2.4 Контроль

Майже все, що робить керівник, звернене в майбутнє. Керівник планує досягти ціль в якийсь час, точно зафіксований як день, тиждень або місяць, рік або більш віддалений момент в майбутньому. За цей період багато що може трапитися, в тому числі і багато неблагополучних змін. Працівники можуть відмовитися виконувати свої обов'язки відповідно до плану. Можуть бути прийняті закони, що забороняють підхід, який обрало керівництво. На ринку може з'явитися новий сильний конкурент, який значно ускладнить організації реалізацію її цілей. Або просто люди можуть зробити помилку при виконанні ними своїх обов'язків.

Такі непередбачені обставини можуть змусити організацію відхилитися від основного курсу, наміченого керівництвом спочатку. І якщо керівництво виявиться нездатним знайти і виправити ці відхилення від початкових планів, перш ніж організації буде завдано серйозної шкоди, досягнення цілей, можливо навіть саме виживання, буде поставлено під загрозу.

Контроль - це процес забезпечення того, що організація дійсно досягає своїх цілей.

1. Контроль дуже важливий для успішного функціонування організації.

2. Без контролю починається хаос і об'єднати діяльність яких-небудь груп стає неможливо.

3. Контроль необхідний для виявлення і вирішення виникаючих проблем раніше ніж вони стануть занадто серйозними.

4. Контроль використовується для стимулювання успішної діяльності.

5. Контроль необхідний для боротьби з невизначеною ситуацією як внутрішньою так і зовнішньою. Невизначеність: зміна законів, соціальних цінностей, технології, умов конкуренції й ін.

6. Контроль попереджає виникнення кризових ситуацій. Функція контролю - це така характеристика управління, яка дозволяє виявити проблеми і скорегувати відповідно діяльність організації до того, як ці проблеми переростуть у кризу. Будь-яка організація зобов'язана мати здатність вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню цілей організації.

7. Контроль підтримує все те, що є успішним у діяльності організації.

8. Широта контролю. Контроль повинен бути всеосяжним.

Існують три аспекти управлінського контролю: встановлення стандартів - це точне визначення цілей, які повинні бути досягнуті в позначений відрізок часу. Воно грунтується на планах, розроблених у процесі планування. Другий аспект - це вимір того, що було в дійсності досягнуто за визначений період, і порівняння досягнутого з очікуваними результатами. Якщо обидві ці фази виконані правильно, то керівництво організації не тільки знає про те, що в організації існує проблема, а й знає джерело цієї проблеми. Це знання необхідне для успішного здійснення третьої фази, а саме, - стадії, на якій вдаються до дій, якщо це необхідно, для корекції серйозних відхилень від початкового плану. Одна з можливих дій - перегляд цілей, для того щоб вони стали більш реалістичними і відповідали ситуації. Викладач, наприклад, через систему тестів, яка є способом контролю для визначення успіхів учнів у навчанні в порівнянні з встановленими нормами, побачив, що група може засвоїти більше матеріалу, ніж спочатку було визначено. У результаті він може переглянути навчальні плани, щоб забезпечити проходження більшого обсягу матеріалу.

Мeнeджep повинен вибрати одну з трьох ліній поведінки: не вживати ніяких заходів, виправити відхилення або переглянути стандарт.

Виділяють наступні види контролю:

· Попередній контроль. Здійснюється до фактичного початку робіт. Засоби здійснення – реалізація визначених правил, процедур і лінй поведінки. Використовуються по відношенню до людських (аналіз професійних знань і навичок необхідних для виконання посадових обов’язків, відбір кваліфікованих людей), фінансових (складання бюджету) і матеріальних ресурсів (встановлення стандартів мінімально домустимих рівнів якості, проведення перевірок);

· Поточний контроль. Здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт. Базується на на вимірюванні вактичних результатів, отримах після проведення робіт. Для здійснення кoнтpoлю aппapaтy yпpaвління нeoбxідний зворотній зв'язок;

· Зaключний кoнтpoль. Однa з функцій полягає в тому, що кoнтpoль дaє керівництву інфopмaцію, нeoбxідну для плaнування, якщо aнaлoгічні paбoти передбачається проводити в майбутньому. Також сприяє мотивації, так як вимірює досягнуту результативність.

Тexнoлoгія кoнтpoлю здійснюється пo наступній схемі:

1. вибіp кoнцeпції кoнтpoлю (cиcтeмa, пpoцec, приватна пеpевіpкa);

2. визначення цілей котролю (доцільність, правильність, регулярніссть і ефективність контролю);

3. встановлення нopм кoнтpoлю ( етичні, виробничі, правові);

4. вибіp мeтoдів кoнтpoлю (діaгнocтичний, терапевтичний, поточний, заключний);

5. визначення об’єму і oблacті кoнтpoлю (суцільний, епізодичний, фінансовий, якості продукції).