Уничтожение документов, дел и носителей информации

Процесс уничтожения конфиденциальных документов, срок хранения которых истек, имеет некоторые особенности. При уничтожении конфиденциальных документов должна быть исключена возможость ознакомления посторонних лиц с уничтожаемой информацией, подмены документов, неполного уничтожения документов, утраты (утери, кражи) документо и дел, выделенных для уничтожения.

Перечисленные угрозы могут стать контроллируемыми при соблюдении процедур уничтожения документов, дел и носителей информации.

Уничтожение конфиденциальных документов и дел организуется службой КД. Состав уничтожаемых документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или ннаправлений деятельности, санкционируется экспертной комиссией фирмы и производится с оформлением и без оформления акта.

По истечении срока хранения уничтожаются (с оформлением акта):дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-,аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты ообо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и др. Подобные материалы. Акт подписывют члены экспертной комиссии и утверждает первый руководительфирмы. Уничтожаются (с оформлением акта) любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютерра, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

Без составления акта уничтожаются испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи доументов, находящиеся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнение конфиденциальных документов.

Фактическое уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения производится толко после утверждения описей дел постоянного и длительного срока хранения за соответствующий период. Подписание акта и несение отметок обуничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускются.

Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения их в бесформенную массу. Магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления.

Без оформления акта уничтожаются: испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

Содержание процедур процедур уничтожения документов, дел и носителей информации:

• процедура подготовки документов и дел к уничтожению

• процедура оформления акта на уничтожение документов

• процедура уничтожения документов по акту

• процедура уничтожения документов и носителе й без составления акта

Схема уничтожения документов и носителей информации
П роцедура уничтожения документов и носителей информации без составления акта:		Процедура подготовки документов и дел к уничтожению:		П роцедура оформления акта на уничтожение документов:	Процедура уничтожения документов по акту:
а) разрывание листов, разрушение магнитного или иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника участка; б) накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике (урне); в) физическое уничтожение несколькими сотрудниками остатков носителей; г) внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов и носителей.		а) выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам; б) получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений предприятия; в) систематизация документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.		а) включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе; б) оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт; в) проведение проверки наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт, г) согласование, подписание и утверждение акта, рассматриваемого членами экспертной комиссии д) согласование, подписание и утверждение акта, не рассматриваемого членами экспертной комиссии.	а) проверки специальной комиссией наличия документов, дел (томов), магнитных и других технических носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте, б) физическое уничтожение специальной комиссией документов, дел (томов) и технических носителей информации; в) внесение в акт и учетные карточки документов записи об уничтожении, роспись членов комиссии, производивших уничтожение.