4. Методика исследования информационных потоков.

Проведение исследования потоков информации на стадии предпроектного обследования осуществляется с целью изучения и формализации информационных процессов. Программа исследования информационных потоков включает изучение форм документации, техники их заполнения и обработки, при этом выделяется примерный перечень вопросов [37]:

- назначение документа;

- количество одновременно выписываемых экземпляров;

- наименование обязательных реквизитов документов;

- правила формирования и кем заполняются реквизиты;

- периодичность составления документов.

Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления.

В связи с этим, в программу исследования целесообразно включить вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями. При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей. Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления. При проведении исследований удобно пользоваться макетом описания показателей:

- наименование и шифр документа;

- подразделение (поставщик) документа;

- основание поставки документа;

- наименование показателей;

- алгоритм формирования показателей;

- периодичность разработки документа;

- вид показателя (плановый, нормативный, отчетный);

- наименование подразделения потребителя;

- значность и формат показателя (целых, десятичных и т.д.);

- вид документа по назначению (плановый, отчетный, нормативный);

- количество экземпляторов документа.

Для исследования информационных потоков могут быть использованы графический метод, метод теории графов, графоаналитический метод и другие методы.

Графический метод используется для описания потоков информации небольшой размерности, а также для совершенствования существующих потоков информации [37]. Основные элементы потока - документы. Отношение между ними изображается в виде графической схемы (Рис.13).

──────┬───────┬───────┬───────┬───────┬───────┬────────

дата │отдел 1│отдел 2│отдел 3│отдел 4│отдел 5│ ........

──────┼───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼────────

1 │╔═════╗│ │╔════╗ │ │ │

│║ 23 ║│ │║ 25╟┐│ │ │

│╚════╤╝│ │╚════╝││ │ │

│ │ │ │ └┼>╔═══╗ │ │

2 │ └─┼───────┼───────┼>║ 30║ │ │

│ │ │ │ ╚═══╝ │ │

Рис. 13. Графическая схема описания потоков информации

В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений, в заголовках строк - промежутки времени. Каждый документ на схеме изображается в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая от документа к документу показывает направление движения информации. Под документом или отдельно дается пояснение:

- какие процедуры осуществляется при обработке документа;

- какая информация и как используется из документа.

В методе теории графов описание потоков информации процессов управления с помощью графов является одним из наиболее разработанных методов [37]. С их помощью достигается наглядность функционирования системы управления и движения потоков информации. Метод основан на применении сетевого графика и традиционных методов его анализа и оптимизации. Понятия работы и события принимают характер, соответствующий процессу управления, а именно: под работой понимается определенная задача управления, решаемая работниками данного аппарата управления; под событием понимается определенный документ, который был составлен в ходе выполнения работ, либо будет использоваться в ходе выполнения работ.

Анализ сетевой модели управления производится традиционными методами. Находится критический путь, резервы времени (каждая работа, производимая управленческим аппаратом, характеризуется своей длительностью, определяется время наступления каждого события), определяются узкие места, производится перераспределение ресурсов.

Метод описания потока информации графов типа "дерево" используется, когда для каждой ступени иерархии управления имеется результирующий или главный показатель [37]. Так как некоторые исходные показатели могут служить при образовании некоторых результирующих, не исключено срастание их деревьев. Деревья расчета могут объединяться путем подстановки в дерево вместо значения какого-либо исходного показателя дерева расчета этого показателя.

Модуль-метод применяется для анализа структуры информационного потока после использования других методов [37]. Для каждого фиксированного сообщения составляется типовая карточка. При движении карточки на ней отмечаются все операции обработки информации: кодирование передачи, переработка, представление информации и выработка решений. В результате обработки карточек можно определить пропускную способность, периодичность, частоту поступления информации и другие характеристики.

Графоаналитический метод основан на построении информационного графа и анализа его матрицы [37]. В любой управляющей системе различаются входы и выходы. Через входы управляющая система получает исходные данные, и через выходы выдается результат.

Между компонентами потока информации существует упорядоченность. Нулевой порядок имеет исходные данные, наивысший - результаты функционирования. Например, имеется 10 взаимосвязанных потоков информации. Составим матрицу смежности (рис.14). Где 1 указывает наличие информационной связи.

в х о д ы

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

и 1 1а 1а

с 2 1а 1а

х 3 1а 1а

о 4 1а 1а

д 5 1б 1б 1б

н 6 1б

ы 7 1 1

е 8

д 9

а10

н│_______________________________

н│1 0 0 0 0 2 2 3 2 2 2 )1,2,3.4 - компоненты 0 порядка

ы│_________________________________

е│а 0 0 1 1 1 2 ) 5,6 - компоненты 2 порядка

_│_____________________________________

│б 0 1 1 0 ) 7,10 - компоненты 3 порядка

│ 8,9 - компоненты 4 порядка

Рис. 14. Матрица смежности

После определения уровней компонентов составляются графы потоков информации по тактам движения. Анализ матрицы позволяет выяснить подробности структуры графы. Данный метод позволяет установить полную взаимосвязь потоков информации (рис. 15).

Матричный метод сводится к сбору всей циркулирующей документации и обеспечивает отражение процесса формирования и движения показателей и документов, данных о деятельности подразделений [37]. Модель состоит из 4 квадратов и 3 вспомогательных разделов. В 1 квадранте отражаются все

┌──>┌> 8 ┌──>┌> 9

- - - - -│- -│- - - │ - │ - - - - - - - - - - -

│ │ ┌> 7<┐ │ ┌┬>10

- - - - -│- -├───┼────┼─┼───┘│- - - - - - - - - -

├─> 5<──┤ │ ├───>6 <───┐

- - - - │ - - - │- - └─┴──────────┤ - - - - - -

1 2 3 4

Рис.15. Информационные взаимосвязи

документы и показатели, которые разрабатываются в обследуемом подразделении. Во 2 квадранте отражаются периодичность использования показателей. Во 3 квадранте отражаются документы и показатели, поступающие из других подразделений и организаций. Во 4 квадранте отражаются те документы и показатели, которые используются в подразделении и передаются для последующей обработки в другие подразделения. Раздел А отражает реквизиты, входящие в состав каждого документа данного подразделения. Раздел В отражает реквизиты поступающих документов. Раздел С содержит данные обобщающего характера, необходимые для анализа (частота или периодичность, трудоемкость расчета). Раздел D содержит сведения об исполнителях.