Тема: Договорно-правовая документация

В условиях развития рыночных отношений особенную роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность предприятий, осуществляющих сотрудничество на договорной основе. Именно разнообразные договоры, кон­тракты, коммерческая переписка, протоколы, акты служат основным доказательством того или иного факта при реше­нии хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях. Основная схема со­трудничества организаций построена на взаимотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое парт­нерство соответствующими договорными обязательствами.

Договор — соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изме­нении или прекращении гражданских прав и обязаннос­тей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характери­зуют его содержание.

Договор считается заключенным, когда между сторона­ми достигнуто соглашение по всем существенным его пун­ктам.

Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами, а также рядом специальных нормативных актов.

На практике применяются различные формы типовых договоров, которые в значительной степени облегчают про­цесс составления конкретного договора и позволяют ори­ентироваться в сложных юридических отношениях.

Несмотря на то, что нет универсальной формы догово­ра, а договор — это индивидуальный акт и требует специ­альных знаний, существует базовая структура договора, содержащая следующие основные положения:

1. Преамбула (или вводная часть):

2. Предмет договора. Права и обязанности сторон:

3. Дополнительные условия договора:

4. Прочие условия договора

Договоры заключаются в письменной форме путем подписания сторонами единого документа или посредством обмена письмами.

В соответствии с существующим законодательством до­говоры о полной материальной ответственности могут быть заключены организацией с работниками (достигшими 18-лет­него возраста), занимающими должности или выполняющи­ми работы, непосредственно связанные с хранением, обра­боткой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если дол­жности, занимаемые работниками, или выполняемые ими ра­боты предусмотрены в специальном перечне.

По договору купли-продажи продавец обязуется пере­дать имущество в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него опреде­ленную денежную сумму.

Право собственности у покупателя возникает с момен­та передачи вещи, если иное не установлено законодатель­ством или договором.

Для приобретения товаров стороны вступают между собой в отношения по поставке продукции организаци­ей-поставщиком организации-потребителю. Эти отноше­ния оформляются договором поставки, который явля­ется разновидностью договора купли-продажи и являет­ся самой распространенной коммерческой операцией в свободном предпринимательстве.

По договору поставки поставщик обязуется в определен­ный срок передать потребителю в собственность или в опера­тивное управление определенную продукцию. Покупатель обязуется принять продукцию от поставщика и оплатить по­следнему стоимость этой продукции по установленным ценам.

Инициатива в заключении договора, как правило, принадлежит поставщику, который после предварительных переговоров и согласования условий сотрудничества обязан составить и выслать указанному в них потребителю подпи­санный проект договора в двух экземплярах. К договору необходимо приложить спецификацию с указанием техни­ческой характеристики, развернутого ассортимента и других данных, характеризующих поставляемую продукцию.

Поставщик и организация-потребитель при заключении договоров должны действовать в рамках существующего законодательства.

Покупатель не позднее 10 дней после получения про­екта договора должен подписать его и вернуть один эк­земпляр поставщику. Договор поставки считается заключенным с того момента, когда обе сто­роны достигли соглашения по всем существенным пун­ктам, а также когда не урегулированные сторонами ус­ловия договора определены решением арбитражного суда по преддоговорному спору.

Протоколы разногласий к договорам поставки

Протоколы разногласий к договорам поставки состав­ляются в тех случаях, когда по предложенному поставщи­ком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным усло­виям составить протокол разногласий.

Протокол разногласий к договорам составляется в трех экземплярах. Два экземпляра направляются поставщику од­новременно с подписанным договором. Поставщик, полу­чивший подписанный покупателем проект договора с про­токолом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмот­реть его, включить в договор все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.

Если в течение указанного срока поставщик не пере­даст спорные вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия договора по этим пунктам считаются приняты­ми поставщиком.

Официальная и личная доверенности

Доверенность — документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами.

В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юридическим или физическим лицом), доверенности под­разделяются на официальные и личные.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномочен­ного на это учредительными документами, с приложени­ем печати организации.

Доверенность от имени юридического лица, основан­ного на государственной или муниципальной собственнос­ти, на получение или выдачу денег и других имуществен­ных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации.

Реквизиты официальной доверенности:

• название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

• полное наименование организации, выдавшей дове­ренность, и его адрес;

• дата выдачи доверенности;

• номер;

• срок действия доверенности;

• должность, фамилия, имя и отчество лица, которо­му доверяется получить ценности, денежные средства;

• серия, номер и дата выдачи паспорта получателя до­веренности, наименование организации, в которой долж­ны быть получены ценности, и документ, являющийся ос­нованием; перечень ценностей и их количество;

• образцы подписи получателя доверенности;

• подписи руководителя организации и главного (стар­шего) бухгалтера, печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручает­ся получение ценностей.

Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпля­ре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем организации, главным бухгалте­ром и скреплена печатью.

Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.

Регистрация и выдача доверенностей работникам орга­низации ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала внесения за­писей в журнал необходимо все страницы пронумеровать, прошнуровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано ... страниц». Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Журнал «Учет выданных доверен­ностей» имеет следующие графы:

Номер доверен-	Дата выдачи	Срок действия	Должность и ФИО	Наиме­нование	Номер и дата	Распис­ка лица,	Отметка о выпол-
ности		доверен-	лица,	постав-	наряда	получив-	нении
		ности	которому	щика	или	шего	поруче-
			выдана		изве-	доверен-	ния по
					щения	ность	доверен-
							ности

Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом дове­ренности, если она не использована, ведет главный (стар­ший) бухгалтер организации.

Реквизиты личной доверенности:

• название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

• фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверен­ность;

• фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность;

• содержание доверенности;

• наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;

• подпись лица, выдавшего доверенность;

• дата выдачи доверенности;

• должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

Претензионные письма

Согласно действующему законодательству организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий. Претензия — это требование о добровольном устранении нарушения зако­нодательства. В целях урегулирования споров виновной сто­роне направляются претензионные письма. В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указа­ны: требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему; основания требо­ваний заявителя; срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом; при необ­ходимости — банковские реквизиты заявителя.

Руководители организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивиро­ванные ответы при отклонении претензий.

При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение бан­ку на перечисление денежных средств с отметкой об ис­полнении (принятии к исполнению).

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлин­ные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.

Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использовани­ем иных средств связи, обеспечивающих фиксирование от­правления ответа на претензии, либо вручается под расписку.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию за­явитель вправе предъявить иск в арбитражный суд.

Исковые заявления

Исковое заявление — это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации.

Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной. Оно направляется в арбитражный суд области, края, республики по месту нахождения ответчика (предпри­ятия, организации, учреждения, которое нарушило права или законные интересы истца).

Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыс­кании с ответчиков в принудительном порядке претензион­ных сумм.

Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и прило­жить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.

Ответчику могут не направляться лишь копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензи­ей и которые должны иметься у ответчика.

Реквизиты искового заявления:

1. Наименование арбитража.

2. Наименование и адреса спорящих организаций.

3. Наименование министерств или ведомств, в систему ко­торых входят спорящие организации.

4. Изложение сущности спора и обстоятельств, служащих основанием для иска.

5. Ссылки на нормативные акты и доказательства, под­тверждающие изложение обстоятельств.

6. Требования истца.

7. Причины возражения другой стороны.

8. Сумма иска.

9. Дата подачи заявления и подпись руководителя.

В конце искового заявления указывается приложение: перечень документов, прилагаемых к заявлению. Для от­дельных категорий споров перечень документов, подлежа­щих представлению в

арбитраж, указывается в инструктив­ных письмах. Исковое заявление направляется заказной кор­респонденцией в адрес арбитражного суда или передается непосредственно в канцелярию суда.