2.12 Организация документооборота

Документооборот - это движение документа с момента его выписки и до передачи в архив.

Рациональный документооборот на предприятии в большей степени обеспечивается планированием движения документа. Рационально организованный документооборот позволяет уменьшить разрыв между временем его выписки и получением необходимой информации. Это достигается применением наиболее совершенных способов сбора, а также передачи информации к местам её обработки. Планирование документооборота обеспечивается составлением плана-графика документооборота. График составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Контроль выполнения графика возлагается на главного бухгалтера. Соблюдение графика является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов. Благодаря графику документооборота усиливаются контрольные функции бухгалтерского учета, улучшается вся учетная работа, внедряются автоматизированные методы выписки и обработки документов.

План-график документооборота предусматривает необходимый порядок движения документов и равномерную нагрузку на всех работников, связанных с первичным учетом. В плане-графике указываются назначение каждой формы документа, сроки прохождения документа по всем этапам документооборота, ответственные лица. Данный график может быть составлен в виде схемы или перечня с указанием сроков выполнения работ по созданию, проверке, обработке и передаче на хранение документов. Каждому исполнителю должна быть вручена выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их представления.

Документооборот включает следующие этапы:

1) выписка документов. Документы выписываются в производственных подразделениях предприятия лицами, не имеющими специальной подготовки. Поэтому с ними должен проводиться инструктаж о порядке составления и прохождения документов.

2) проверка документов. Производится в бухгалтерии по форме и существу.

3) обработка документов. Производится в бухгалтерии следующими способами:

-таксировка- определение стоимостной оценки хозяйственных операций;

-группировка- объединение документов за определённый период по однородным признакам;

-контировка- указание взаимосвязи между счетами. Она обозначается проставлением на документе корреспондирующих счетов, исходя из содержания хозяйственной операции. Затем данные из документов переносятся на счета в учетные регистры.

4) передача на хранение. После составления отчетности за отчетный месяц документы передаются в архив.

2.13 Инвентаризация активов и обязательств организации

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 18.10.1994 года № 3321-XII “О бухгалтерском учёте и отчетности” (статья 12), для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и стоимость активов и обязательств.

Порядок проведения инвентаризации определяется руководителем организации.

Проведение инвентаризации обязательно:

-при передаче активов государственного унитарного предприятия в аренду, их купле-продаже;

-при реорганизации или ликвидации организации;

-перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

-при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц;

-при выявлении фактов хищения и (или) порчи активов;

-в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;

-в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

-стоимость излишков активов при принятии их на бухгалтерский учет определяется на дату проведения инвентаризации на основании заключения об их оценке, проведенной юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, осуществляющими оценочную деятельность, или документов, подтверждающих стоимость аналогичных активов, а соответствующая денежная сумма относится в коммерческой организации на внереализационные доходы, в некоммерческой организации - на увеличение доходов (источников финансирования);

-недостача активов и (или) их порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается в коммерческой организации на затраты по видам деятельности, в некоммерческой организации - на увеличение расходов;

-недостача активов, произошедшая сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи активов и (или) их порчи в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на внереализационные расходы, в некоммерческой организации - на увеличение расходов.

Нормы естественной убыли, утвержденные в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии таких норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на внереализационные расходы либо за счет резерва по сомнительным долгам, в некоммерческой организации - на увеличение расходов.

Выявленные при инвентаризации суммы кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением руководителя организации списываются в коммерческой организации на внереализационные доходы, в некоммерческой организации - на увеличение доходов (источников финансирования).