4.4. Состав управленческих документов на предприятии

Основные группы документов:

• организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

• документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по з/плате, трудовые книжки);

• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.)

• нормативные документы государственных органов – документы, регулирующие различные вопросы деятельности предприятия (налоги, охрана окружающей среды и т.п.), которые поступают от государственных и муниципальных организаций.

• коммерческие контракты (договоры) можно выделить в самостоятельную группу, т.к. они являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все вышеперечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам. Исключение – финансово-бухгалтерские документы со специфическими особенностями составления и обработки, что регламентируется специальными инструкциями.

Схема оформления большинства ОРД достаточно типична и строится по формуляру–образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации. На внутренних документах они не указываются.

4.5. Основные группы управленческой документации на предприятии в составе усорд

1. Документация по созданию предприятия (организации, учреждения)

2. Документация по реорганизации предприятия (организации, учреждения)

3. Документация по ликвидации предприятия (организации, учреждения)

4. Документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий (организаций, учреждений).

5. Документация по распорядительной деятельности предприятия (организации, учреждения).

6. Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения).

7. Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения).

8. Документация по приему на работу

9. Документация по переводу на другую работу

10. Документация по увольнению

11. Документация по оформлению отпусков

12. Документация по оформлению командировок

13. Документация по оформлению поощрений

14. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

15. Документация по учету труда и его оплаты

Каково же функциональное назначение каждой из перечисленных групп документации основных видов управленческих документов?

Документация по созданию предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования факта его учреждения (формирования) в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством (ФЗ от 8 августа 2001 № 129 – ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей») (см. схему №1).

Функциональное назначение документации по реорганизации предприятия (организации, учреждения) заключается в документировании факта его реорганизации в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством (ФЗ от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах») (см. схему № 2).

Документация по ликвидации предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования факта прекращения им своей деятельности (схема 3). Факт ликвидации подлежит государственной с регистрации. Для получения соответствующего свидетельства в орган государственной регистрации предоставляется пакет документов, состав которого определяется в зависимости от оснований ликвидации.

Функциональное назначение документации по приватизации государственных и муниципальных предприятий (организаций, учреждений) состоит в документировании факта перехода права собственности на приватизированное предприятие в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством (схема 4).

Документация по распорядительной деятельности предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования основных управленческих решений по руководству повседневной деятельностью (схема 5).

Функциональное назначение по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения) заключается в документировании основных управленческих решений организационно-нормативного характера преимущественно по вопросам перспективной деятельности предприятия (схема 6).

Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования информации оперативного характера преимущественно на этапе подготовки и принятия различных управленческих решений (схема 7).

Функциональное назначение документации по приему на работу состоит в документировании фактов приема на предприятие новых работников в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством (гл. 10-13 ТК РФ) (схема 8).

Документация по переводу на другую работу предназначена для документирования фактов перевода работников предприятия на другие места работы (должность) в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством (схема 9).

Функциональное назначение документации по увольнению заключается в документировании фактов прекращения (действия) трудового договора с работниками предприятия, ранее заключивших такие договора, по основаниям и в порядке, предусмотренных законодательством (схема 10).

Документация по оформлению отпусков предназначена для документирования фактов предоставления работникам предприятий отпусков в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством (гл.19 ТК РФ) (схема 11).

Функциональное назначение документации по оформлению командировок состоит в документировании фактов направления работников в командировки в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством (гл.24 ТК РФ), а также заданий на командировки и отчетов об их выполнении (схема 12).

Документация по оформлению поощрений предназначена для документирования фактов поощрения работников предприятия в порядке и по основаниям, предусмотренных законодательством (гл.30 ТК РФ) (схема 13).

Функциональное назначение документации по оформлению дисциплинарных взысканий заключается в документировании фактов привлечения работников к дисциплинарной ответственности в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством и локальными актами предприятия (схема 14).

Документация по учету труда и его оплаты предназначена для документирования основных учетных показателей труда работников предприятия (см. схема 15)