3 Організація робочого місця

Офіс – штучне середовище, в якому люди проводять більше половини свого свідомого життя. Раціональне устаткування робочого місця надає позитивний вплив на продуктивність праці. Для того, щоб правильно організувати офісний простір, необхідно чітко визначити головні функціональні зони.

Робочим місцем адміністратора є приймальня, в сучасному бізнесі іменована «ресепшен» (reception). Ресепшен – не тільки функціональна частина будь-якого офісу, але і важлива складова іміджу компанії. Вже при вході в офіс відвідувач бачить, якому стилю роботи тут віддають перевагу: солідності або активності, гнучкості або консерватизму.

Дизайнерське оформлення презентаційної зони повинне повністю відповідати оформленню решти офісних приміщень. Проте в приймальні, як правило, використовують дорожчі обробні матеріали, ніж в робочих зонах.

Приміщення приймальні умовно можна розділити на дві зони. Перша – зона очікування для відвідувачів (клієнтів). Друга зона - це простір для встановлення ресепшн-стойки.

Місце прийому відвідувачів, як правило, обладнують м'якими стільцями або кріслами і журнальним столиком, який можна прикрасити композицією з живих квітів. На столику розкладають свіжу пресу, рекламні буклети і проспекти компанії. У цій зоні також доречна шафа для верхнього одягу. Бажано шафа-купе, але без дзеркальних дверей.

Непоганим доповненням буде наявність автомата з питною водою. Зараз ці пристрої поєднують в собі декілька функцій. Залежно від свого бажання відвідувач може вибрати гарячий напій, їм може бути чай або кава, просту воду (вона так само може бути газованою) або холодну воду. Дуже важливо щоб в ресепшн зоні була присутня система клімат-контроля. Вона дозволить вашим відвідувачам відчувати себе комфортно і в зимову холоднечу і в літню спеку.

Дуже популярними стали акваріуми в приймальнях і на ресепшен – це не просто дань моді, а обміркований психологічний хід. Навіть найроздратованіший і негативно настроєний клієнт, спостерігаючи за плавними переміщеннями красивих акваріумних рибок, заспокоїться і розслабиться, а значить і зустріч пройде вдаліше.

Головна відмінність стійкі ресепшн від звичайного столу – її дворівнева структура. Нижній рівень – це робоча поверхня для адміністратора, тут розташовується комп'ютер, телефон, оперативні документи. Висота робочого столу відповідає стандартам і складає 70-80 см (звичайний 72 см). Завдяки появі компактних рідкокристалічних моніторів глибина стільниці скоротилася до 70-90 см, це дозволяє істотно економити простір без збитку для продуктивності праці.

Верхній рівень – стільниця для спілкування з відвідувачами. Згідно з нормами ергономіки вона знаходиться на висоті 107-113 см, що відповідає рівню очей сидячої людини. Така висота стійки забезпечує адміністратору психологічну відособленість робочого місця при повному обзорі приміщення. Відвідувач охоче використовує верхню стільницю для підпису документів і комфортного спілкування з адміністратором. Ряд моделей допускає регулювання висоти обох стільниць, що дозволяє ще краще обладнати робоче місце.

Простір між двома стільницями використовується адміністратором для зберігання документів, розміщення комп'ютерного монітора, лотків для паперів і інших необхідних аксесуарів. Висока стійка зручна тим, що документи, що знаходяться в ній, добре закриті від поглядів відвідувачів, хоча вмонтовувати верхню стільницю вище 120 см не рекомендується – адміністратор буде дуже закритий, що не сприяє спілкуванню з відвідувачами.

Не менше значення в організації робочого місця адміністратора відіграє і естетичне оформлення приймальні. Колірна гамма в оформленні створює певну емоційно-ділову атмосферу, впливаючи на підсвідомість. Використовуючи кольори, необхідно враховувати їх здатність впливати на трудову діяльність. Наприклад, поєднання червоного і синьо-зеленого підвищує загальну працездатність, жовтого або жовто-зеленого у поєднанні з оранжевим — знімають втому. Треба сказати, що жовтий колір в цілому стимулює розумову діяльність і настроює на пошук компромісів.

Вдало підібрані кольори в інтер'єрі можуть візуально розширювати приміщення або звужувати їх, створювати відчуття тепла або прохолоди.

В цілому, для робочого приміщення найбільш оптимальні жовто-синьо-зелені тони в різних поєднаннях і відтінках. Для стелі краще вибрати білий колір.

У приймальні цілком доречний декор — картини, гравюри, естампи на стіні, кераміка на полицях, підлогові вази і невеликі скульптури. Всі деталі повинні органічно вписуватися в стилістику приміщення, не руйнувати естетику простору. Картина на стіні може бути колірним акцентом, що врівноважує або доповнює основний колір.

Також на стінах можна розмістити сертифікати, ліцензії і дипломи, що свідчать про досягнення компанії, кваліфікацію співробітників.

Правильне освітлення робочих приміщень і місць сприяє збільшенню ефективності праці, попереджує зорову і загальну втому, викликає відповідний настрій і самопочуття.

Безперечно, найбільш підходящим для роботи є природне освітлення – від нього очі втомлюються менш за все. Однак природне освітлення іноді доводиться доповнювати штучним.

Робоче місце адміністратора може бути освітлене двома способами: за допомогою прямого або відбитого світла.

У першому випадку світло направлене прямо на робоче місце, проте при цьому недостатньо освітлює все приміщення, що приводить до появи глибоких тіней. У другому випадку світло досягає робочого місця, відбившись від стелі і стенів, але весь простір в цілому сприймається нечітко. Якнайкращий ефект дає поєднання обох способів освітлення.