Вопрос 34 Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами. Учет расчетов с подотчетными лицами.

1. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчёт товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственные цели. Работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учёта называются подотчётными лицами.

Для обобщения информации о расчётах с подотчётными лицами организации по суммам, выданным им под отчёт, используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Счёт 71 – активный, счёт расчётов. По дебету счёта отражается задолженность работников организации по выданным им под отчёт денежным суммам, по кредиту счёта – расходы подотчётных лиц по приобретению имущества и другие аналогичные расходы. Сальдо по счёту 71 – дебетовое, показывает наличие дебиторской задолженности подотчётных лиц, т.е. сумму денежных средств, находящихся в подотчёте у работников организации. Если по счёту 71 возникает кредитовое сальдо, то оно означает кредиторскую задолженность организации перед подотчётными лицами по произведённым ими расходам в оплату материально-производственных запасов, товаров, работ, услуг.

Служебной считается поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (Трудовой кодекс РФ, далее – ТК РФ, ст. 166).

Не признаётся служебной командировкой поездки работников, постоянная работа которых делается в пути (например, экспедиторы, водители) и чья работа носит разъездной характер (например, курьеры).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации Расходы на командировки В основном выдача подотчетных сумм производится из кассы организации (при заграничных командировках - подотчетные суммы могут быть перечислены в валютного счета организации на карточку сотрудника).

Подотчетные суммы выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации. Порядок выдачи подотчетных сумм регламентирован Правилами ведения кассовых операций (См. Кассовые операции: выдача подотчетных сумм).

После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные сроки обязан отчитаться перед организацией, т.е. составить и представить в бухгалтерию Авансовый отчет по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов.

В случае, если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм - организация компенсирует его.

Если сотрудник в установленные сроки не представил Авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на одноименном счете 71.

№	Содержание операции	Дебет	Кредит
1	Выданы из кассы подотчетные средства	71	50
2	Приобретены материалы из подотчетных средств	10	71
2	Осуществлены общехозяйственные расходы из подотчетных средств	26	71
3	Возвращен остаток неизрасходованных подотчетных сумм в кассу	50	71
4	Возмещен перерасход подотчетных сумм	71	50
5	Списаны невозвращенные в срок подотчетные суммы	94	71

2. Для обобщения информации о расчётах по имущественному и личному страхованию; по претензиям; по депонированным суммам оплаты труда; по суммам, удержанным из оплаты труда работников организации в пользу разных организаций и отдельных лиц на основании исполнительных документов или постановлений в судебных органах, другим аналогичным операциям предназначён счёт 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами». Счёт 76 – активно-пассивный, счёт расчётов. По дебету счёта начисляется дебиторская задолженность отдельных лиц и организаций, а также отражается погашение кредиторской задолженности отдельных лиц и организаций, по кредиту- погашение дебиторской задолженности и начисление кредиторской. Сальдо по счёту 76 в балансе показывается развёрнуто.

К счёту 76 рекомендуется открывать следующие субсчета:

76-1 «Расчёты по имущественному и личному страхованию»;

76-2 Расчёты по претензиям»;

76-3 «Расчёты по причитающимся дивидендам и другим доходам»;

76-4 «Расчёты по депонированным суммам»