1.4. Изучение должностных инструкций работников, ведущих делопроизводство

Должностная инструкция – это документ, определяющий организационно правовое положение работника и устанавливающая круг его функций и обязанностей.

Делопроизводством занимаются два специалиста- специалист по кадрам, секретарь.

Рассматривается ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ на примере инспектора по кадрам:

УТВЕРЖДАЮ

Директор лицея № 89

___________Т.В. Зенова

Лицей № 89

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Инспектора по кадрам

№ ______ « ___»__________20…г.

1.Общие положения

1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе тарифно-квалификационной характеристики, утвержденной постановлением Министерства труда РФ от 06.06.1996 г. № 32.

2. Инспектор по кадрам назначается на должность и увольняется директором лицея. На должность инспектора по кадрам назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее ( полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу.

3. Инспектор по кадрам подчиняется непосредственно директору лицея.

4. При исполнении должностных обязанностей инспектор по кадрам руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства, стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкциями о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка лицея и настоящей инструкцией.

1. Функции

Основными направлениями работы инспектора по кадрам являются:

1. выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора лицея и его заместителей;

2. ведение делопроизводства.

1. Должностные обязанности

Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя учреждения. Ведет учет личного состава учреждения, его подразделений и установленную документацию по кадрам. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя учреждения.

Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

Участвует в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам. Подготавливает необходимые материалы для квалификационной и аттестационной комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

Оформляет документы, необходимые для назначения пенсий работников учреждения. Изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по их устранению. Ведет архив личных дел, подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение. Проверяет соответствие подготавливаемых в учреждениях проектов, приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются.

Пишет и ведет учет приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением. Ведет оперативный учет прохождения документов. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях учреждения и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка.

Инспектор по кадрам должен знать:

- организацию делопроизводства в учреждении; формы и методы контроля исполнения, структуру учреждения и его подразделений, стандарты унифицированной системы, организационно-распорядительную документацию, положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы по учету личного состава, ведению и хранению трудовых книжек, личных дел работников учреждения, действующего законодательства о приеме и увольнении работников, порядок установления наименований профессий рабочих и должностей общего и непрерывного стажа определенной работы, основного трудового законодательства, правила внутреннего трудового распорядка.