2. Содержание процедур индексирования, первичнойрегистраци исходных сведений о документе, формирования картотек и ежедневной проверки правильности регистрации документов и их наличия.

Индексирова-

н ие

документов

П ервичной регистрации исходных сведений о доку­менте

Формирова-

ние

к артотек

Ежедневная проверка

правильности регистрации документов и их наличия

а) проставление входящего штампа на докментах и носсителях информации

б) определение входящего номера документа: при журнальной и карточной регистрации документов (внесение отметки в контрольный журнал);

в) проставление во входящем штампе номера документа, даты и количества листов;

г) проставление регистрационных сведений в приложениях;

д)проставление входящего номера документа в журнале учета пакетов

е) добавление к входящему номеру идентифицирующегоиндекса (номера дела по номенклатуре).

а) заполнение граф журнала учета (или описи) поступивших документов или заполнение учетной карточки

б) проверка соответствия исходных данных в журнале или карточке, контрольном журнале и на документе;

в) проставление в журнале учета пакетов отметки о возврате документа, зарегистрированного за исходящим номером, внесение отметки в регистрационную карточку документа;

г) проверка правильности регистрации документов, переданных пожурналу учета пакетов на другие участки службы документации, внесение в журнал номеров этих документов и количества листов;

д) подкалывание учетной карточки входящегоучета к документу.

а) распределение карточек по картотекам;

б) внесение отметки о местонахождении документа в контрольный журнал;

в) фиксирование в карточке росписи за получение документа;

г) помещение карточки в картотеку;

д) поиск сведений о документах и выдача ответов на запросы по документам;

е) ведение (актуализация) картотеки

а) подсчет и сравнение количества полученных и зарегистрированных документов;

б) проставление в журнале учета пакетов отметки о правильности закрытия всех позиций, итоговой записи;

в) проверка регистрации каждого документа;

г) проверка закрытия всех позиций в журнале учета пакетов, наличия двух росписей за документы, переданные на другие участки службы док-ции;

д) проверка внесения отметок о возвращенных документах;

е) проверка внесения отметок по документам, присланным во времен-ное пользование и не взятых на входящий учет;

ж) проверка наличия документов по незакрытым позициям журнала учетапакетов;

з) проставление штампа проверки под итоговой записью;

и) проверка полноты изъятия документов из пакетов и уничто­жениепакетов.

Входящий

(исходящий)

Номер и гриф

Дата регистрации

документа

Исходящий номер и дата

Поступившего документа

Количество листов

Основного

документа

приложения

Наименование

Отправителя

Краткое содержание

подшивка

Номер дела

Номер листов

Подписи о сверке и дата

вид

Инв.

Подписи о сверке, дата

Отметка о сверках наличия

Карточка проверена, все позиции закрыты

(подпись)

« » 20 г.

движение

Дата

Количество основных приложений

Кому выдан или куда отправлен

Роспись в получении или номер реестра

Подписи о сверке, дата

Дата возврата

Роспись в приеме или отметка о возврате

Для разных отметок: