30.Работа с запросами. Сортировка, формирование условий отбора в запросе.

Запрос – это отбор записей в разнообразных формах, в соответствии с выбранными условиями. Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

С их помощью можно выполнить операции:

• отбора данных;

• сортировку и фильтрацию данных;

• создания новых таблиц;

Используются запросы следующих типов:

• запрос – выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные (самый распространённый тип запроса);

• запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

• запрос – изменение, предназначенный для изменения или перемещения данных.

К ним относятся:

• запрос на добавление записей,

• запрос на удаление записей;

• запрос на создание таблицы;

• запрос на обновление.

Записи в базовые таблицы вносятся в естественном порядке по мере их поступления, т.е. в неупорядоченном виде. С помощью запроса можно отсортировать или отфильтровать по тому или иному принципу.

Для создания нового запроса сначала определяются:

• поля, которые должны быть включены в запрос;

• каким образом должны быть отсортированы данные;

• условия отбора, которые должны быть использованы в запросе.

Для создания запроса в режиме дизайна запроса:

1. Открыть окно БД;

2. Щёлкнуть по значку Запросы;

3. Активизировать команду Создать запрос в режиме дизайна;

Появится бланк нового запроса и окно Добавить таблицу или запрос.

4. В последнем окне выбрать из списка необходимую таблицу или запрос и щёлкнуть по кнопке Добавить. Base добавит эту таблицу в верхнюю часть бланка запроса.

5. Щёлкнуть на кнопке Закрыть.

Клавиши в построителе запросов

Клавиши	Функция
F4	Предварительный просмотр
F5	Выполнить запрос
F7	Добавить таблицу или запрос

Бланк запроса содержит следующие записи:

Поле. Эта строка содержит поле из списка, которое включается в запрос;

• Псевдоним. При его введении будет указан в запросе вместо имени поля;

• Таблица. Показывает имя таблицы, из которого взято поле;

• Сортировка. Позволяет указать, на основании каких полей будет производиться сортировка записей;

• Видимый. Определяет будет ли данное поле выводиться на экран;

• Критерий (Условие отбора). Позволяет включать или не включать записи в результирующую таблицу. Условия задаются с

  Структура таблицы

  помощью операторов AND, OR, >, <, >=, <=. Здесь можно ввести дополнительное условие для фильтрации каждой строки. Несколько условий в одном столбце будут соединены с помощью оператора "ИЛИ". Если в условии указывается смежный диапазон, то записи полей соединяются оператором "И".

• Функция. Позволяет производить расчет статистических показателей по групповым записям числовых полей.

Заполнение бланка запроса

1. С помощью контекстного меню в верхней половине бланка можно открыть те таблицы, к которым обращён запрос.

2. В них щёлкают двойными щелчками на названиях тех полей, которые должны войти в результирующую таблицу. При этом автоматически заполняются столбцы в нижней части бланка.

3. Сформировав структуру запроса, его сохраняют и закрывают.

Сортировка данных в запросе

При щелчке на строке Сортировка открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию.

Возможна многоуровневая сортировка – сразу по нескольким полям ( 6 уровневая), но в строгой очерёдности слева на право.

Поля надо располагать с учётом будущей сортировки, перетаскивать при необходимости на соответствующие места ( с помощью мыши методом Drag and Drop).

Управление отображением данных осуществляется установкой (или сбросом) флажка Вывод на экран.

Использование условий отбора обеспечивает отбор данных по заданному критерию. Для каждого поля можно записать индивидуальное условие, а также использовать стандартный фильтр.

Примеры условий: >3 //оценки более 3 баллов

‘отл’ OR ‘хор’ //на хорошо или отлично

>600 and <1000 //стипендия в диапазоне от 600 р. До 1000 р.