1.1.1. Основные функции и принципы делопроизводства

Основные функции делопроизводства: (от лат. функция – «исполнение, осуществление»)

• обеспечивающая – обеспечение процесса предприятия документированной информацией необходимого количества и содержания;

• преобразующая – преобразование недокументированной информации в документированную (в виде бумажных или электронных документов);

• учетная – выражается в формировании системы учета документов и присвоении им учетных признаков, позволяющих в дальнейшем идентифицировать документы в процессе систематизации, хранения и перемещения;

• обработки – выражается в упорядоченном обращении с документами и выполнении с этой целью действий по их систематизации, хранению и перемещению;

• контрольная – выражается в «отслеживании» состояния делопроизводства в процессе функционирования с целью непрерывного совершенствования.

Принципы (от лат. – «начало») – основополагающие начала, исходя из которых вырабатываются основные направления деятельности, определяются оптимальные средства и способы решения делопроизводственных задач по каждому из направлений:

• эффективность – функционирование делопроизводства должно способствовать эффективности деятельности предприятия в целом;

• надежность – гарантированное обеспечение потребностей предприятия в документированной информации;

• своевременность – требуемая документированная информация должна поступать в распоряжение предприятия к определенному сроку (в конкретный период времени);

• комплексность – согласованное и целенаправленное удовлетворение потребностей предприятия в различных видах документированной информации, в первую очередь управленческой;

• упорядоченность - документированная информация перемещается (между предприятием и его партнерами, а также внутри его) в соответствии с функциональным назначением и «пропускными» возможностями каналов информационного обмена, предусмотренных схемой документооборота предприятия;

• гибкость – способность подсистемы обеспечения документированной информацией к саморазвитию в зависимости от условий функционирования.

На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем 60% рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной, основной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающая эффективное управление.

От организации делопроизводства зависят:

• эффективность управления;

• экономичность;

• оперативность;

• культура труда работников

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение и т.п.)

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и умений. Профессионалом в делопроизводственной сфере можно стать лишь после овладения правилами и приемами в работе с официальными документами.

Ведение делопроизводства осуществляют специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты.

Повторимся, что делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

• документирования;

• организации работы с документами.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Большое место отводится правилам документирования. Особое внимание направлено на оформление реквизитов, требования к бланкам.

Требования к тексту, особенности языка и стиля служебных документов, порядок их редактирования выделены в отдельную главу. Каждый вид документа (приказ, протокол, письмо, акт и др.) имеет свои особенности.

Работники делопроизводственных служб должны хорошо знать технологию работы с документами. Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Следует подчеркнуть, что организацию работы с документами иногда называют технологией работы с документами. Она включает:

• документооборот,

• регистрацию документов,

• контроль за сроками исполнения,

• номенклатуру дел,

• организацию текущего хранения документов,

• экспертизу ценности,

• оформление дел,

• подготовку и передачу дел в архив организации.