37. Каковы составные части регистрационного номера документа и порядок его проставления?

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, постановлений и т. п.) регистрационный номер - это обычный порядковый номер документа. Для писем регистрационный номер дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются, например: 18-36-430, где 18 - индекс структурного подразделения (индекс дела), 36 - индекс корреспондента, 430 - порядковый номер документа по картотеке.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответом на запрос (письмо, докладная записка и пр.).

Ставится напротив даты.

38. Каков порядок адресования документа?

Адресование, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания адресата разработан достаточно подробно.

Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Реквизит "Адресат"

Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например: С.И. Иванову);

• почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения указываются должность получателя и его фамилия.

При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту. При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.