Способы исправления ошибочных записей в учётных регистрах.

При отражении хозяйственных операций на счетах, в учётных регистрах могут быть допущены ошибки. Эти ошибки нужно обнаружить и исправить.

Существуют следующие способы исправления ошибок:

1. Корректурный. Этим способом исправляют неправильно записанное слово, текст, число. При исправлении одной чертой зачёркивают слово, текст, число и сверху или рядом пишут правильно. Пишут "исправленному верить" и ставится подпись.

2. Красногосторна (отрицательные записи). Слово «сторно» означает - уничтожать. Этим способом можно исправить неправильно составленную бухгалтерскую проводку, если ещё не составлен баланс. Неправильно составленная проводка на счетах записывается второй раз, только сумму записывают красными чернилами или обводят в рамку, и затем записывают правильную бухгалтерскую проводку. При подсчёте итогов оборотов суммы записывают красным или взятые в рамки вычитаются. Например: с расчётного счёта получено наличными для выплаты заработной платы 200 000 рублей.

Д-т сч.№51 К-т Д-т сч.№70 К-т Д-т сч.№50 К-т

200000

200000

200000

30 000

200000

200000

X

200000

3000

Этим способом можно не только исправить неправильно составленную проводку, но и уменьшить сумму неправильно составленной бухгалтерской проводки.

170000

170000

3) Дополнительные записи. Этим способом исправляется ошибка в том случае, когда бухгалтерская проводка составлена на сумму меньшую, чем указано в документе. В таком случае на недостающую сумму составляется дополнительная проводка. Например: со склада материалы отпущены в основное производство 340 000 рублей.

Дополнительная проводка

Д-т 20 300 000 К-т 10/1 Д-т 20 К-т 10/1 40000

3. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактиче­ским наличием имущества и данными бухгалтерского учёта отра­жаются на счетах бухгалтерского учёта в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется и соответствующая сумма за­числяется на финансовые результаты организации, а в бюджетной организации эта сумма направляется на увеличение финансирова­ния;

б) недостача имущества и его порча в пределах нормы естествен­ной убыли относится на издержки производства или обращения; не­достача сверх норм естественной убыли относится на счёт виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взы­скании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его пор­чи списываются на финансовые результаты организации, а в бюд­жетной организации - на уменьшение финансирования.

Понятие о формах бухгалтерского учёта.

Под формой учёта понимают:

1. Порядок записи в учётных регистрах.

2. Связь синтетического учёта с аналитическим.

3. Виды используемых учётных регистров.

На основании первичных документов или итогах накопительных ведомостей составляются мемориальные ордера. Мемориальные ордера представляют собой документы, в которых записываются содержание операции и указывается бухгалтерская проводка на эту операцию, затем каждый мемориальный ордер регистрируется в регистрационном журнале и одновременно каждый мемориальный ордер записывается на счетах главной книги, которая представляет собой синтетические счета. На основании главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам. Мы рассмотрели ведение синтетического учета.

Аналитический учет кассовых операций ведется в кассовой книге. Аналитический учет всех других операций ведется в карточках аналитического учета. По данным карточек аналитического учета составляется оборотная ведомость по аналитическим счетам.

Сверка синтетического учета с аналитическим:

1. Итоги каждой оборотной ведомости по аналитическим счетам сверяются в соответствии с синтетическими счетами в оборотной ведомости по синтетическим счетам.

2. Кассовая книга сверяется со счетами кассы в главной книги.

Сверка хронологической записи с синтетической.

1. Итог регистрационного журнала сверяется с общими итогами дт и Кт оборотов в оборотной ведомости по синтетическим счетам.

2. Если после сверок расхождений не установлено, то составляется на основании оборотных ведомостей по синтетическим счетам бухгалтерский баланс и другая отчетность.

Недостатки этой формы учёта.

1. Многократность записи одной и той же хозяйственной операции.

2. Поскольку аналитический и синтетический учет ведутся раз дельно, то постоянно происходит отставание аналитического учета от синтетического.

3. Используется большое количество учетных регистров.

4. Тормозит рост производительности труда учетных работников.

На основании первичных документов или итогах накопительных или группировочных ведомостей составляются мемориальные ордера, затем каждый мемориальный ордер регистрируется в книге книга журнал-Главная.

Книга журнал-Главная представляет собой комбинированный учетный регистр, который совместил в себе регистрационный журнал и главную книгу. Это синтетический учет. Аналитический учет кассовых операций ведется в кассовой книге. Аналитический учет всех других операций ведется в карточках аналитического учета. По данным карточек аналитического учета составляется оборотная ведомость по аналитическим счетам.

Аналитический учет кассовых операций ведется в кассовой книге. Аналитический учет всех других операций ведется в карточках аналитического учета. По данным карточек аналитического учета составляется оборотная ведомость по аналитическим счетам.

1. Кассовая книга сверяется со счетами кассы в книге журнал-главная.

2. Итоги каждой оборотной ведомости по аналитическим счетам сверяется с данными синтетических счетов в книге журнал - Главная.

Сверка хронологической записи с синтетической.

Итог по графе сумма оборота сверяется с итогом Дт и Кт оборотов по всем синтетическим счетам в книге журнал Главная.

Если при проверках расхождений не установлено, то на основании книги журнал - Главная составляется бухгалтерский баланс и другая отчетность.

Недостатки этой формы учёта:

Неудобна в применении на больших предприятиях, где происходит большое количество хозяйственных операций, и взаимодействуют много счетов, она будет выглядеть громоздко и потеряет свою положительную сторону — наглядность.

Положительные качества этой формы:

1. При этой форме учета не составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам.

2. Составляется меньше учетных регистров.

3. Нашла свое применение на предприятиях с небольшим количеством операций и счетов.

На основании первичных документов или итогах накопительных или группировочных ведомостей составляются журналы — ордера. Записи в журналах — ордерах ведутся по кредитовому признаку, это значит, что на каждом журнале- ордере записывается Кт такого счета, по которому он ведётся. И все операции будут записаны в журнале ордере по Кт этого счета в Дт счетов, куда должна быть записана сумма, следовательно, по этой форме учета существует запись хозяйственных операций по кредитовому признаку.

Виды журналов-ордеров:

1. Журналы-ордера, в которых ведутся записи по Кт только одного счёта, их 3:

   1. журнал-ордер №1, записи ведутся по Кт счета ЛФ 50

   2. журнал-ордер №2, записи ведутся по Кт счета ЛФ 51

   3. журнал-ордер №2/1, записи ведутся по Кт счета ЛФ 52

необходимо отметить, что эти журналы-ордера имеют и ведомости:

а) ведомость №1, записи ведутся по Дт счета № 50

б) ведомость №2, записи ведутся по Дт счета № 51

в) ведомость № 2/1, записи ведутся по Дт счета № 52

2. Журналы - ордера, в которых ведутся записи по Кт нескольких счетов, например: Журнал-ордер ЛФ 10 (затраты на производство), Кт счета ЛФ 10, 70,69,28,25,26 и другие.

3. Журналы- ордера, в которых одновременно ведется синтетический и аналитический учет: Журнал-ордер №6 по Кт счета №60. Журнал-ордер № 7, по Кт счета № 71.

Например: Если мы возьмем журнал- ордер М’ 6, то в нём по каждой строке будет записываться поставщик, которые поставил нам некоторые виды материалов (‘аналитический учет) и одновременно в этом журнале- ордере учитывается общая сумма долга поступивших материалов всем поставщикам. (‘синтетический учет).

Каждый журнал- ордер подписывается бухгалтером и главным бухгалтером. Каждый журнал- ордер отражается в главной книге, т.е. по счетам.

Аналитический учет кассовых операций ведется в кассовой книге. Аналитический учет всех других операций ведется в карточках аналитического учета. По данным карточек аналитического учета составляется оборотная ведомость по аналитическим счетам. Если аналитический учет операций ведется в комбинированном журнале- ордере, где одновременно ведется синтетический и аналитический учет, то по таким счетам оборотная ведомость по аналитическим счетам не составляется, примером может быть счет М’ 60, 71.

Сверка синтетического учёта с аналитическим:

1. Итог каждого журнала- ордера сверяется с общим итогом всех документов, которые были записаны в этот журнал.

2. Итоги каждой оборотной ведомости по аналитическим счетам сверяется с данными соответствующих счетов главной книги.

Кассовая книга сверяется с журналом - ордером М 1 и счетом касса в главной книге, если нет расхождений, то на основании главной книги составляется баланс и другая отчетность.

По мере оснащения предприятия средств вычислительной техники стал вопрос об использовании без бумажной формы бухгалтерского учета. Автоматизированная форма бух. учёта имеет целый ряд преимуществ:

1. Применение вычислительной техники используется не только для сбора и обработки информации, но и для её регистрации.

2. Возможность выдачи информации по запросу.

3. Возможность диалогового режима работы с ЭВМ.

4. Высвобождение времени у работников учетного персонала и использование его для контрольно- аналитических функций.

5. Широкое внедрение в практике ПК привело к возможности создания автоматизированных рабочих мест бухгалтера.

6. С помощью компьютера значительно быстрее и надежнее выполняются бух. операции, составляются бух. регистры, оборотные ведомости и баланс.

7. С помощью компьютера в бухгалтерии значительно облегчается решение информационных поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составления и распечатки первичных документов.

8. Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бух. программ.

В настоящее время применяется как комплексные программы (1С бухгалтерия), так и программы по учету отдельных объектов (Финансы без проблем).

Наибольшее распространение получила программа 1С бухгалтерия, которая позволяет пользователю одновременно работать с планом счетов, журналом - регистраций хозяйственных операций и формировать различные выходные формы. Программа 1С бухгалтерия может базироваться как на журнально-ордерной форме учета, так, а на других формах учета. При использовании программы 1С бухгалтерия бухгалтер проверяет и обрабатывает поступившие первичные документы, и вводит содержащиеся в них данные в персональный компьютер. Ввод данных чаще всего осуществляется с клавиатуры, вручную в соответствии с графиком документ оборота.

Программа 1С бухгалтерия содержит набор типовых проводок, из которых бухгалтер может выбрать нужные для отражения хозяйственные операции. При необходимости возможен ввод проводок, непредусмотренных в данной программе. На основе введенной с первичных документов информации и выбранных корреспондирующих счетов создаётся журнал хоз. операций, который может быть выведен на печать. Программой предусмотрено получение промежуточной информации, систематизированной в журналах-ордерах, мемориальных ордерах, сальдовых оборотных ведомостей, шахматных ведомостей и в балансах.