1. Порядок выполнения процессов

При анализе порядка и способов выполнения операций процессов следует обратить внимание на следующие источники проблем:

• Наличие лишних процессов, от которых можно полностью отказаться в результате альтернативного организационного решения (например, замена процессов получения заказов по телефону, по факсу и по почте процедурой получения заказов через Интернет).

• Наличие лишних операций, недостаточная параллелизация или не оптимальная последовательность рабочих шагов процессов.

• Наличие эквивалентных по содержанию, но разных по структуре процессов и необоснованное отсутствие единого порядка их выполнения или полной стандартизации.

• Наличие лишних или не оптимальных интерфейсов между процессами, где процессный объект переходит из одной организационной единицы (отдел, сотрудник) к другой. При этом необходимо учитываться не только внутренние, но и межпроизводственные интерфейсы с деловыми партнерами.

• Большое количество и сложная структура используемых формуляров и бланков.

2. Информационно-техническая поддержка процессов

Адекватная поддержка процессов с помощью информационных и коммуникационных систем, а также наличие необходимой технической инфраструктуры являются важной предпосылкой оптимизации процессов. При анализе фактической ситуации следует обратить внимание на следующие источники проблем:

• Отсутствие необходимой функциональности в имеющихся прикладных системах.

• Низкая производительность прикладных систем.

• Отсутствие единого принципа взаимодействия между прикладной системой и пользователем и прочие неудобства.

• Использование различных прикладных систем для выполнения одинаковых задач в различных подразделениях предприятия.

• Избыточное хранение данных в прикладных системах, связанное с опасностью возникновения противоречивых массивов данных.

• Многократный ввод одних и тех же данных в результате отсутствия или несовместимости интерфейсов.

• Недостаточная возможность администрации важных данных.

• Отсутствие электронного обмена данными между подразделениями предприятия или с деловыми партнерами.

• Неиспользование технологий, способствующих интеграции данных, например, системы планирования и управления ресурсами, системы управления потоками операций, системы управления документами, сбыт через Интернет и т. д.

3. Организационная структура и персонал

При анализе недостатков организационной структуры и порядка управления персоналом следует обратить внимание на следующие источники проблем:

• Неоднозначное, неподходящее или противоречивое распределение ответственности за принятие решений и выполнение работ.

• Неясные сферы ответственности сотрудников с точки зрения клиентов, нуждающихся в контактных лицах.

• Лишние уровни иерархии, усложняющие и замедляющие процессы принятия решений и коммуникации и сковывающие инициативу сотрудников.

• Отсутствие системы мотивации и поощрения сотрудников.

• Предъявление завышенных или заниженных требований к ежедневной работе сотрудников.

4. Документация слабых мест и потенциалов оптимизации

Целью анализа «как есть» является создание понятного непротиворечивого списка всех слабых мест и потенциалов оптимизации затронутых процессов. Являясь своего рода, творческим актом, анализ фактической ситуации предполагает наличие опыта и аналитических способностей у выполняющих его лиц. Эталонные модели и результаты бенчмаркинга могут быть дополнительно привлечены для идентификации слабых мест. Оценка потенциалов оптимизации на предмет их значения для предприятия ограничивается преимущественно устной аргументацией. Так как финансовая оценка связана с дополнительными расходами и определенной степенью неточности, то необходимо оценить ее целесообразность.

Для систематического отображения слабых мест и потенциалов оптимизации рекомендуется сбор следующей информации:

• идентификационный номер,

• название/краткое описание,

• подробное описание слабого места, включая возможные причины или описание потенциала оптимизации,

• перечень затронутых организационных единиц,

• классификация слабого места,

• краткое описание предварительных вариантов решений,

• важность для предприятия в целом и срочность устранения,

• описание срочных мер для (частичного) устранения слабого места.