2. Информация ее виды

Управление предприятием не может эффективно проводится без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации. Информация является основой управленческого процесса и от того, насколько она совершена, во многом зависит качество управления предприятием. Информация деятельность менеджера требует четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках предприятия и фирмы.

Управляющая система получает от управляемой системы информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметр -процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. Квалификация информации:

1. по форме отражения ( визуальная, аудиовизуальная и смешенная);

2. по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная);

3. по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);

4. по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);

5. по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная);

6. по степени обновляемости (постоянная, переменная);

7. по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);

8. по источнику возникновения ( внутриорганизационная, внешняя);

9. по степени преобразования(первичная, производная, обобщенная);

10.по виду носителя (печатный лист, микрофильм, машинный

носитель); 11 .по времени поступления (периодическая, постоянная,

эпизодическая, случайная).

Можно выделить и еще один вид информации, который существ} ^, в памяти каждого человека, включающий значение наук, накопительный опыт, факторы, влияющие на производственную и финансово-хозяйственную деятельность и управление и др.

Особое внимание менеджер должен уделять построению на предприятии информационных систем. Они могут быть:

1. Простые информационные системы - доставка информации от места ее возникновения до места потребления она может поступать по телефону или через сигнализации это свойственно низшей ступени управления.

2. Сложные информационные системы - соответствуют сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают, линейное управление и функциональные службы

предприятия •

Информационные системы классифицирую}

1. По обработке информации:

- централизованные;

- децентрализованные.

2. По степени охвата информации:

- комплексные (охватывают весь комплекс служб предприятия);

- локальные (для определения функций управления).

В последнее время при построении информационных систем стали выделять:

Бэк офисную информационную систему - информационный доступ, к которой имеют только сотрудники предприятия.

Франт - офисную информацию, доступ к которой имеют все желающие.

3. Преграды в коммуникационном процессе

В руководстве людьми наибольшая часть рабочего времени руководителя расходуется на межличностный обмен информацией. Такой обмен информацией должен быть эффективным. Однако имеются межличностные барьеры в обмене информацией, которые сосредоточены на:

а) некачественной обработанной связи;

б) восприятии;

в) семантике;

г) обмене невербальной информации;

д) плохом слушании.

Преграды, обусловленные восприятием. Люди реагируют не на то, что в действительности происходит в их окружении, а на то, что воспринимается как происходящее. Учет факторов из числа влияющих на восприятие в процессе обмена информацией позволяет не допускать снижения эффективности коммуникаций, своевременно устранив преграды, обусловленные восприятием. Одна из преград возникает по причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по разном)', в зависимости от накопленного опыта, Расхождений между основами суждений может становиться причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. Это характеристика исключительно важна для обмена информацией. Из нее следует, что во многих случаях люди воспринимают только часть сообщения, что во многих случаях люди воспринимают только часть сообщения, полученного ими в физическом смысле. Поэтому, как следствие идеи закодированные отправителем могут оказываться искаженными и не полностью понятными. Информация, поступающая в противоречие с нашим опытом или ранее усвоенными понятиями, зачастую либо полностью отторгается, либо искажается в соответствии с этим опытом или понятием.

Семантические барьеры. Семантика изучает ^и^ооы использования слов и значений, придаваемых словами. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для людей, то, что некто намеривается сообщить необязательно будет интерпретировано и понятно, таким образом получаем информации. Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, ибо во всех гаях вовсе неочевидно точное значение, приписываемое символу отправителем. Значение символа выявляется через опыт и варыгруг зависимости от контекста ситуации, в которой использован символ. Поскольку у каждого человека свой опыт, и каждый акт обмена информацией является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же значение символ; которое мы ему придали. Семантические затруднения быть также обусловлены расхождением способов, которыми приписывают значение группам символов. Этот момент имеет большое значение для коммуникации.

Плохая обратная связь. Ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного руководителем сообщения. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое подчиненными истолковано верно.

Неумение слушать. Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая информацию. Надо уметь слушать. Эффективное слушание является важнейшим качеством эффективно функционирующего менеджера. Когда руководитель сообщает о заданиях, новых приоритетах в работе, или новых идеях, способных повысить эффективность деятельности предприятия, важно услышать конкретные излагаемые вопросы. Но мало воспринимать факты - нужно прислушаться к чувствам подчиненного. О чувствах говорит язык, жесты, тон голоса. Руководитель кооперативного предприятия, который слишком быстро сосредотачивается на конкретных фактах и вопросах, по сути дела не дает говорящему возможность поделиться с ним чувствами. Имеются следующие наставления по эффективному слушанию собеседника.

Перестаньте разговаривать. Невозможно слушать разговаривая.

Помогите говорящему раскрепоститься. Создайте у человека ощущение свободы, это часто называют созданием разрешающей атмосферы.

Покажите говорящему, что вы готовы слушать. Не занимайтесь другими делами, когда* кто-либо говорит. Необходимо выглядеть заинтересованно, слушая, старайтесь понять, а не искать поводов для возрождений .

Устраните раздражающие моменты. Не рискуйте, не постукивайте по столу, не перекладывайте бумаги.

Сопереживайте говорящему. Постарайтесь встать в положение говорящего.

Сдерживайте свой характер. Рассерженный человек придает словам неверный смысл.

Не допускайте спора или крики. Это заставляет говорящего занять оборонительную позицию, от может замолчать или рассердиться, порте. Будьте рассудительными.

Задавайте вопросы. Это подбадривает говорящего и показывает ему, что вы слушаете.

Помимо умения эффективно слушать, существует ряд способов, которые следует использовать для повышения отдачи межличностных коммуникаций. К ним относятся: поясните свою мысль перед началом ее

передачи, следите за языком, позой, жестами, интонацией; добивайтесь

установления обратной связи.

Организационным коммуникациям присущи следующие преграды:

Искажение сообщения. При движении информации на предприятии вверх и вниз, смысл сообщения несколько искажается. Сообщения могут искажаться непреднамеренно, а в силу затруднений межличностного контакта. Сознательное искажение информации может иметь место, когда руководитель не согласен с сообщением.

В этом случае руководитель предприятия модифицирует сообщение, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Информация изменяется под влиянием ее фильтрации. На предприятиях существует потребность фильтровать сообщения. Поскольку именно работники управления определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах могут подтолкнуть их к отмениванию одних и акцентированию других сообщений. Далее, поскольку подчиненные часто хотят получить одобрение от руководителя, они могут направлять ему только то, что хотят услышать.

Информационные перегрузки. Преграды на пути обмена информацией могут быть следствием перегрузки накалов коммуникаций. Руководитель поглощенный переработкой информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на свою информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая ему наиболее важной. То же относится и к обмен)' информацией.

Неудовлетворительная структура предприятия.

Если организационная структура предприятия продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных идей сужаются. В этих условиях растет вероятность информационных искажений. Обмен информацией в кооперативной организации и предприятиях можно улучшить, создавая системы обратной связи, регулируя информационные потоки, развертывая системы сборы предложений, печатая материалы информационного характера для использования внутри кооперативных предприятий и применяя достижения современной информационной системы.