5.1. Этапы развития автоматизации бу

Основными причинами применения ВТ в организации бу являются большие объемы информации, многочисленные группировки, жесткие сроки обработки, высокие требования к точности и достоверности.

Бухгалтерские задачи ранее других стали обрабатываться с помощью тех-

нических средств. Компьютеризацию бу можно разделить на 2 этапа – механизированный и автоматизированный.

Первый этап (50-60 годы 20 века) характеризуется использованием электронно-механических перфорационных машин, организацией машиносчетных станций на крупных предприятиях. Основную роль на них играла комплексная механизированная обработка учетных записей таблично-перфокарточной системы на базе типовых программ.

Переход ко 2-му этапу – автоматизированному (с начала 70-х годов) – был вызван появлением ЭВМ, приспособленных для решения задач в сфере экономики. Этап автоматизации в своем развитии насчитывает несколько периодов. Они зависят от изменения форм взаимодействия машины и пользователя и от режимов работы ЭВМ.

Начальный период связан с централизованной обработкой бухгалтерских задач на ВЦ, где применялся однопрограмный режим работы ЭВМ. Бухгалтер мог влиять на ход решения задачи. Оператор, получив учетную документацию, обрабатывал ее на ЭВМ по программе и возвращал пользователю сводные бухгалтерские данные – ведомости аналитического и синтетического учета.

Появление в начале 80-х годов ПЭВМ, обладавших высоким быстродействием, большой емкостью оперативной памяти, широким выбором внешних устройств ввода – вывода информации позволило по-новому подойти к вопросам организации машинной обработки бухгалтерских задач. В этот период начинается переход от централизованной обработки бухгалтерской информации на ВЦ к децентрализованной, предусматривающей установку ПЭВМ на рабочем месте бухгалтера. Важнейшим преимуществом АРМ бухгалтера является возможность использования компьютеров на малых и средних предприятиях. В условиях децентрализованной обработки информации появляется возможность решения отдельных учетных задач на АРМ и передачи полученных результатов на компьютер более высокого уровня для составления сводных регистров бу и отчетности.

5.2. Состав комплекса задач автоматизированной системы бу

Информационная система бу традиционно включает в себя следующие комплексы задач: учет основных средств; учет материальных ценностей; учет труда и з/п; учет готовой продукции; учет финансово-расчетных операций; учет затрат на производство; сводный учет и составление отчетности. Они содержат информацию о качественно однородных ресурсах предприятия.

Организация АРМ на базе персональных компьютеров, создание локальных вычислительных сетей предприятия выдвигают новые требования к организации информационной базы и формированию комплексов экономических задач. Появляются возможности создания системы распределенных баз данных, обмена информацией между различными пользователями, автоматического формирования первичных документов в компьютере. Возникают межфункциональные комплексы задач управления, т.е. новые версии программных продуктов по бу объединяют информацию разных участков учета.

В целом программные продукты, автоматизирующие учет в организации, можно разделить по степени охвата на 3 основные группы:

1. "коробочный" продукт (стандартная программа, не требующая затрат на внедрение, практически не адаптируемая к особенностям деятельности предприятия);

2. программный комплекс (предусматривает настройки под нужды предприятия, позволяет автоматизировать специфические объекты учета);

3. интегрированный программный комплекс (обеспечивает автоматизацию всей деятельности организации, построение информационной модели, максимально приближенной к действительности).

Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить 3 фазы обработки, заложенные в основу машинных программ.

На первой фазе производятся первичный учет, заполнение первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку (например, по учету з/п составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной з/п).

Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в регистрах аналитического и синтетического учета, журналах-ордерах по счетам. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по каждому участку учета.

Третья фаза обработки состоит в осуществлении сводного синтетического учета: оборотно-сальдовых ведомостей по счетам Главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы "Проводка – Главная книга – Баланс".