На продовольчому складі, в їдальні:

Сортування, укладка, попередня перевірка наявності і якісного стану продовольства, техніки і майна, вибраковка і списання непридатного посуду, техніки і майна, а також утворення необхідних умов для роботи по фактичній передачі матеріальних засобів;

Здача на довольчий склад і бази постачальників звільненої від продуктів продовольчої тари, надлишкового та нетабельного майна;

Проведення документів по обліку і виведення залишків.

В діловодстві служби:

вивчення діючих наказів, директив і розпоряджень вищестоящого довольчого органу, планів по службі, їх реальність;

складання опису невиконаних документів;

звірення даних основного обліку з довольчим органом (продовольчим складом), постачальниками, а також з врахуванням підрозділів і об’єктів служби частини;

підготовка довідок про стан взаєморозрахунків з з довольчим складом і постачальниками по реалізації фондів на продовольство та повернення тари;

приведення в порядок справ і книжок обліку і виведення залишків по ним;

складання довідки про незакінчені справи по нестачам, претензіям та позовам на продовольство, техніку і майно;

підготовка актів ф. 11 для зняття фактичних залишків продовольства, техніки і майна по кожному об’єкту служби і в підрозділах.

При ознайомленні з загальними питаннями стану служби приймаючий справи і посаду вивчає умови роботи служби, установлений порядок забезпечення матеріальними засобами і організацію підвезення, організацію торгівельно-побутового забезпечення.

Укомплектованість служби вивчається шляхом порівняння штатної та списочної чисельності особового складу і техніки, яка є в наявності. Стан дисципліни особового складу попередньо може бути встановлений по особистим справам та службовим карткам.

При ознайомленні з особовим складом приймаючий посаду заслуховує відгук здаючого справи і посаду про ділові та моральні якості підлеглих військовослужбовців і їх подальшої перспективи по службі.

Ступінь бойової готовності служби встановлюється по укомплектованості особовим складом і технікою, наявністю встановлених запасів продовольства і майна та їх стану. При перевірці мобілізаційної готовності служби ретельно вивчаються відповідні плани, перевіряються фактична наявність продовольства, техніки і майна в недоторканих запасах, своєчасність освіження продовольства, стан і комплектність техніки служби, умови зберігання недоторканих запасів.

Стан бойової, гуманітарної, спеціальної підготовки особового складу визначається по результатам останніх інспекторських (контрольних) перевірок, виконанню навчальних планів і функціональних обов’язків посадовими особами в процесі роботи.

Ознайомлення з результатами перевірок повинно починатись з актів документальної ревізії (перевірки господарської діяльності) служби, висновків вищестоящого довольчого органу і наказу командира частини (з’єднання) по результатам цих перевірок.

П-й період – основні роботи по прийому і здачі справ та посади:

перевірка фактичної наявності матеріальних засобів, законності прибутково-видаткових операцій, стану обліку і звітності по службі проводиться аналогічним шляхом, як і при проведенні документальної ревізії (інвентаризації), порядок проведення якої було раніше розглянуто.

Кожний приймаючий справи і посаду повинен знати, що по виявленим в ході прийому і здачі нестачам (втратам) продовольства техніки і майна звітує той, хто здає. Недоброякісні продукти, непридатна техніка, майно прийманню не підлягають. Приймання і здача матеріальних цінностей по обліковим даним, тобто без перевірки фактичної наявності, не допускається.

Особливо слід звертати увагу на якісну перевірку матеріальних засобів тривалого зберігання (НЗ), умов їх збереження, освіження запасів і виконання встановленої комплектності. Приймаючий перевіряє також використання виділених коштів по службі.

При перевірці стану обліку і звітності, законності господарських операцій перш за все слід установити, чи відповідає заведений облік і звітність діючим законоположенням.

Якщо мають місце порушення, то вказати які. Потім звіряються дані обліку служби військової частини (з’єднання) з обліком вищестоящого довольчого органу (складу).

В ході роботи, комісією і приймаючим встановлюється правильність записів в книжках обліку наявності і руху матеріальних засобів і виведених в них залишків.

По закінченню перевірки приймаючий справи і посаду разом з комісією оцінює стан обліку і звітності, а також законність оформлення господарських операцій.

Особливу увагу приймаючий повинен звернути на виконання пропозицій вищестоящого довольчого органу, вказаних у висновках по звітності (1/прод, 2/прод, 3/прод, 4/сільгосп. і т.і.).

Якщо в період прийому і здачі справ та посади проводилась документальна ревізія служби, то до її результатів приймаючий може звернутись в акті прийому.

У випадку виявлення при прийомі справ і посади начальника служби військової частини безгосподарності, зловживань, заплутаності обліку приймаючий справи і посаду доповідає командиру частини про необхідність призначення спеціальної комісії для перевірки фактичної наявності і якісного стану, обліку і законності витрачення матеріальних засобів та коштів. Під час роботи комісії при перевірці наявності матеріальних засобів на складі зобов’язані бути присутніми той, хто здає та приймаючий справи і посаду начальника служби.

Ш-й період – документальне оформлення прийому і здачі справ та посади.

Результати прийому і здачі справ та посади начальника продовольчої служби військової частини оформляється актом, який складається в 2-х екземплярах:

1-й примірник – залишається в справах військової частини;

2-й примирник – надсилається у вищестоячий довольчий орган.

В акті прийому і здачі справ та посади відображаються:

склад комісії (голова, члени);

військове звання, прізвище приймаючого і здаючого;

номер і дата наказу про призначення;

період роботи комісії і дата, за станом якої приймається служба.

Результати перевірки стану служби по розділам:

1. Укомплектованість служби особовим складом, технікою, стан військової дисципліни, бойової, гуманітарної та спеціальної підготовки, їх бойова та мобілізаційна готовність.

2. Планування господарської діяльності.

3. Забезпеченість військової частини матеріальними засобами по продовольчій службі, стан їх зберігання, освіження і утримання.

4. Організація харчування особового складу.

5. Стан підсобного господарства.

6. Стан обліку і звітності матеріальних засобів поточного забезпечення і недоторканого запасу.

7. Контрольно-ревізійна робота, законність витрат матеріальних засобів і коштів.

8. Результати перевірки: облік і звітність, наявність, якісний стан і умови зберігання техніки та матеріальних засобів, їх експлуатація і ремонт; виявлені надлишки і нестачі, протипожежні заходи та інші питання.

9. Висновки і пропозиції.

До акту додаються:

Акт форма 11 по продовольству.

Акт форма 11 по продовольчій тарі.

Акт форма 11 по майну продовольчої служби.

Акт форма 11 по техніці продовольчої служби.

Розрахунок суми збитку по втратам продовольства і тари.

Розрахунок суми нестач і передчасного зносу техніки і майна.

Зведена відомість втрат і надлишків по продовольчій службі.

Відомість наявності бланків суворого обліку в діловодстві.

Акт форма 11 наявності тварин (птиці) на підсобному господарстві.

Відомість наявності об’єктів підсобного (прикухонного) господарства.

Акт форма 11 наявності матеріальних засобів, закуплених за рахунок ст.4 і виду 13.

Розрахунок природних втрат продовольства.

Опис справ, книжок обліку, керівних документів і невиконаних паперів.

Довідка фінансової служби військової частини про незакінчені справи по відшкодуванню непогашених втрат минулих років.

Довідка про стан взаєморозрахунків з довольчим складом і постачальниками по фондам продовольства, реалізації нарядів і повернення тари.

План усунення недоліків.

Інші (при необхідності), дійсні (або копії) документи, письмові пояснення посадових осіб по питанням, що витікають із акту приймання і здачі.

Рапорти про прийом і здачу справ та посади здаючого і приймаючого.

Кількість листів акту і додатних до нього документів вказується прописом.

Акти списання (зняття залишків) ф.11 підписуються комісією, тими, хто приймає і здає посаду, а по кожному об’єктові, крім того, і безпосередньо матеріально-відповідальними особами.

У тих випадках, коли той, хто здає, або заново призначений начальник має по окремих статтях акту заперечення, він викладає їх у письмовій формі в акті під час його підписання.

Вищий начальник при затвердженні акта про приймання та здавання справ і посади зобов`язаний розглянути заперечення. При необхідності, для виявлення дійсного стану речей і розбору заперечень того, хто здає (приймає) справи і посаду, розпорядженням командира частини призначається службове розслідування, яке повинно бути закінчено в двотижневий строк.

Приймання та здавання справ і посади проводяться відповідно до статей 62, 63 Статуту внутрішньої служби Збройних Сил України.

Акт приймання справ і посади начальника служби частини затверджується командиром частини.

Про приймання та здавання справ і посади подається звіт безпосередньому начальнику.

Рішення щодо усунення зазначених у акті приймання та здавання справ і посади недоліків повинно бути прийнято вищим начальником не пізніше 10-денного строку. У тому випадку, коли за результатами нестачі проводиться службове розслідування, рішення про притягнення винуватого до відповідальності повинно бути прийнято не пізніше місячного строку з дня закінчення розслідування. Особа, яка здає справи і посаду, відбуває до нового місця служби після затвердження акта про приймання і здавання справ і посади вищим начальником, а в тому випадку, коли виявлена нестача - після прийняття щодо них відповідного рішення.

Безпосередні начальники несуть відповідальність за організацію і якісне проведення приймання та здавання справ і посади підпорядкованими їм посадовими особами.

При прийманні посади начальника служби для тимчасового виконання (на період відпустки, хвороби, відрядження штатної посадової особи і т.д.) час на приймання-здавання посади відводиться обмежений. При цьому наявність матеріальних засобів підтверджується матеріально-відповідальними особами.

Всі термінові справи повинні бути вирішені, по можливості, тим, хто здає посаду. Про приймання-здавання посади доповідається командиру частини.

До тимчасового виконання обов‘язків особа допускається наказом командира військової частини і несе відповідальність відповідно до чинного законодавства України.

У випадку виявлення зловживань, занедбаності обліку при прийманні справ і посади начальника служби військової частини і йому відповідних посадових осіб, той, хто приймає справи і посаду, доповідає командиру частини про необхідність призначення спеціальної комісії для перевірки наявності, якісного стану, обліку і законності витрат матеріальних засобів та коштів.

Результати приймання і здавання справ та посади начальника служби військової частини оголошуються в наказі командира військової частини.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Командир в/частини А 2122

полковник П.С. Сергієнко

“____”_______________ 201_ р.

А К Т

“____”_______________ 201_ р. м. Одеса

Комісія у складі: голови – командира батальйону майора Голубенко А.К.; членів - командира взводу лейтенанта Михайленко А.Г.; начальника “НЗ” прапорщика Алтуніна Б.С., а також тих, що здає справи та посаду начальника продовольчої служби військової частини А2122 капітана Василенка І.С. і приймає цю посаду лейтенант Маркін Г.П. склали даний акт про те, що на підставі наказу командира частини № ____ від „____” _____________ 201_ р. в період з „____” ___________ по „_____” __________ цього року перший здав, а другий прийняв справи і посаду начальника продовольчої служби військової частини _________.

Перевіркою охоплено період з „____” січня по „____” вересня 201_ р.

В результаті прийому і здачі встановлено: