- •Билет 1 Номенклатура дел организации
- •Билет 2 Особенности составления номенклатуры дел в мид рф
- •Билет 3 Историко-документальный департамент. Депозитарное хранение документов
- •Билет 4 Государственные архивы, виды, функции.
- •Билет 5 Ведомственные архивы, виды, функции
- •Центральный архив
- •Объединенный
- •Архив организации
- •Билет 6 Экспертиза ценности документов, критерии, этапы
- •Билет 7 Виды экспертных комиссий, оформление результатов экспертизы ценности документов
- •Билет 8 Формирование документов в дела. Стабильные досье
- •Билет 9 Единый классификатор документов, назначение, структура
- •Билет 10 Полная и частичная обработка документов, предназначенных для сдачи в архив
- •Билет 11 Перечни документов с указанием срока хранения документов, виды структура
- •Билет 12 Учетно-справочный аппарат дела, состав, назначение
- •Билет 13 Сроки сдачи документов в архив мид рф
- •Билет 14 Оформление обложки архивного дела в мид рф
- •2 Гриф ограничения доступа к делу
- •4 Номер раздела и его название
- •Билет 15 Виды заголовков дел, используемые в мид рф
- •Билет 16 Оформление обложки дела в организации
- •Билет 17 Подготовка к сдаче в архив регистрационных форм
- •Билет 18 Сдача дел в архив загранучреждениями
- •Билет 19 Архивная опись (сдаточная)
- •Билет 20 Особенности составления архивной описи дел в мид рф
- •Примечание
- •Билет 21 Учет документов в архиве, цели, принципы, единицы учета
- •Билет 22 Учет документов в ведомственном архиве
- •3) Список фондов
- •5) Дело фонда
- •Билет 23 Научно-справочный аппарат архива организации
- •Примеры
- •Билет 24 Обеспечение сохранности документов
- •Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Реставрация и консервация документов
- •Размещение документов в хранилище. Топографические указатели
- •Оборудование архива
- •Охранные мероприятия
- •1. Световой
- •2. Температурно-влажностный
- •3. Санитарно-гигиенический режим
- •Требование к зданиям и помещениям архива.
- •Билет 25 Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Порядок проведения проверки
- •Оформление результатов проверки
- •Билет 26 Цели и формы использования архивных документов
- •Билет 27 Информационное обеспечение пользователей, виды запросов
- •Билет 28 Сроки исполнения запросов
- •Билет 29 Архивная справка, копия, выписка, назначение, оформление
- •Билет 30 Составление архивной справки (карточка)
- •Архивная справка
Билет 9 Единый классификатор документов, назначение, структура
Единый классификатор документов (ЕКД) разработан в целях совершенствования системы делопроизводства и документооборота, хранения, оперативного поиска и подготовки документов к сдаче на архивное хранение в системе МИД РФ.
ЕКД представляет собой перечень вопросов, по которым в делопроизводстве систематизируются документы, отражающие деятельность МИД РФ: подразделений центрального аппарата (ЦА), представительств МИДа на территории РФ и загранучреждений.
ЕКД построен по десятичной системе. В нем имеется 10 разделов, определяющих основные критерии документов, разделы разбиты на 10 групп, группы в свою очередь могут быть разбиты на 10 подгрупп.
Графы
Первая графа – индекс документа. Индекс представляет собой цифровое обозначение соответствующего вопроса и составляется следующим образом: первая цифра индекса – раздел, к которому относится данный вопрос, второй – группу, третий – подгруппу, четвертый – подподгруппу.
Вторая графа указывает название индекса, т.е. заголовок; они располагаются по мере возрастания индексов.
Третья графа – сроки хранения документов, относящихся к тому или иному вопросу.
Для некоторых документов вместе со сроком хранения проставлены буквы «ЭК» (экспертная комиссия). Это означает, что документы до уничтожения должны быть полистно просмотрены ЭК департамента или загранучреждения. Если будет установлено, что по своему содержанию эти документы сохраняют политическое или научное значение или не потеряли еще практической (справочной) ценности, то ЭК продляет срок их хранения.
Четвертая графа – в ней указано, какие департаменты или загранучреждения сдают в архив указанную категорию документов. Отсутствие какого-либо указания в графе означает, что данная категория документов не подлежит сдаче в архив. В МИД РФ в архив не сдаются документы со сроками хранения до 5 лет включительно, они хранятся в канцеляриях департаментов.
Нулевой раздел ЕКД
В нулевой раздел включаются наряды документов.
Наряды представляют собой полные подборки документов одной разновидности, независимо от вопросов, затронутых в них, – ноты, записи бесед, обзоры прессы. Они формируются по номинальному признаку.
В разделах ЕКД имеются нулевые группы, а в группах – нулевые подгруппы. В подгруппах имеются нулевые подподгруппы, которые могут быть использованы при значительном количестве вопросов одной группы. Например, небольшое по объему количество документов по водному транспорту следует сформировать в одно дело 3200 «Водный транспорт и судоходство» – без детальной разбивки документов на подгруппы. В тех случаях, когда переписка по вопросам транспорта и связанных с ним вопросов незначительна, можно сформировать эту переписку в одно дело 3000 «Транспорт и связь».
Раздел 0. Наряды документов
Раздел 1. Политические отношения
Раздел 2. Экономические отношения
Раздел 3. Международные транспорт и связь
Раздел 4. Территориальные и пограничные вопросы. Использование космического пространства
Раздел 5. Консульские отношения
Раздел 6. Правовые вопросы
Раздел 7. Справки, обзоры и характеристики
Раздел 8. Культурно-просветительские и гуманитарные вопросы
Раздел 9. Административная деятельность. Структура и управление