2.2 Постановка задачи
В соответствии с индивидуальным заданием в курсовой работе необходимо:
Спроектировать базу данных.
разработать связанные таблицы;
создать необходимые формы для ввода и корректировки данных в таблицах;
в соответствии с функциями информационной технологии сформировать запросы и выполнить их;
подготовить требуемые отчеты.
По результатам выполнения задания оформить пояснительную записку к Курсовой работе.
Сведения о сотрудниках
База данных должна содержать следующие элементы:
наименование факультета (ФИО Декана; № аудитории деканата);
№ аудитории, в которой расположен компьютерный класс;
длина аудитории;
ширина аудитории;
площадь аудитории (расчет);
количество компьютеров, находящихся в аудитории;
стоимость одного компьютера(в рублях).
Функции, выполняемые информационной технологией:
Заполнение и редактирование таблиц базы данных.
Вычисление площади, занимаемой одним компьютером и формирование списка аудиторий, не удовлетворяющих санитарным нормам (6м2 на один компьютер), с указанием недостающей площади.
Вывод сведений о факультете, который имеет наибольшее количество аудиторий не соответствующих санитарным нормам.
Подсчет общей стоимости компьютеров по аудитории, заданной пользователем, с указанием названия факультета и ФИО декана.
Формирование отчета, содержащего следующие данные: номер аудитории, площадь аудитории, стоимость компьютеров с группировкой по факультетам и подсчетом общего количества и стоимости компьютеров по каждому факультету.
2.3 Проектирование базы данных
Перед созданием новой реляционной базы данных с помощью Access пользователь должен определить, из каких таблиц состоит БД, какие данные нужно поместить в каждую таблицу, как связать таблицы, т. е. должна быть определена структура БД. Указанные вопросы решаются на этапе проектирования базы данных без использования компьютера, а с помощью бумаги и карандаша.
Составляется список полей.
Определяется тип данных в каждом поле.
Поля распределяются по базовым таблицам.
В каждой таблице назначается ключевое поле.
Создается схема данных, в которой линиями показана связь между таблицами.
Закончив этап проектирования, пользователь приступает к созданию базы данных с помощью MS Access.
После запуска Microsoft Access одновременно с основным окном Access выводится первое диалоговое окно, позволяющее создать новую БД или открыть существующую. Для создания новой БД переключатель ставится в позицию Новая база данных и выполняется щелчок на кнопке OK, после чего открывается окно Файл новой базы данных. В окне Файл новой базы данных задаётся имя файла и указывается папка, куда он будет помещён, а затем выполняется щелчок на кнопке Создать. В результате откроется основное окно базы данных. По умолчанию активен элемент Таблицы, поэтому на правой панели представлены элементы управления для создания новой таблицы.
2.4 Заполнение таблиц
Для создания новой таблицы необходимо в окне базы данных выполнить щелчок на значке любого из трёх элементов управления (для создания новой таблицы) или щёлкнуть на кнопке Создать, расположенной на верхней панели окна. В открывшемся окне Новая таблица (после щелчка на кнопке Создать), представленном на рис. 4, выбирается один из режимов создания таблиц: Конструктор, Мастер таблиц, Импорт таблиц, Режим таблицы.
Основным является режим создания таблиц с помощью Конструктора. В этом режиме пользователь сам может устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы.
Мастер таблиц автоматически формирует таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается для выбора более 40 образцов таблиц. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которого можно выбрать нужные поля для включения их в создаваемую таблицу.
Режим Импорт таблиц позволяет переносить таблицы, созданные в других приложениях Windows, в базы данных Access. При импорте таблиц следует помнить, что импортируемые таблицы, например электронные таблицы, созданные в Excel, должны иметь стандартный формат баз данных, когда каждая строка представляет собой отдельную запись, а столбцы являются полями.
В режиме Таблицы пользователь может создать новую таблицу, не определяя предварительно её структуру. При выборе этого режима открывается пустая таблица, в которую можно вводить данные. Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя. Этот способ целесообразно применять для создания небольших таблиц, структура которых будет настраиваться позже. Возможности создания таблиц в этом режиме ограничены, и они, как правило, требуют доработки в режиме Конструктора.
Итак, для каждой структуры записи задаем название структуры и тип данных, которые она будет содержать
После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы – вводу в неё данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке Открыть при выделенном имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы.
Так для нашего примера Оснащенность компьютерных классов заполняем первую таблицу Факультеты
Затем аналогичным образом создаем таблицу Аудитории и заполняем ее
Создание межтабличных связей.
Наличие связей между таблицами позволяет включать в обработку данные из таблиц.Для открытия окна Схема данных на ленте Работа с Базами Данных, и далее кнопка Схема данных . Мышкой перетащить (относительно нашего примера) «Наименование факультета» из таблицы «Факультеты» на такое же поле «Наименование факультета» в таблице «Аудитории»
