4.2. Структура бухгалтерского аппарата

Структура бухгалтерского аппарата определяется исходя из формы организации учета. Под структурой бухгалтерского аппарата понимаются состав и соподчиненность взаимосвязанных организационных единиц или звеньев бухгалтерии, выполняющих различные функции, т.е. деление аппарата на составные части на основе принципов разделения труда и кооперации совместных усилий работников. Различают 2 основных вида разделения труда – предметное и функциональное.

Предметное (линейное или оперативное) разделение труда основано на принципе обособленности выполняемых работ или операций, при котором весь определенный цикл совершает от начала до конца один работник или определенная часть аппарата бухгалтерии. Например, учет производственных затрат основного производства выполняет одна часть бухгалтерии, вспомогательных производств – другая часть. Достоинство предметного разделения труда заключается в приближении учетного аппарата к объектам учета, в связи с чем увеличивается знание о характере закрепленного за работником участка работы, персональная ответственность за выполнение обязанности.

Функциональное разделение предполагает централизованное построение учетного аппарата и выполнение каждым работником или определенной частью аппарата однородных совокупных функций или операций. Например, учет з/п в этом случае выполняется следующим образом: один работник (группа работников) принимает и проверяет первичные документы, второй исчисляет по этим документам з/п, третий составляет учетные регистры и т.д.

Применение того или иного принципа разделения труда зависит от объема учетных работ. Часто происходит смешанное разделение труда бухгалтеров.

На структуру бухгалтерского аппарата влияют численность работников, объем учетно-отчетных и контрольных работ, их значимость и сложность. Требуемое количество бухгалтеров определяется в зависимости от объема обрабатываемой информации по каждому из объектов учета. Расчеты количества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых норм времени и норм обслуживания

на работы по бу. В соответствии с расчетным количеством бухгалтеров формиру-

ется организационно-штатная структура бухгалтерии.

Наиболее проста структура бухгалтерии в небольших организациях. Здесь работы распределяются между исполнителями, как правило, без учета специализации по конкретным участкам. Все работники подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

Бухгалтерия средних и крупных организаций имеют более широкий круг объектов учета, поэтому возникает необходимость разделить бухгалтерию на отдельные части. Как правило, такое деление производят по главным участкам работы бухгалтерии. В условиях централизации управления наиболее распространена такая структура аппарата, когда в составе бухгалтерии выделяют части (отделы, секторы, группы) по учету:

• труда и з/п;

• материальных ценностей;

• затрат на производство;

• готовой продукции и ее реализации;

• расчетных операций;

• всех остальных ценностей;

• обобщения всех данных учета и составления отчетности.

Руководство бухгалтерии (главный бухгалтер и его заместители)

Группа учета Группа учета Группа учета

труда и з/п мат. ценностей затрат на производство

Группа учета Группа учета Учет остальных Сводная

готовой продукции расчетных операций группа

и ее реализации операций

Рис. 1. Структура бухгалтерии

Группа учета труда и з/п часто называется расчетным отделом. Отдел производит весь цикл работ по учету труда и з/п, составляет соответствующую отчетность и осуществляет контроль.

Группа учета МЦ называется материальным отделом. Отдел учитывает и контролирует наличие и движение всех видом ТМЦ, участвует в инвентаризации этих ценностей и составляет отчетность.

Группа учета затрат на производство называется производственным отделом. Он ведет учет затрат на производство, калькулирует с/с продукции, контролирует и анализирует трудовые и материальные затраты, участвует в инвентаризации НЗП и составляет отчетность.

К функциям следующего подразделения обычно относится учет выпуска, наличия, отгрузки и реализации продукции, расчетов с покупателями.

При большом объеме банковских операций их учет, а также учет денежных средств, может выполнять самостоятельное подразделение. На него обычно возлагаются организация финансовой работы и финансового планирования в тех организациях, где отсутствует финансовый отдел.

Вся остальная отчетная и контрольная работа входит в функции шестого подразделения. Это учет финансовых результатов и внутрихозяйственных расчетов.

Иногда в составе бухгалтерии выделяют сводное подразделение для обобщения всех данных бу, составления баланса и отчетности, координации работы отдельных подразделений, организации информационной системы.

Кроме того, при ведении организацией капитального строительства, в бухгалтерии создают отдел по учету затрат на строительство, операций по приобретению основных средств и их финансирование, составлению отчетности по капитальным вложениям.

При наличии в организации большого ЖКХ специальный отдел бухгалтерии организует работу по этому участку.

Если бу в организации ведет бухгалтерия, составляется Положение о бухгалтерии. Оно состоит из следующих разделов:

• Общие положения;

• Цели и задачи;

• Функции;

• Права и обязанности;

• Руководство;

• Взаимоотношения (служебные связи);

• Организация работы.

На основании Положения о бухгалтерии определяют общий объем работ и устанавливают численный и должностной состав бухгалтерии. На каждого предполагаемого работника должна быть составлена должностная инструкция. При составлении должностных инструкций пользуются Сборником тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих.

Тарифно-квалификационные характеристики содержит следующие разделы.

Раздел "Должностные обязанности" – перечислены основные функции, выполнение которых может быть поручено полностью или частично работнику, занимающему данную должность.

Раздел "Должен знать" включает в себя основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнение должностных обязанностей.

Раздел "Требования к квалификации по разрядам оплаты" определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.

Должностная инструкция – индивидуальный документ, разрабатываемый на основе типовых ТКХ. Конкретные должностные инструкции всегда имеют свои особенности, т.к. любая организация имеет свою специфику.

При наличии должностной инструкции отделу кадров легче подобрать необходимого работника. При приеме на работу претендент знакомится с кругом своих обязанностей и может сразу соотнести с ними свои возможности. При зачислении на должность принимаемый работник должен расписаться в инструкции. Это означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять.

Должностная инструкция имеет следующую структуру: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения (связи по должности).

"Общие положения" содержат обобщенные сведения о должности, подчиненность, требования к образованию и практическому опыту работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности. Например: "Бухгалтер (кассир) назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению главного бухгалтера". Последний пункт данного раздела содержит перечень основных законодательно-нормативных и методических актов, которыми руководствуется работник.

В разделе "Функции" формируются основные направления деятельности, а в следующем разделе "Должностные обязанности" перечисляются конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто указанные разделы объединяют в один – "Основные задачи и обязанности". Чем объемнее будет расписано, что делает работник и как он выполняет эту работу, тем ценнее должностная инструкция. Здесь же указывается взаимозаменяемость работников на время отпуска, болезни.

В раздел "Права" включают виды документов, которые представляют данному работнику или в составлении и оформлении которых он участвует.

Раздел "Ответственность" может быть составлен обобщенно, например: "Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и не использование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально исходя из содержания обязанностей.

В пункте "Взаимоотношения (связи по должности)" должно быть четко расписано, от кого, какую информацию, в какой документальной форме получает работник. Например, если он занят начислением з/п, указывается порядок представления ему табеля учета рабочего времени, копий приказов по личному составу о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках.

В последние годы в должностные инструкции часто вводят раздел "Организация работы". Он необходим, если имеется совмещение видов работ. Так, в небольших организациях на бухгалтера часто возлагается ведение архива. Здесь же указывается режим работы, форма контроля.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения (гл. бухгалтером) и утверждается руководителем организации.

5. СПЕЦИФИКА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА В КОМПЬЮТЕРНОЙ СРЕДЕ