3. Контроль в широком смысле — одна из основных функций управления, завер­шающая стадия его цикла, сердцевиной которой являются учет и механизм обрат­ных связей.

Контроль представляет собой неотъемлемую часть процесса принятия и реализации управленческих решений. При помощи контроля можно оценить их правильность и выявить потребность в корректировке. На эмоциональном уровне контроль воспринимается как мера доверия или недоверия к исполни­телю. Но нельзя контролировать из недоверия, ибо подозрительность руководи­теля — свидетельство его неуверенности в себе. Человеку нужен контроль, но по конечному результату, как оценка итогов, как помощь.

На практике контроль - это деятельность, связанная с формированием и анализом информации о состоянии организации и ее отдельных элементов — объектов, участников, процессов, например наличии и использовании ресур­сов, степени достижения целей, отклонения от запланированных показателей и т. п.

Иными словами, первой задачей контроля является проверка того, соответ­ствует ли выполнение плана существующим требованиям (невозможно, чтобы оно всегда с ними совпадало). Чем детальнее планы, тем обстоятельнее должен быть контроль, что позволяет в будущем избежать неблагоприятных результа­тов.

Другая задача контроля — выявление на основе анализа отклонений резуль­татов работы фирмы от запланированных показателей, их причин, разработка мероприятий для достижения заданного состояния. В результате с его помощью обеспечивается более эффективное достижение поставленных целей. Такой кон­троль становится началом нового цикла управления.

В системе управления контроль выполняет следующие конкретные функции:

• собственно контрольную (установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок в нарушений);

• информационную (сбор, передача, обработка информации о состоянии объ­екта);

• диагностическую (изучение и оценка реального положения дел в организа­ции и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения; угроз v. возможностей, скрытых резервов);

• прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;

• коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обрат­ной связи;

• ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое внима­ние;

• стимулирующую. Контроль должен поощрять производительность и совег-шенствование сотрудников, отмечать хорошо сделанную работу (по итога?* контроля осуществляются оценка персонала, вознаграждение или наказа­ние);

• корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведен:- : объекта (его части) изменяется таким образом, чтобы обеспечивались не; холимые значения его характеристик или устойчивость функционировав при отклонении от них;

• защитную (способствует сохранности ресурсов).

Совокупность всех форм контрольной деятельности, призванной объективно и качественно проанализировать, оценить работу организации в целях ее совер­шенствования, называется контроллингом.

Его объект — система производства и управления.

Контроллинг позволяет контролировать и координировать деятельность произ­водственной организации в соответствии с имеющимися у нее ресурсами, создает информационную базу для принятия решений по реализации ее целей на основе саморегулирования.

Выделяют следующие виды контроллинга:

1. Административный контроль — постоянное наблюдение за процессами и яв­лениями с целью фиксирования текущих состояний и отклонений от установлен­ных руководством значений.

2. Технологический контроль операций, использования ресурсов (управленчес­кий контроль), специальный контроль продукции.

3. Ревизия — документарная проверка финансово-хозяйственной деятельности организации или должностного лица. Бывает плановой и инициативной (напри­мер, со стороны правоохранительных органов).

4. Аудит — документарная проверка данных в соответствующей профессио­нальной области, устанавливающая их соответствие определенным критериям, стандартам и нормам. Аудиторов устанавливают сами проверяющие.

Выделяют следующие основы классификации контроля:

По типу:

• традиционный контроль фиксирует отклонения от плановых заданий и стан­дартов;

• опережающий контроль отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целями; по итогам принимаются меры, направленные на их достижение, а не на исправление прошлых ошибок;

• предпринимательский (стратегический) контроль осуществляется над вне­шней ситуацией и внутренними процессами, факторами, влияющими на них; в результате корректируются сами цели.

По сферам — административный (состояние и функционирование организаци­онного механизма), финансовый, маркетинговый, производственный и пр.

По объектам, каковыми являются:

• ресурсы — состояние производственного, технического, кадрового потенциа­ла, финансов, материальных запасов, целесообразность их использования;

• производственная деятельность (ход операций), ее эффективность;

• соблюдение графиков работы;

• промежуточные и конечные результаты, их объем и качество;

• затраты материальных, денежных ресурсов, рабочего времени, потери и их виновники;

• состояние и исполнение бюджетов;

• информация (достоверность, доступность, полнота и пр.);

• сроки исполнения принимаемых решений;

• имидж организации;

• сохранение коммерческой тайны и пр.

По субъектам, которые осуществляют процесс контроля (администрация, функ­циональные службы, специальные подразделения, сами работники).

По интенсивности:

• пассивный контроль — периодические действия руководителей и специалис­тов по анализу текущей информации о функционировании системы произ­водства и управления;

• активный контроль — непрерывный (нормальный или усиленный) процесс оценки достижения целей организации.

Степень интенсивности и жесткости контроля определяется характером дея­тельности фирмы, особенностями внешней среды, позициями менеджеров.

По стадиям осуществления.

В соответствии с указанным признаком выделяют три основных разновидности контроля: предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный, как это явствует из самого названия, предшествует актив­ной деятельности, а тем более каким-то конкретным результатам. Его задача в основном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, произ­водственного аппарата, системы управления и пр. к работе. Он осуществляется путем анализа наличия и состояния ресурсов, их сопоставления со стоящими задачами.

Система управления проверяется на соответствие существующей структуре ор­ганизации; принятые решения и подготовленные документы — на правильность оформления, степень известности исполнителям, понимания теми своих обязан­ностей, что во многом предопределяет успех будущей работы

Текущий контроль (стратегический и оперативный) оценивает реализацию внут­ренних и внешних возможностей организации.

Третьим видом контроля является итоговый. Обычно он связан с оценкой вы­полнения организацией своих решений и результатов практических действий.

Данные итогового контроля используются для составления очередных пла­нов.

Контроль делится на внутренний и внешний. Внутренний имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе; внешний — в разных системах.

На предприятии внешний контроль производится администрацией или специ­альными сотрудниками — контролерами. Внутренний контроль предполагает, что исполнители сами следят за своей работой и результатами и вносят по мере необ­ходимости в нее изменения.

10