8 Приемная

9 Отправление в архив

Состав службы ДОУ, штатная численность службы ДОУ зависит от объема документооборота. Эту градацию определяет ГСДОУ. Все учреждения в зависимости от документооборота подразделяются на 4 категорий:

1. Документооборот с выше 100,000 единиц в год

2. От 25000 до 100,000 единиц в год

3. от 10,000 до 25000 единиц в год

4. до 10,000 единиц в год

до 10,000 1 или 2 секретаря и руководитель организаций

от 10,000 до 25000 служба ДОУ оформляется уже организационно выделение ответственных лиц за какие-то участки работы т.е происходит специализация сотрудников.

От 25000 до 100,000.

От 25000 до 50,000 создание подразделений включающий несколько отделов работы:

1. отдел приема и регистраций документов

от 50,000 до 100,000 развитая структура службы ДОУ, высокая степень специализаций сотрудников, формируется корпоративное регулирование, автоматизация делопроизводственных процессов

с выше 100,000 сложная нестандартная структура службы ДОУ зависит от специфики работы организаций. Сотрудники службы ДОУ подразделяются на 3 группы

1. руководство должно быть не более 20% от сотрудников службы ДОУ (заведующая архивом, начальник отдела типографий…)

2. специалисты документовед, делопроизводитель, архивариус,

3. технические исполнители секретарь, машинист.

Нормы времени – это величина затрат рабочего времени установленная для выполнения единицы работы

Норма выработки – это установленный объём работы который один или несколько работников обязаны выполнить в единицу времени.

структурные подразделения службы ДОУ:

1. экспедиционная обработка документов – это проверка на целостной пакетов, наличие необходимых вложений и приложений.

2. Регистрационный отдел (в крупных входящих и исходящих)

3. Контроль документа и за исполнением

4. Подготовка к отправке в архив (канцелярия и архив)

2012. Регистрация документов

должностная инструкция это правовой акт, определяющий основные функций, права обязанности и степень ответственности. Конкретные трудовые обязанности сотрудника в соответствий с занимаемой должностью. должностная инструкция является основой трудовых споров. На оснований должностной инструкций составляется трудовой договор. Разработкой должностной инструкций руководитель подразделения или начальником отдела кадров или отделом управления персоналом. Согласовывается должностная инструкция с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организаций. Могут вноситься изменения в должностную инструкцию.

Разделы должностной инструкций:

Типовые:

1. общие положения

2. функций – (тарифно-квалификационный справочник включает перечень включает практически все должности. Функций которые свойственны именно для данной должности). Формулируются права и степень ответственности сотрудника.

3. Взаимоотношения

23.04.2012 Электронный документооборот

Автоматизированные системы – это совокупность научно-технических, технологических, лингвистических средств и обученного персонала.

Электронный документооборот необходим для:

1. Упорядочения традиционных технологий обработки документов

2. Организация и учет движения документов

3. Создание баз данных сведений о самом документе (идентификация)

4. Контроль хода исполнения документа

5. Создание системы рассылки документов

Функций

1. Регистрация документов

2. Ввод поручений и контроль за исполнением

3. Регистрация и контроль поручений из вышестоящих организаций

4. Возможность удаленной работы (на расстояний)

ЭЦА - это система кодов.