Билет 19 Архивная опись (сдаточная)

Основной документ в делопроизводстве – НД, а в архиве – архивная опись.

Архивная опись – это основной учётный и справочный документ архива. На его базе создаются остальные архивные документы (учётные документы научно-справочного аппарата архива)

Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учёта и раскрытия их содержания.

Функции:

- Информационная. Раскрывающая состав и содержание документов.

- Учётная. Учитывающая количество дел внутри фонда.

- Классификационная. Закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии с НД.

Опись состоит из описательных статей. Описательные статья – сведения по каждому делу, включённому в опись.

Объектом хранения является единица хранения, то есть дело.

Каждая категория документов, на которую составляются описи, имеют собственную нумерацию.

Описи составляются:

- На дела постоянного хранения

- На дела личного состава

- На дела долговременного (свыше 10 лет) хранения

- На документы на спецносителях

При составлении описи первичным документом является НД. Перед составлением описи необходимо проверить соответствие заголовков дела по НД, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.

Правила оформления описи

1. Каждому делу и каждому тому дела, внесённого в опись присваивается свой порядковый номер.

2. Систематизация дел в описи должна соответствовать систематизации дел в НД

3. Описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в неё дел.

4. При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные – полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела.

5. Графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дел

6. Опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурного подразделения и называется сводная годовая опись

7. Переходящие дела заносятся в опись по дате заведения дела

8. Нумерация дел по описи не должна превышать четырёхзначный номер 9999

9. Каждая законченная опись получает свой номер по месту фонда и реестру описей. Их присваивает ведомственный архив.

10. Описи составляются в следующих экземплярах:

Опись структурного подразделения – 2 экз.

Годовая сводная опись – 4 экз.

Опись дел долговременного хранения (более 20 лет) – 2 экз.

Опись личного состава – 3 экз.

Опись личного состава

Документы в следующей последовательности: приказы по л/с, карточки учёта л/с, личные дела, лицевые счета и расчётные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях.

Личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца. Описи постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

Составляется 3 экз. описи по личному составу. (1 – в структурное подразделение, 2 – в архив [рабочий и контрольный])

Порядок составления и оформления архивной описи

Все виды описей обязательно утверждаются руководителем организации. Сама опись выполняется на бланке организации. Указывают № фонда (то есть № структурного подразделения), затем № описи (в архиве) и на какие документы она составлена и за какой год.

Содержание описи строится по следующим графам:

1. № по порядку (порядковый номер всех дел и всех томов дел)

2. индекс дела (списывают из НД)

3. заголовок дела (из НД)

4. крайние даты (либо даты НАЧАТО, ОКОНЧЕНО или за какой срок подшиты документы в этом деле)

5. срок хранения (указывается только в описи дел долговременного срока хранения)

6. кол-во листов (с обложки)

7. примечание (отметка о выбытии или о физическом состоянии)

Затем делается итоговая запись, в которой цифрой и прописью указывается кол-во единиц хранения, то есть дел, внесённых в опись (с №… по №)

Если имеются ошибки в оформлении описи, то они оговариваются в конце итоговой записи.

Опись подписывают 2 должностных лица: составитель (лицо, ответственное за постановку делопроизводства) и заведующий архивом.

Обязательно все виды описей должны быть согласованы протоколом ЭК или ЦЭК.

Описи дел постоянного срока хранения должны быть также согласованы протоколом ЭПК госархива.

Если документы сдаются в архив организации, то их составляет структурное подразделение. Если документы сдаются в госархив, то опись составляют от имени всей организации.

Опись дел по личному составу оформляется так же, как и опись дел постоянного срока хранения. Меняется только заголовок и вместо подписи руководителя архива подпись руководителя кадровой службы.