работы; внутренние бумажные док.; внешние бумажные док.; входящие факс. сообщения; входящие эл. док.; архивные док. Типы док.: бумажные А4; технические чертежи А0 или слайды; спец. бланки; файлы популярных текстовых редакторов; файлы систем CAD. Основные понятия: док. – неструктурированный набор инф-ции; эл. док. – док., хранимый в виде файла на дисках; бумажный док. (оригинал) – док. на бумажном носителе с текстово-графической инф-цией; факсимиле – эл. док., содержащий графический образ оригинального бумажного док.; незащищенные объекты – неэл. области, отслеживаемые системой управления док.; атрибут док. – описательная инф-ция о док., представляющая собой текст ограниченной длины (название, автор, дата); эл. карточка док. – набор атрибутов. Ф-ции эл. документооборота: перевод бумажных док. в эл.; эл. обработка факсов; работа с бумажными док. в эл. форме; централизованное хранение эл. док. (для этого используется технология библ. сервисов; работа с эл док.; разграничение прав доступа пользователей к док.); обязательная регистрация док. путем создания эл. карточки со всеми необходимыми атрибутами; введение версий док.; обеспечение одновременного доступа к док. нескольких пользователей; удобная логическая орг-ция док. путем группировки их по эл. папкам (папки нескольких иерархических уровней); быстрый поиск док. по его атрибутам и содержанию; просмотр и печать; маршрутизация док., согласование, сбор виз и замечаний и управление информационными потоками.

21) Концепция создания системы электронного документооборота (до).

Российский и западный ДО имеют различные концепции создания и развития и поэтому использование западного ДО в целом невозможно. Российский ДО - своя история; она закреплена ГОСТом, ОСТом, ГСДОУ; особенности: ведение регистрационно-контрольных форм, регламентированный состав и содержание реквизитов, установленные формы отчетности. Проблема: невозможность отслеживания документа в реальном масштабе времени. Цель автоматизации - получение оперативных сведений о документах и централизованное отслеживание. Западный ДО - особенности: отсутствие централизованного контроля, свои журналы регистрации у исполнителя и потребителя документа, высокий % электронного документа. Цель автоматизации - максимальное использование электронных документов. На российском рынке два направления развития систем ДО: 1) российское традиционное; 2) ориентированное на западный ДО. Программные продукты делятся на: 1) специализированные системы - явл-ся готовыми решениями, не требующими доработок («Дело 96», «Ирида», «Lan Docs»). Могут быть интегрированные с отдельными программами Microsoft Office; 2) системы общего назначения - явл-ся заготовками с набором инструментальных ср-в для создания на из основе готового решения. Требуют дополнительных БД (русифицированные версии таких продуктов Lotus Notes, Docs Open, Works Flow). Функции этих продуктов: а) работа с документами; б) управление документами (хранение и обработка данных); в) пересылка документов; г) групповая работа над документами; д) управление потоком работ. Классификация ПО ЭДО: 1) ср-ва автоматизации карточного учета бумажного делопроизводства («Дело 96», «Золушка»); 2) системы обмена электронными документами («1С Документооборот»); 3) системы управления электронными документами («Docs Open»); 4) система автоматизации деловых процессов («Works Flow»); 5) ср-ва автоматизации карточного учета безбумажного делопроизводства («Office Media»); 6) продукты смежных областей, наращивающие базовые возможности систем делопроизводства («Fine Reader»); 7) полнофункциональные системы автоматизации всех задач бумажного и безбумажного делопроизводства на русском языке («Power Docs»); 8) продукты, адаптирующие базовые возможности западных систем к особенностям русского языка («Bit Full Text Retrieval»).