2. Особенности аналитической деятельности на предприятии торговли, ее эффективности. Возможности автоматизированных систем управления
Любые принимаемые в компании управленческие решения оказывают прямое или косвенное влияние на финансовые показатели ее деятельности. Тот факт, что еще на этапе принятия решения можно определить, какое влияние оно окажет в итоге на финансовый результат, может показаться практически невозможным. Однако эта задача вполне решаема силами специализированных систем, благодаря которым компания может значительно повысить эффективность своей деятельности, в том числе и финансовой.
Хозяйственно-финансовая деятельность, происходящие в ней процессы и явления, ее результаты раскрываются через посредство различной информации, которая в совокупности образует информационную базу.
Аналитическая работа всегда начинается со сбора необходимой информации. Плановые источники содержат информацию о показателях, подлежащих обязательному выполнению. К учетно-отчетным источникам информации относятся данные бухгалтерского, статистического и оперативного учета, различные оперативные сведения планового отдела, товарных отделов, баз, складов о наличии и движении товаров и т.д.
При анализе хозяйственной деятельности (в зависимости от цели) используют годовую, квартальную, месячную и текущую (ежедневную, еженедельную, пятнадцатидневную) отчетность.
Внеучетные данные подразделяются на дополнительные (акты документальных ревизий, материалы проверок и обследований, постановления вышестоящей организации, материалы финансового контроля и другие материалы); информационные (книги отзывов и предложений, решения производственных совещаний, материалы выставок-продаж, сообщения в периодической печати и др.).
Особое место занимают сведения, полученные от работников предприятия (руководителей, специалистов, продавцов), которые непосредственно участвуют в выполнении плана и могут обратить внимание на недостатки в работе.
Анализ не будет полным, если не учесть общеэкономические и социально-экономические показатели района деятельности предприятия торговли: материалы о его экономике, сведения о численности населения и его составе, покупательском спросе, профессиональном, половом, возрастном и национальном составе населения и т.д. Все перечисленные материалы не исключают, а дополняют друг друга, позволяют полнее и глубже изучить и проконтролировать работу торговых предприятий.
Организация работы во многом зависит от вида анализа. Когда он охватывает длительный период (квартал, год) и все стороны хозяйственной деятельности предприятия, аналитическая работа строится в такой последовательности:
1) установление цели анализа и объема работы, составление плана аналитической работы, конкретной программы анализа; подбор документов, проверка достоверности источников информации, приведение данных в сопоставимый вид, группировки данных, составление аналитических таблиц;
2) изучение показателей, характеризующих деятельность анализируемого предприятия;
3) обобщение и оформление результатов анализа, составление аналитических записок с конкретными предложениями, принятие решений, организация контроля за выполнением предложений по результатам анализа.
От того, как будут определены цели аналитической работы, зависят ее объемы и характер. Эти цели вытекают из задач, стоящих перед торговым предприятием.
Необходимым условием анализа является составление его программы. В программе предусматриваются: сроки проведения анализа; материалы, по которым проводится анализ, а также список, у которых можно получить нужную информацию; порядок проведения анализа и обобщения его результатов; исполнители (плановый отдел, бухгалтерия и др.), календарные сроки выполнения работ.
Стратегия поведения компании на рынке определяется стоящими перед ней целями и задачами. Поскольку схемы взаимодействий между разными функциональными подразделениями не всегда прозрачны, управление общей совокупностью целей компании является весьма непростой задачей.
Как свидетельствует практика, наибольшую сложность вызывает согласование взаимодействия между такими оперативными элементами, как сбыт, дистрибуция и производство.
Для устранения противоречий компания разрабатывает комплекс соответствующих мер, которые зачастую неэффективны и (или) подвержены ошибкам из-за особенностей организационной политики, территориального контроля, существующих программ поощрения и т.п. Как результат, каждый день принимаются управленческие решения на оперативном и тактическом уровнях, которые не всегда согласованы со стратегическими целями и задачами компании и не гарантируют положительный финансовый результат.6
В этой связи особую ценность приобретают аналитические инструменты, позволяющие представлять деятельность различных функциональных подразделений компании в виде единой модели и определять оптимальный совокупный результат деятельности с учетом заданных ограничений и поставленных бизнес-целей.
Слабым звеном большинства представленных на рынке решений по аналитике является то, что они, как правило, располагают ограниченным набором аналитических методов. Обычно речь идет об использовании одного-двух методов из широкого набора существующих решений: линейное программирование, комбинированное целочисленное программирование, методы расширенного эвристического анализа, имитационное моделирование.
Каждый руководитель знает, как важно вовремя получать информацию о своем бизнесе. Поэтому выделяются средства на автоматизацию, нанимаются программисты и администраторы, приобретаются учетные системы. Кажется, после этого руководитель имеет все, чтобы получить любую сводку о состоянии дел в течение нескольких минут. Но на практике оказывается, что эта информация отражает лишь часть общей картины, может носить противоречивый характер и не всегда доставляется оперативно. Составить из кусочков адекватную оценку положения предприятия на рынке невозможно, хотя это жизненно необходимо. В результате на формирование целостного представления приходится тратить значительные ресурсы предприятия.
Каждый руководитель предприятия изо дня в день сталкивается с похожими проблемами:
- потери времени высокооплачиваемых специалистов на составление аналитических отчетов неоправданно велики;
- данные в сводных отчетах разных подразделений противоречат друг другу;
- сводная информация о деятельности предприятия поступает руководителю с опозданием на недели, а иногда и месяцы.7
В связи с этим помочь использовать в управлении предприятием накопленные учетные данные, может специальная аналитическая автоматизированная система.