Лабораторная работа № 12 Принципы разработки баз данных. Создание форм и отчетов

Цель:

Ознакомление со способами создания форм и отчетов при помощи СУБД Microsoft Access 2000 и возможностями редактирования этих объектов.

Результат обучения:

После успешного завершения занятия пользователь должен:

• Уметь создавать различные виды форм.

• Уметь редактировать форму.

• Уметь применять фильтры.

• Уметь создавать отчеты.

Используемые программы:

СУБД Microsoft Access 2000.

Рабочие файлы:

Библиотека.mdb

План занятия:

I. Работа под руководством преподавателя

Ознакомление со способами создания форм и отчетов при помощи

СУБД Microsoft Access 2000 и возможностями редактирования этих объектов.

II. Самостоятельная работа

Перед началом работы создайте на рабочем столе папку под своим именем и скопируйте в нее рабочий файл для данного занятия.

I. Ознакомление со способами создания форм и отчетов при помощи субд Microsoft Access 2000 и возможностями редактирования этих объектов.

1.1 Открытие базы данных.

1. Нажмите кнопку Пуск - Программы – MSOffice – Microsoft Access.

2. В окне Создание базы данных щелкните переключатель Открыть базу данных и выберите Другие файлы в списке. Нажмите ОК.

3. В появившемся окне найдите необходимые для работы диск, папку и откройте файл Библиотека.mdb.

1.2 Создание форм и отчетов в среде Microsoft Access.

Для удобства представления и ввода данных в Access используется форма. Формы создаются на основе таблиц и запросов. В форму можно поместить только те поля, которые необходимы для работы конкретного пользователя, таким образом форма может служить средством защиты данных от действий неквалифицированных пользователей и несанкционированного доступа. В Access 2000 существует несколько способов создания форм.

• Автоформа - автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Существуют различные виды автоформ: в столбец (для каждой записи отводится отдельная страница формы), ленточная (каждая запись размещается в одной строке таблицы), табличная (имеет вид таблицы)

• Мастер форм - создание формы с помощью мастера (на основе стандартных шаблонов и стилей оформления)

• Конструктор - создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментов, имеющихся в конструкторе форм

• Мастер диаграмм - создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы

• Мастер сводных таблиц - создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access 2000

Данные в формах автоматически обновляются при каждом изменении в таблице или запросе.

Создадим форму для таблицы Книги.

1. В окне базы данных на вкладке Формы нажмите кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Новая форма, в котором программа предлагает пользователю выбрать способ создания формы.

2. Выберите в списке элемент Автоформа в столбец.

3. Задайте таблицу Книги в качестве источника данных.

4. Нажмите кнопку ОК. На экране появится готовая форма.

Форма может находиться в режиме записи и в режиме конструктора. Переключение этих режимов возможно из пункта меню Вид или с помощью кнопок на панели

инструментов или в окне базы данных. В режиме формы возможен только просмотр, редактирование записей и добавление новых. В режиме конструктора возможно редактирование вида формы, добавление новых полей, в том числе и вычисляемых, форматирование и изменение оформления. Просмотр записей в форме осуществляется с помощью кнопок со стрелками, расположенными в нижней части формы, а также с помощью клавиш Page Up и Page Down.

1.3 Ввод данных с помощью формы.

1. Нажмите кнопку , появится первое пустое поле формы для ввода новой записи.

2. Введите следующие данные:

Шифр книги - УДК882

Идентификатор автора – 000005

Название книги – Грани привычного

Издательство – Издательство АСТ

Город – Москва

Дата выпуска – 07.04.01

Стоимость – 250 р.

1.4 Редактирование данных в форме.

Для редактирования записей достаточно щелкнуть мышкой в нужном поле и внести необходимые изменения.

1. Замените название города во введенной вами записи на Минск.

1.5 Удаление записей в форме.

Для удаления запись сначала необходимо маркировать щелчком мыши в поле маркировки (расположенное слева и отделенное вертикальной чертой), а затем нажать клавишу [del].

1. Удалите в форме Книги введенную вами запись.

1.6 Фильтрация данных в форме.

Существует три способа фильтрации данных в форме.

• Обычный фильтр - отбор записей по содержимому нескольких полей

• Фильтр по выделенному фрагменту - фильтрация путем выделения данных

• Расширенный фильтр - построение расширенного фильтра