7. Инвентаризация основных средств

Основные средства организации инвентаризуются в сроки, установленные Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. Кроме того, в обязательном порядке инвентаризация проводится:

- при смене материально-ответственных лиц;

- в случае пожара или стихийных бедствий;

- при ликвидации организации.

Для проведения инвентаризации создаются инвентаризационные комиссии, утверждаемые приказом руководителя организации.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 16.06.1995 г. №49, до начала инвентаризации рекомендуется проверить:

- наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

- наличие технических паспортов, поэтажных планов зданий и другой технической документации на объекты основных средств;

- наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в текущую или долгосрочную аренду или на ответственное хранение;

- по результатам выверки вносят необходимые уточнения в учетные записи.

В процессе инвентаризации объектов основных средств члены комиссии в присутствии лиц, ответственных за сохранность имущества, осматривают объекты и записывают в инвентаризационные описи (форма № Инв.-1) их полное наименование, назначение, инвентарные номера, год выпуска, основные технические и эксплуатационные характеристики и др.

Объекты, не числящиеся в учете, также включают в инвентаризационную опись. Вновь выявленные и неучтенные с момента проведения последней инвентаризации объекты должны быть оценены по их восстановительной стоимости, а износ на полное восстановление — по действительному техническому состоянию.

На основании материалов инвентаризации сверяют данные бухгалтерского учета с данными инвентаризационных описей и устанавливают излишки или недостачу основных средств. Ос­новные средства, по которым выявлены расхождения, записы­вают в сличительные ведомости.

Инвентаризация должна завершаться составлением прото­кола, в котором даются сведения о причинах возникновения не­достач или излишков. Устанавливаются также конкретные ли­ца, виновные в возникновении излишков или недостач, и предлагаются меры, которые следует к ним применять. Протокол утверждает руководитель организации, а при необходимости общее собрание членов организации.

Выявленные неучтенные объекты основных средств, обнаруженные при инвентаризации, приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и отражаются в бухгалтерском учете записью:

Дт 01 - на первоначальную или восстановительную стоимость объекта

Кт 91— на остаточную стоимость или 99 - при зачислении суммы на финансовые результаты деятельности;

Кт 02 — на сум­му амортизации объекта.

Не годные к дальнейшему использованию основные средст­ва списывают таким же путем, как и при ликвидации основных средств.

Недостачу основных средств по вине материально от­ветственных лиц относят на их счет. При этом составляют обыч­ные записи:

Дт 01, "Выбытие основных средств" - Кт 01;

Дт 02- Кт 01, "Выбытие основных средств".

Затем на сумму остаточной стоимости недостающих объектов делают две записи:

Дт 94 - Кт 01, "Выбытие основных средств";

Дт 73- 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" - Кт 94

При взыскании сумм сверх остаточной стоимости основных средств делается дополнительная запись на эти суммы:

Д­т 73- 2 - Кт 98

Если будет установлено, что недостачи образовались вследствие злоупотреблений, дело передается для рассмотрения в судебно-следственные органы.