40 Види службових листів. Ділове листування. Вимоги до офіційного листування. Лист запит, нагадування, відповідь, прохання

Службове лист - це узагальнена назва різних за змістом документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі тексту, - пересиланням поштою. Листи, як правило, повинні складатися у випадку, коли неможливий або утруднений без документарній спосіб обміну інформацією (усні роз'яснення, вказівки: особисті або по телефону та ін.) При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми, телефонограми та ін. Листи складаються на спеціальних бланках листів формату А4 або А5 в залежності від розміру тексту листа. За характером інформації листи мають багато різновидів:

• супровідний лист;• лист-прохання;• лист-запит;• лист-відповідь;• лист-повідомлення;• лист-підтвердження;• інформаційний лист;• гарантійний лист;• лист-повідомлення;• лист-запрошення;• лист-пропозицію;• лист-нагадування;• лист-вимога;• лист-подяку;• лист-привітання.

Службовий листування - важлива частина ділового етикету. Це спілкування в мініатюрі. Перше що відрізняє ділове листування від інших стилів листування це офіційно-діловий стиль. Діловий стиль - це сукупність мовних засобів, функція яких - обслуговування сфери офіційно-ділових відносин. Основними вимогами, що висуваються до ділового стилю, є:

• Стандартизація викладу.• Нейтральний тон викладу.• Точність і визначеність формулювань, однозначність і одноманітність формулювань.• Лаконічність, стислість викладу тексту.• Використання мовних формул.• Використання термінів.• Застосування лексичних і графічних скорочень.• Перевага пасивних конструкцій над дійсними.• Вживання словосполучень з віддієслівним іменником.• Використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів в родовому і орудному відмінку.• Переважання простих поширених пропозицій.

Лист службовий або офіційний — це поширений вид документації, один із засобів обміну інформацією.

Офіційні листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Види офіційного листування

1. Дипломатичне — офіційне листування міждержав­них установ чи іноземних представництв у дипло­матичній практиці.

2. Адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їхніми структурними підрозділами.

3. Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.

4. Класифікація листів

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяють на дві групи:

1. листи, що потребують відповіді. До них належать:

листи-прохання; листи-звернення; листи-пропозиції; листи-запити; листи-вимоги.

2. листи, що не потребують відповіді. Сюди належать:

листи-попередження; листи-нагадування; листи-підтвердження; листи-відмови; супровідні листи; гарантійні листи; листи-повідомлення (інформаційні листи); листи-розпорядження.

За тематичною ознакою ділові листи поділяють на:

I. Комерційні — використовуються при підготовці до укладення комерційної угоди, а також під час виконання умов договорів. До них відносяться такі ділові листи:

1. лист-відповідь — лист, що містить відомості, за які попередньо було зроблено запит;

2. лист-запит — лист, в якому адресант звертається з певним питанням до адресата, наприклад, звернення однієї сторони до іншої про бажання укласти угоду, як правило, без зазначення умов угоди або уточнити якесь питання при здійсненні угоди;

3. лист-інформація — містить інформацію про стан якихось справ, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається;

4. лист-попередження — лист, в якому адресат попереджається про припинення попередньої домовленності, у разі невиконання ним своїх зобов'язань;

5. лист-пропозиція (оферта) — заява особи про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов угоди;

6. лист-претензія (рекламація) — претензії до сторони угоди, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання, і вимога відшкодування збитків;

7. лист-нагадування — містить нагадування про виконання домовленостей, зобов'язань і заходи, які будуть прийняті у разі їхнього невиконання;

II. Некомерційні — використовуються при вирішенні різноманітних організаційних, правових питань, економічних взаємин. До них відносяться:

• лист-гарантія — містить в собі підтвердження певних зобов'язань або умов й адресується окремій організації чи установі.

• інформаційний лист (лист-повідомлення) — передбачає інформування про якісь події чи факти, які становлять інтерес або можуть зацікавити адресата;

• лист-підтвердження — містить підтвердження отримання якогось товару, згоди з чим-небудь, якогось факту тощо;

• лист-подяка — містить вираз подяки з якогось приводу;

• лист-привітання — містить вітання з якогось приводу;

• лист-запрошення — містить запрошення на якийсь захід;

• лист-прохання — містить прохання зробити або припинити якусь дію, спонукати до дії тощо;

• лист-рекомендація — лист із попереднього місця роботи, що характеризує професійні якості здобувача роботи або лист із рекомендаціями відомого адресату листа партнера, фірми.

• лист-співчуття — містить співчуття з якогось приводу;

• інструкційний лист — містить вказівки та роз'яснення підвідомчим організаціям;

• супровідний лист — складається для повідомлення адресату про направлення якихось супровідних (неадресованих) документів, матеріальних цінностей тощо

За структурою виділяють такі ділові листи:

1. Регламентовані — укладаються за певним встановленому зразку.

2. Нерегламентовані — містять авторський текст і складаються у вільній формі, не мають встановленого зразка.

За кількістю адресатів

1. Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.

2. Циркулярні — надсилаються цілій низці установ (наприклад, керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес)).

3. Колективні — надсилаються на одну адресу, але пишуть його від імені кількох кореспондентів.

• За формою відправлення ділові листи можуть бути:

• Конвертові — надіслані за допомогою пошти в конверті (поштове відправлення).

• Електронні — надіслані в електронному вигляді на e-mail (електронна пошта).

• Факсові — надіслані факсом (факсове повідомлення).