Билет 5 Ведомственные архивы, виды, функции

Ведомственный архив (архив организации) – это структурное подразделение организации, которое хранит и использует документы только своей организации.

В небольших организациях эти функции выполняет лицо ответственное за постановку делопроизводства в этой организации.

Архив как отдельное структурное подразделение имеют только крупные организации, возглавляет его заведующий, в штате ещё есть архивисты.

Архив как структурное подразделение руководствуется в своей деятельности «Основными правилами работы архивов организаций»

В архив поступают документы от структурных подразделений организации (каждый по своему графику). После окончания делопроизводством документы в течение года находятся на хранении в структурном подразделении для справочной работы.

Виды ведомственных архивов:

1. Центральный архив

Входит в состав организации. Создаются в министерствах, комитетах, ведомствах. Они представляют собой комплекс исторически сложившихся фондов, отражающих историю и современную организацию данного учреждения. Эти фонды в государственные архивы не передаются. Являясь архивами ведомственными, они выполняют функции государственных. (Архивы МИД, Минобороны, МВД и других силовых министерств)

2. Отраслевой (центральный отраслевой архив)

Не входит в состав организации. Хранит документы всех организаций определенной отрасли, всех уровней подчинения, независимо от их территориального расположения. Он является отдельным учреждением, но хранит документы ведомственные. (Центральный отраслевой архив машиностроения)

3. Объединенный

Не входит в состав организации, является отдельным учреждением, но хранит ведомственные документы. Хранит документы нескольких организаций одной отрасли, связанных системой подчинения или однотипных по профилю деятельности.. (МОСГОРТРАНС, Центральный объединённый архив учреждений системы образования г. Москвы)

4. Архив организации

Входит в состав организации. Структурное подразделение организации, которое хранит документы своего ведомства, предшественников, филиалов. Подчиняется руководителю учреждения.

Задачи ведомственных архивов:

Специфические:

- оказание методической и практической помощи структурным подразделениям своего ведомства.

- подготовка и передача в гос. архив документов с истекшими сроками ведомственного хранения.

Общие:

- комплектование (пополнение новыми документами) архива (из структ. подразделений)

- учет и обеспечение сохранности документов

- создание научно-справочного аппарата к документам

- использование архивных док-ов

Билет 6 Экспертиза ценности документов, критерии, этапы

Экспертиза ценности документов – это определение сроков хранения документов, выделение ценных документов на постоянное хранение и отбор документов, потерявших практическую ценность, к уничтожению.

Ценность документов определяется на основе специальных критериев.

Критерий – это признак, на основе которого дается оценка чему-либо или кому-либо (предмету, факту, человеку).

Для этого используются три группы критериев:

1 группа – Критерии происхождения:

1. роль и место организации в системе гос. управления или конкретной отрасли

2. значимость выполняемых ею функций

3. время и место образования документа

4. значимость отраженных в документе событий

2 группа – Критерии содержания

1. уникальность и типичность информации документа

2. ее повторяемость в других документах

3. вид документа

4. подлинность документа

3 группа – Критерии внешних особенностей

1. форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа

2. юридическая достоверность документа

3. физическое состояние документа

Основные задачи экспертизы ценности документов

1. Определение сроков хранения документов по типовым и ведомственным перечням.

2. Отбор ценных документов для передачи на постоянное хранение в госархиве (документы долговременного срока хранения, у которых истек ведомственных срок хранения).

3. Выделение к уничтожению документов временного срока хранения, потерявших свою практическую ценность.

Этапы экспертизы ценности документов

1 этап – в делопроизводстве организации при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив.

2 этап – в ведомственном архиве при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив.

3 этап – в государственном архиве при комплексной экспертизе архивных документов с целью совершенствования архивных фондов и учетной документации.