Цель работы – изучить информационную технологию создания и модификации базы данных в системе управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.
Система управления базами данных Microsoft Access
База данных – это совокупность сведений об объектах, которая имеет определенную структуру, хранится в памяти компьютера, отображает состояние объектов и взаимосвязей между ними в некоторой предметной области.
Логическую структуру данных, хранимых в базе, называют моделью представления данных. К основным моделям представления данных (моделям данных) относятся иерархическая, сетевая и реляционная. Наиболее распространенной является реляционная модель, в которой связи между наборами данных реализованы на основании совпадения значений полей.
Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс языковых и программных средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования баз данных многими пользователями. Обычно СУБД различают по используемой модели данных. Так, СУБД, основанные на реляционной модели данных, называют реляционными СУБД.
Microsoft Access – это СУБД реляционного типа, в которой предусмотрены все необходимые средства для обработки данных и управления ими при работе с большими объемами информации. Кроме того, Microsoft Access является мощной платформой разработки офисных приложений с чрезвычайно гибкой и функциональной интегрированной средой пользователя.
СУБД MS Access – инструмент, предназначенный для быстрой разработки и развертывания офисных информационных систем. Он позволяет привлекать мощь реляционной базы данных для обработки информации и быстрого формирования деловых решений, интегрировать данные из электронных таблиц и других баз данных, использовать информацию совместного доступа во внутренних сетях и Интернете, компоненты других приложений.
Основные термины и определения:
Данные – произвольная информация, представленная в символьной (цифровой) форме;
Запись – структурированный тип данных, компоненты которого называются полями, имеют имя и тип;
Поле – элемент данных в записи;
Конструктор – мастер для создания различных форм БД;
Запрос – обращение к СУБД, содержащее задание на выборку, добавление, изменение или удаление записей;
Отчет – объект базы данных, который используется для вывода на печать данных в отформатированном виде;
Макрос – структура, состоящая из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями.
Основные возможности Microsoft Access:
управление данными во внешней и внутренней памяти и обеспечение эффективного доступа к ним в процессе решения задач;
поддержание целостности данных и управление транзакциями;
обеспечение безопасности данных;
ведение систематического журнала изменений в БД для обеспечения восстановления БД после технического или программного сбоя;
проверка допустимости введенного значения;
автоматизация многих процессов без программирования;
наличие встроенного языка программирования VBA (Visual Basic for Applications), с помощью которого можно программировать сложные процедуры обработки данных;
взаимодействие Access с другими приложениями;
средства для работы в Интернете;
инструменты для управления БД: конструкторы таблиц, форм, запросов, отчетов и пр.
Задание 1.
Создать базу данных сотрудников организации со следующими полями: Фамилия, Имя, Отчество, Табельный номер, Должность, Почтовый индекс, Адрес, Домашний телефон, Дата рождения, Дата найма, Номер паспорта.