Ms Access: способы создания форм для работы с данными и элементы управления формой.

Для создания формы предусмотрено 3 способа:

1. Автоформа — являются полностью автоматическими средствами. Автоформа создаёт форму определённого типа и отображает все данные из таблицы или запроса и при этом не задаёт ни одного вопроса. В форму включаются все, без исключения, поля таблицы и не предоставляется возможность выбора стиля формы. Существует: Автоформа в столбец, ленточная автоформа, сводная диаграмма и сводная таблица, табличная автоформа.

2. Мастер форм — специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком.

3. Конструктор форм. Элементы управления:

   1. Аа — предназначен для отображения произвольных текстов (заголовки, подписи, краткие инструкции).

   2. ав| — поле. Используется для отображения данных из таблицы или запроса. Кроме этого существуют свободные поля, их содержимое нигде не хранится.

   3. Рамка и сверху надпись XYZ - группа переключателей. Используется для вывода ограниченного набора параметров. Группа состоит из рамки и набора флажков и переключателей.

   4. Выключатель — отображает отдельное значение логического поля.

   5. Кружок с точкой(переключатель) — отображает значение логического поля в группе.

   6. Флажок — может быть использован как отдельный элемент управления, в котором отображается значение логического поля из таблицы или запроса.

   7. Значок таблицы, перемотки и названия (поле со списком) — позволяет выбрать значение из раскрывающегося списка.

   8. Список — состоит из строк с данными, строка содержит один или несколько столбцов.

   9. Button — используется в формах для выполнения определённого действия.

   10. Рисунок — можно добавлять объекты, созданные в других приложениях (рисунок — Paint, электронная таблица — Excel и так далее).

   11. Свободная рамка.

   12. Присоединённая рамка.

   13. Разрыв страницы.

   14. Подчинённая форма.

   15. Линия.

   16. Прямоугольник.

   17. Другие элементы.

Форма имеет три основных раздела: область заголовка, область данных и область примечания.

1. Область заголовка и область примечаний носит оформительское значение, то есть не связана напрямую с таблицей или запросом.

2. Область данных имеет содержательное значение. В ней представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод.

Ms Access: обработка данных в базе: запросы, сортировка и фильтрация данных.

Запрос — выбор необходимых данных из одной или нескольких таблиц и представление выбранных данных тоже в виде таблицы.

С помощью запросов можно:

1. Выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора.

2. Включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля.

3. Произвести вычисления.

4. Группировать записи с одинаковыми значениями (групповые операции).

5. Произвести обновление полей (запрос на обновление).

6. Создать новую таблицу.

7. Удалить выбранное подмножество записей (запрос на удаление).

Виды запросов:

1. Запрос на выборку. Цель запроса — создание результирующей таблицы, в которой отражаются только выбранные по условию запроса данные из базовых таблиц.

Запрос — создать — конструктор. В окне производится выбор таблиц. Выбранные таблицы заносятся в верхнюю часть окна конструктора, которая называется схема данных запроса . Вторая половина называется бланком запроса и состоит из полей, вывода на экран, условие отбора и сортировка.

2. Запрос на создание таблицы. Сначала создаётся запрос на выборку, затем он преобразуется в запрос на создание таблицы. Для этого необходимо открыть запрос на выборку. Далее Запрос — Создание таблицы. Указать имя таблицы и указать в какой БД будет создана новая таблица.

3. Запрос на обновление, добавление и удаление.

   1. Запрос на обновление служит для обновления данных в полях базовых таблиц. Предварительно создаётся запрос на выборку. Затем Запрос — Обновление. Появляется строка Обновление, в которую нужно внести новое значение поля.

   2. Запрос на добавление производится для добавления записей из таблицы Запросы в другую таблицу. Сначала создаётся запрос на выборку. Затем Запрос — Добавление. Нужно выбрать из списка таблицу, в которую будут добавлены записи. Появилась строка Добавление. В строке Поля указываются поля таблицы, которые должны быть добавлены. Если поля имеют одни и те же имена, то строка Добавление заполняется автоматически.

   3. Запрос на удаление используется, если необходимо удалить данные из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц. Создать запрос на выборку. Далее Запрос — Удаление. Появляется строка Удаление, в которую нужно поместить условие отбора. Если при создании Схемы данных был установлен параметр Каскадное удаление, то в результате будут удалены данные из главной и подчинённой таблицы по условию.

4. Перекрёстный запрос.

5. Итоговый запрос позволяет производить итоговые вычисления. Итоговые вычисления производятся только для группы записей, которые должны быть сгруппированы по какому-либо признаку. Команда Вид — Групповые операции (или ПКМ). Появляется строка Групповая операция. В тех полях, по которым производится группировка устанавливается функция Группировка, а в других полях можно выбрать функцию (Sum — суммирование, Avg — среднее значение, Min, Max, Count — подсчёт общего числа, StDev — дисперсия (стандартное отклонение)).

Создание запросов с помощью Мастера запросов:

1. Простой запрос на выборку.

2. Запрос для поиска повторяющихся записей. Строится запрос, который определяет, содержит ли таблица повторяющиеся значения в одном или нескольких полях.

3. Запрос для поиска записей, не имеющих подчинения. Находятся записи, у которых нет связанных записей подчинённой таблицы.

4. Перекрёстный запрос. Мастер формирует таблицу, в которой левый столбец образует заголовки столбцов из значений одного поля. Верхняя строка образует заголовки полей из значений другого поля. На пересечении строк и столбцов размещаются итоговые значения третьего поля., сгруппированные по полям, используемых в качестве заголовка.

Сортировка записей.

Сортировка записей — представление записей в упорядоченном виде. Сортировка производится в режиме таблицы и в режиме формы. Команда «Записи — Сортировка».

Отбор данных с помощью фильтра.

Фильтр применяется для отображения подмножества записей из таблицы, формы или запроса с помощью набора условий.

1. Фильтр по выделенному (значок с молнией) — Открыть таблицу в режиме «Таблица». Далее выделить значение поля целиком или частично. Записи — Фильтр — Фильтр по выделенному. Исключить выделенное: ПКМ.

2. Обычный фильтр (значок с таблицей) — Записи — Фильтр — Изменить фильтр. Появляется окно обычного фильтра, где выводится пустая таблица, в которой необходимо задать критерий. Для указания альтернативного выбора используется закладка «Или».

3. Расширенный фильтр — Записи — Фильтр — Расширенный фильтр. В верхней части окна выводится список полей таблицы, а в нижней части выводится план запроса. В строке «Поле» задаётся условие отбора.