Основные цели совещания

1. Принятие решений

Групповое принятие решений

Помощь руководителю в принятии решений

Обеспечение консенсуса при определении направления действий

2. Поиск и генерирование новых идей

3. Анализ и оценка информации

4. Координирование усилий

5. Формирование чувства принадлежности и вовлеченности

План и повестка совещаний

Неписанная повестка дня позволяет каждому сосредоточится на том что необходимо сделать: до собрания, во время собрания и после собрания. Она работает как:

• План совещания на этапе подготовки

• Объективный контроль за ходом совещания

• Мера успеха совещания

Ответственность за составление повестки дня лежит на менеджере проета

Что включать в повестку дня?

• Тема собрания

• Дата, время и место проведения

• Список участников

• Результаты предыдущего совещания

• Вопросы для обсуждения и принятия решений с указанием времени

• Порядок выступлений

• Предварительная информация о дате, времени и месте проведения следующего собрания

Рассылка повестки

• Необходимые для письма данные:

• Время проведения рабочего совещания

• Цель рабочего совещания

• Место проведения рабочего совещания

• Вопрос о том, придет ли приглашенный на данное совещание

• Дайте понять человеку, что от него ждут, что он посетит проектное совещание

• Просите наиболее важных участников предварительно связаться с вами

Опросник для подготовки к проведению совещания:

1. Зачем проводится совещание

2. Является ли совещание самым эффективным способом достижения поставленной задачей?

3. Кто собирает совещание?

4. Кто должен присутствовать?

5. Каковы цели?

6. Когда, где и на сколько?

7. Какая информация нужна?

8. Кто и когда напишет и разошлет повестку?

9. Что нужно подготовить?

10. Что нужно взять с собой?

11. Кто и как будет вести протокол?

12. Как нужно подготовить помещение и кто это сделает?

13. Чего вы ожидаете от участников?

14. Какова ваша роль на совещании?

15. Что другие могут ждать от вас?

16. Временной регламент

17. Какой результат необходимо получить в результате совещания?

18. Какая форма работы будет оптимальной для решения постановленных задач?

19. Как лучше рассадить людей?

20. Кого сделать ведущим?

21. Какие правила участия и ведения стоит задать в начале работы?

22. Ожидаете ли вы сопротивление от кого либо из участников?

23. Есть ли «скрытая повестка», обсуждение которой нужно избежать, но которая может мешать решению основных вопросов?

24. Что можно сделать чтобы избежать конфликта и неэффективной работы группы?

25. Кто и как будет контролировать исполнение принятых на совещании решений?

26. На когда нужно назначить следующее совещание?

Роли участников совещания

1. Ведущий

Открытие совещания:

• Начинайте вовремя

• Приветствуйте, благодарите за прибытие

• Расскажите о целях и рамках обсуждения, повестке дня

• Представлять ведущего, регистратора, объясните свою роль и правила взаимодействия

2. Ведущий – беспристрастность и контроль за выступлениями:

• Старайтесь быть беспристрастным и ровным к каждому – только так вы поощрите людей на выступления

• Если очень хотите высказать свое мнение – попросите разрешение выйти из роли

• Контролируйте выступления

• Дайте слово молчаливым, задавайте им вопросы

• Вежливо ограничивайте чрезмерно разговорчивых (прерывайте путем поведения итогов и передачи слова)

• Вовлекайте отколовшиеся группировки в общей процесс

3. Ведущий – придерживайтесь темы:

• Следите за тем, чтоб дискуссия не уходила в сторону

• Переводите не относящиеся к делу выступления в выступления по делу

4. Ведущий и завершение:

• Гарантирует, что было сделано заключительное подведение итогов

• Напоминает о первоначально поставленных задачах, чтобы подчеркнуть, что цель была достигнута

• Повторяет, что и когда должно быть сделано по результатам совещания

• Согласовывает дату и место проведения следующего совещания, если таковое необходимо

5. Ведущий регистратор – осуществляет работу памяти группы:

• Отображает на видном месте промежуточные результаты не искажая и не редактируя

• Отображает конечные результаты

• Помогает сделать краткое письменное резюме совещания для раздачи сразу после совещания

Способы привлечения внимания:

• Прямое требование внимания

• Потрясающий факт «по данным Harvard business review 70 % изменений, проводимых в компаниях, не достигают своей цели»

• Интрига: «сейчас я расскажу о …, а самый важный пункт чуть позже»

• Истории, примеры из жизни, метафоры

• Риторические вопросы и вопросы к аудитории

Виды вопросов и стратегии ответов:

Вид вопроса	пример	Стратегия ответа
Вопросы на понимание	Не могли бы вы пояснить такой-то момент	Дать дополнительную информацию
Вопросы – возражения «Я вам не верю»	А я читал, что ПРОЕКТЫ ТИПА ВВАШЕГО на самом деле вреден….	Согласиться с важностью темы Привести факты или способы проверки, которые позволяют убедиться в обратном
Вопросы-возражения «Я вам верю но нам это не подходит»	Да, это замечательная ИДЕЯ и ОТДЕЛЫ С ДОСТАТОЧНЫМ ФИНАНСИРОВАНИЕМ ОХОТНО ЕЕ ВНЕДРЯЮТ, НО что касается нашего отдела то это слишком	Согласиться с важностью темы Вернуться к обсуждению потребностей проблем и выгод
Вопросы – выступления (демагогия)	А я в подобных случаях делаю так (длинный скучный рассказ)	«Перехват инициативы» Выделите в выступлении конкретную мысль (высказывание), которое вы можете прокомментировать Подхватите эту мысль тем самым прервав выступление Скажите свой комментарий и без паузы перейдите к следующему вопросы