7. Документация и документооборот

классификация:

1. по назначению: а) распорядительные ( содержат распоряжения, разрешения, указания на проведение хоз операций), не могут служить основанием для записей в б\у; б) оправдательные ( составляются в момент совершения операции, удостоверяют факт их совершения, относят: накладные, требования, приходные ордера и т.д.); в) комбинированные (содержат разрешение на совершение операции и отражает сам факт ее совершения, относят: расчетно-платежная ведомость, авансовые отчеты и т.д.); г) док-ты бух-го оформления ( составляются когда для записей хоз операций нет типовых док-ов, а также при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных док-ов, относят: справки, ведомости распределения и т.д.)

2. по содержанию хоз операций: а) материальные (отражают движение мат-х ценностей); б) денежные ( док-ты по оформлению операций с наличными и безнал. ср-ами, относят: выписка из банка, платежное поручение и т.д.); в) расчетные док-ты ( оформ-ют расчетные взаимоотношения с контрагентами: счет-фактура, расчет-платеж. ведомости)

3. по степени обобщения инф-ии: а) первичные (оформ-ся в момент совершения операции); б) сводные ( исп-ся для обобщения инф-ии из первичных док-ов)

4. по способу охвата операций: а) разовые (для офор-ия каждой операции); б) накопительные ( в теч. опред. периода накапливают однородные хоз операции)

5. по числу охватываемых операций: а) односрочные; б) многосрочные

6. по месту составления: внутренние и внешние

Требования к оформлению учетных док-ов:

1. наименование; 2. названия, адреса и расчетные счета в банках сторон, участвующих в хоз операции; 3. дата составления; 4. содержание оформленной операции; 5. указывают измерители операции; 6. подписи ответственных лиц с расшифровкой

В соотв-ии с законом орги-ии обязаны хранить бух док-ты, регистры б\у и отчетность в течении сроков, установленных правилами орг-ии архивного дела, но не менее 5 лет. За сохранность док-ов, их оформление и передачу в архив отвечает глав. бух, а за орг-ию хранения ген. директор. Регистр – сочетание счетной таблицы опред. формы, построенной в соответствии с эконом. группировкой данных об имущ-ве и обязат-ах и предназначенной для систематизации и накопления инф-ии, содержащейся в принятых к учету первичных док-ов, для отражения на счетах б\у и в бух отчетности. К регистрам относят: карточки, книги, ведомости, журналы и т.д. по видам записей регистры : хронологические, систематические, комбинированные. По степени детализации: синтетические, аналитические, комбинированные. По форме построения: односторонние, двусторонние, шахматные (по строкам счета по дебету, по столбцам по кредиту)

способы исправления ошибочных записей в учет. регистрах: 1. корректурный ( исп-ся если ошибки обнаружены до составления баланса. Состоит в зачеркивании тонкой чертой неправильного текста, цифры, суммы и надписи ядом или выше правильного тектса…) 2. Дополнительные записи ( произ-ся в случаях когда сумма хоз операции ошибочно занижена).3. Сторнировочный способ (неправильная запись устраняется отрицательным числом т.е. повторением неправильной корреспонденции и суммы красными черниолами, одновременно составл. прав. запись обычными чернилами, т.о. при суммировании рез-ов операции записи крас. чернилами вычитаются.

8. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. При обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. Исправление производится в следующей последовательности:

1) зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения;

2) рядом с зачеркнутой делается верная запись;

3) рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи)»;

4) лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на…» и ставит дату исправления;

5) документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его с ранее сделанной записью;

6) лица, подписывающие документ после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.

Невыполнение перечисленных выше действий может привести к проблемам с определением, кто и что имел в виду, подписывая этот документ, и какая операция фактически была совершена.

Исправление записей на счетах бухгалтерского учета

При выявлении фактов неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская справка об исправительных проводках. Порядок составления такой справки нигде не регламентирован. Никакими нормативными документами не предусмотрена обязательность ее составления.

Исправительные записи в бухгалтерском учете производятся одним из следующих способов:

1) неправильно сделанная в предыдущем периоде бухгалтерская запись сторнируется и производится правильная запись;

2) производится дополнительная запись на сумму, не отраженную на счетах бухгалтерского учета;

3) делается обобщенная проводка, которая приводит счета бухгалтерского учета к такому состоянию, какое было бы в случае первоначально правильного отражения операции (по ошибкам, выявленным по прошлым отчетным годам). Основанием для таких действий является не только процесс совершения хозяйственной операции, но и выявление неправильного отражения этой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Этот факт нужно обязательно зафиксировать документально (хотя никакими нормативными актами специально такие действия и не предусмотрены).

Бухгалтерская справка об исправительных проводках фиксирует момент неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и, кроме этого, также обосновывает необходимость произведенных в учетных регистрах исправительных записей. Такая справка в данном случае играет роль первичного бухгалтерского документа, на основании которого производятся записи в учетных регистрах.

Такая справка должна соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, и содержать следующие сведения:

1) наименование документа (бухгалтерская справка);

2) дату составления;

3) содержание операции (подробное описание неправильно отраженной операции, содержание неверно произведенной записи, обоснование причин неверного произведения записи и способа ее исправления на счетах бухгалтерского учета, содержание исправительной записи);

4) измерители операции (в денежном и, при исправлении записей об операциях, связанных с движением товарно-материальных ценностей, натуральном выражении);

5) наименование должностей лиц, ответственных за бухгалтерский учет данной операции (гл. бухгалтер, бухгалтер), и их личные подписи.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляют корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно». Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учтенных записей.  Ошибочный текст или сумму зачеркивают тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое (зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре), и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах — подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах — подписью лица, производящего исправление.  Оговорка об исправлении делается на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено» и правильный текст или сумму. Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции.  Для исправления такой ошибки составляют дополнительную бухгалтерскую проводку на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции. Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ «красное сторно»: вначале ошибочную проводку повторяют в той же корреспонденции счетов, но запись производят красными чернилами.  Эту проводку записывают красными чернилами также в соответствующие учетные регистры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляют, а вычитают из итога. Тем самым неправильная запись аннулируется, снимается отрицательными числами. После этого составляют новую проводку с правильной корреспонденцией счетов и записывают в регистры обычными чернилами.