- •Билет 1 Номенклатура дел организации
- •Билет 2 Особенности составления номенклатуры дел в мид рф
- •Билет 3 Историко-документальный департамент. Депозитарное хранение документов
- •Билет 4 Государственные архивы, виды, функции.
- •Билет 5 Ведомственные архивы, виды, функции
- •Центральный архив
- •Объединенный
- •Архив организации
- •Билет 6 Экспертиза ценности документов, критерии, этапы
- •Билет 7 Виды экспертных комиссий, оформление результатов экспертизы ценности документов
- •Билет 8 Формирование документов в дела. Стабильные досье
- •Билет 9 Единый классификатор документов, назначение, структура
- •Билет 10 Полная и частичная обработка документов, предназначенных для сдачи в архив
- •Билет 11 Перечни документов с указанием срока хранения документов, виды структура
- •Билет 12 Учетно-справочный аппарат дела, состав, назначение
- •Билет 13 Сроки сдачи документов в архив мид рф
- •Билет 14 Оформление обложки архивного дела в мид рф
- •2 Гриф ограничения доступа к делу
- •4 Номер раздела и его название
- •Билет 15 Виды заголовков дел, используемые в мид рф
- •Билет 16 Оформление обложки дела в организации
- •Билет 17 Подготовка к сдаче в архив регистрационных форм
- •Билет 18 Сдача дел в архив загранучреждениями
- •Билет 19 Архивная опись (сдаточная)
- •Билет 20 Особенности составления архивной описи дел в мид рф
- •Примечание
- •Билет 21 Учет документов в архиве, цели, принципы, единицы учета
- •Билет 22 Учет документов в ведомственном архиве
- •3) Список фондов
- •5) Дело фонда
- •Билет 23 Научно-справочный аппарат архива организации
- •Примеры
- •Билет 24 Обеспечение сохранности документов
- •Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Реставрация и консервация документов
- •Размещение документов в хранилище. Топографические указатели
- •Оборудование архива
- •Охранные мероприятия
- •1. Световой
- •2. Температурно-влажностный
- •3. Санитарно-гигиенический режим
- •Требование к зданиям и помещениям архива.
- •Билет 25 Проверка наличия и состояния документов в архиве
- •Порядок проведения проверки
- •Оформление результатов проверки
- •Билет 26 Цели и формы использования архивных документов
- •Билет 27 Информационное обеспечение пользователей, виды запросов
- •Билет 28 Сроки исполнения запросов
- •Билет 29 Архивная справка, копия, выписка, назначение, оформление
- •Билет 30 Составление архивной справки (карточка)
- •Архивная справка
Оборудование архива
Архивы должны быть оборудованы следующими средствами:
- средства хранения документов (шкафы, стеллажи, сейфы, металлические контейнеры)
- средства перемещения документов (тележки, лифты, подъемники)
- средства поиска документов (архивные справочники, топографические указатели, информационные базы данных на компьютере)
- средства противопожарной и охранной сигнализации.
Противопожарные мероприятия
1. В хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения, электропроводка должна быть закрыта.
2. Хранилища должны быть оборудованы безопасными в пожарном отношении материалами (металлическими стеллажами, деревянными со специальной пропиткой), стены покрашены специальной краской, на окнах – жалюзи, пол – каменный, плиточный, шкафы – металлические или контейнеры. Если деревянные – то обработанные. Каждое хранилище имеет внутреннюю сигнализацию и запасный выход. В хранилищах запрещается курить, использовать электроприборы, приносить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества.
Архив должен иметь прямую связь с ближайшей пожарной частью (тревожная кнопка)
Архив должен иметь собственные средства пожаротушения (пожарные краны, пенные и порошковые огнетушители)
На каждом этаже должны быть схемы эвакуации документов и людей, и регулярно проводиться учения по противопожарной безопасности.
Охранные мероприятия
- Архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей.
- Хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или обитыми железом дверями и распашными решетками на окнах.
- В нерабочее время двери хранилища и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица.
- Посторонние лица в архивохранилища не допускаются.
-Охранный режим обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима порядка доступа в архивохранилища, опечатывания доступа в архивохранилища, опечатывания доступа в архивохранилища, опечатывания или опломбирования помещений.
Режим хранения документов – оптимальные условия хранения документов.
1. Световой
– документы должны храниться в закрытых коробках, чтобы на них не попадал прямой солнечный свет.
- Лучше, если окна хранилища будут выходить на северную сторону
- Если окна выходят на южную сторону, то окна необходимо закрывать светорассеивающими блоками, ставнями, жалюзи
- Освещение в хранилищах может быть искусственное, естественное или смешанное
2. Температурно-влажностный
Регулируемый климат в архиве обеспечивается наличием системы климатического контроля. Это кондиционирование воздуха.
При такой системе температура воздуха должна быть 17-19°, влажность 50-58%. (только для документов на бумажной основе)
Резкие колебания температуры и влажности воздуха не допускаются.
Должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха. Архивы должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гидрометрами. Температурно-влажностный режим контролируется в помещениях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым – два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режима – ежедневно. Результаты контроля заносят в спец.журнал.