Выводы и рекомендации

Первый этап перехода к смешанному документообороту, когда компьютеры применяются для подготовки бумажных документов, уже пройден. Большинство российских организаций находятся на втором этапе - электронные системы используются для регистрации, учета и контроля исполнения документов. Для ускорения работы активно используются электронные копии документов. Кроме того, уже принят ряд законов, позволяющих (в отдельных случаях - требующих) вести определенные документы только в электронном виде.

На следующем этапе, который в большинстве организаций уже не за горами, подлинные электронные документы постепенно начнут вытеснять бумажные. Прежде всего это коснется массовых внутренних документов организации, таких как служебные и докладные записки. На этом этапе важно грамотно отрегулировать работу в смешанном документообороте во внутренних нормативных документах - в частности, такие вопросы, как использование ЭЦП в документообороте организации.

Словарь кадрового делопроизводства. Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Согласно Федеральному закону от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: а) сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

б) подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;

в) ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

С одной стороны, необходимо преодолеть боязнь сотрудников перед внедрением новых технологий, с другой - нужно осознавать, что у каждой технологии есть свои слабые места. До настоящего времени не решены до конца как вопросы законодательного и нормативного регулирования использования электронных документов, так и вопросы долговременного хранения электронных документов, особенно, подписанных ЭЦП.

Многолетний опыт показывает, что технические проблемы перехода к смешанному документообороту, как правило, довольно успешно решаются. Наибольшие сложности вызывает решение организационных проблем, которые тесно связаны с "человеческим фактором". Для успешного продвижения вперед к электронному документообороту очень важно правильно организовать подбор кадров, воспитание и обучение персонала организации.

Примечание. Наладить смешанный документооборот невозможно без квалифицированного персонала.