Билет 10 Полная и частичная обработка документов, предназначенных для сдачи в архив

В архив организации свои документы сдают структурные подразделения в соответствии с графиком. График утверждает руководитель архивом. Структурные подразделения сдают документы постоянного и долговременного сроков хранения. На эти документы составляются архивные описи в 2 экземплярах. 1 экз. вместе с документами сдается в архив. 2-ой экз. остается в структурном подразделении. А если будут сдаваться документы временного срока хранения, то они будут сдаваться по номенклатуре.

С документами постоянного и долговременного сроков хранения производят полную обработку.

Она состоит из следующих этапов:

1 – документы снимают со скоросшивателя и раскладывают их по хронологии, удаляют металлические скрепки, файлы.

2 – все листы нумеруются архивным способом (т.е. карандашом в верхнем правом углу), и составляется внутренняя опись документов, помещенных в это дело с указанием номера страницы.

3 – составляются остальные документы учетно-справочного аппарата: карточка-заместитель, лист использования документов; внутренняя опись; лист заверительной надписи.

4 – листы прокалываются на 4 прокола и подшиваются в отдельную картонную папку.

5 – распечатать обложку и приклеить ее на папку. Обработанные дела внести в опись, сдать в архив.

Частичная обработка предназначена для документов временного срока хранения и только для 10-летних. Для таких документов нумеруются листы, и составляется внутренняя опись, но их оставляют на скоросшивателе.

Документы с меньшим сроком хранения не подлежат обработке.

Особенности подшивки отдельных категорий документов

Если документы представляют определенную ценность, то их складывают в специальные папки с клапанами. а листы нумеруют архивным способом.

Если документ крупноформатный, то его можно подшить либо за середину, и тогда нумеровать как 2 листа, либо подшить за один край, второй край свернуть до формата папки и нумеровать как 1 лист.

Оформление фотографий в деле.

Если одна фотография, то на обороте её пишут карандашом, что изображено и вкладывают ее в уже подшитый конверт, конверт нумеруется как отдельный лист. Подшивается к верхнему полю, клапаном к себе и после документа, к которому относится. Конверт должен быть больше по формату, чем фотография.

Допускается оформление несколько фотографий в одном конверте, тогда они нумеруются. Можно также несколько фотографий вложить в разные конверты, тогда будут нумеровать конверты.

Во внутренней описи отмечается номер конверта. Он проставляется после номера той статьи, к которой относится.

Наличие конверта отмечается в листе заверительной надписи. Пишут: лист №… конверт с 1 фотографией.

Внутр. опись составляется на документы одного дела и служит для поиска и учёта документов. Архивная опись составляется на все дела. сдаваемые в архив. Она служит для систематизации, учета дел, а также для справочной работы. т.к. раскрывает состав и содержание каждого дела.

Билет 11 Перечни документов с указанием срока хранения документов, виды структура

Перечень – это систематизированный список видов и разновидностей документов с указанием нормативного (обязательного) срока хранения

Сроки хранения в перечне изменить нельзя. Можно изменить только в сторону увеличения, если это вызвано производственной необходимостью, это решение должно быть зафиксировано протоколом ЦЭК

2 вида перечней

- Ведомственный

Создают министерства, ведомства на основе типового: вместо типовых заголовков они берут заголовки, отражающие специфику своей организации, сроки хранения берутся из типового и таким образом получается ведомственный перечень с указанием сроков хранения. Он используется как в самом министерстве, так и в подведомственных организациях.

- Типовой

Включает в себя документы, образующиеся при документировании общих управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от их функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности и форм собственности. Сроки хранения, указанные в типовом перечне распространяются на все виды организаций вне зависимости от того, сдают они свои док-ты в архив или нет

Существует 3 категории организаций:

1. организации, которые создают документы, имеющие определённую ценность и эти док-ты обязательно сдаются в гос. архив

2. организации, которые как правило не сдают док-ты в гос. архив, но если в процессе их деятельности появятся ценные документы, то они будут сданы в гос. архив. Решение об этом принимает ЭК организации

3. организации, в деятельности которых не возникают ценные док-ты. Эти док-ты имеют только справочное значение и в гос. архив не сдаются

Перечни можно использовать при формировании дел, при составлении номенклатуры дел, при разработке схем классификации документов и использовать в работе различных ЭК

Все виды перечней служат целям сохранения, организации и качественного пополнения Архивного фонда РФ

Отметка ЭПК, проставленная в перечне к конкретным видам документов означает, что часть таких документов после просмотра ЭПК может содержать научно-историческое значение и в установленном порядке должна быть передана на постоянное хранение в гос. архивы.

Исчисление сроков уничтожения документов

2000 – дело закончило делопроизводство

2001 – сдавать в архив

+ 5 лет срок хранения

2006 – срок хранения истёк полностью

с 1 января 2007 можно включать в акт об уничтожении, раньше нельзя

Структура

По структуре Перечень состоит из 4 граф: номер статьи, вид документа, срок хранения документов, примечание

Для определения сроков хранения документов в Перечне используется алфавитный указатель видов и разновидностей документов

Для определения конкретного срока хранения нужно просмотреть все номера статей, прилагаемые к данному виду документа