4.3. Унифицированная система документации

В итоге многолетних усилий по совершенствованию документации было унифицировано свыше 35000 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из унифицированных систем документации и местом документа внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.

Коды форм по ОКУД проставляются в верхней части документа, однако точного единого места для всех форм не определено: так как в письме код формы традиционно указывается после адресных данных над индексом.

Унифицированные системы управленческой документации раз­работаны на основе:

• единообразия построения форм документов; регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключе­ния из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении кон­кретных задач, в целях однократности ввода информации в про­цессе решения управленческой задачи;

• единства применяемой терминологии и условных обозначений в целях сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе уни­фикации алгоритмов формирования показателей и документов;

• определения совокупности реквизитов и показателей для каж­дого вида документов и создания единых моделей построения со­вокупности их видов, пригодных как к машинной обработке, так и для восприятия их человеком;

• установления единых правил составления и оформления рекви­зитов документов, общих для всех систем документации и конкре­тизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Унифицированные системы документации (УСД) – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т.п.). УСД необходимы для сокращения объемов документов и снижения затрат на составление и обработку документов

• унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

• унифицированная система первичной учётной документации (УСПУД);

• унифицированная система банковской документации (УСБД);

• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФУОБД);

• унифицированная система отчетно-статистической документации (УСОСД);

• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (УСУОБД);

• унифицированная система документации по труду (УСДТ);

• унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ¹⁷ (УСДПФ РФ)

• унифицированная система внешнеторговой документации (УСВД)

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содер­жащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности¹⁸. Разработка унифицированных систем документации связана с автоматизацией процессов управления, процедур создания, оформления, передачи документов. В состав унифицированной системы документации входят один-два государственного стандарта, на основе которых разрабатываются унифицированные формы документов, а также инструктивные и методические материалы по их внедрению и применению.

Результатом работы по унификации документов могут быть:

• общероссийские унифицированные формы;

• отраслевые унифицированные формы;

• унифицированные формы документов предприятия.

В настоящее время в России в соответствии с Постановлением Госстандарта № 299 от 30.12.93 разработаны следующие унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов:

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответству­ющие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы. Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифици­рованные формы документов, входящих в унифицированную систему документации (УСД).

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность рек­визитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации¹⁹.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления офи­циального документа²⁰, например подпись, печать, текст и т.д.

Набор реквизитов официального письменного документа, располо­женных в определенной последовательности, называется формуляром документа²¹.

Все унифицированные системы включают в себя комплексы образцов бланков конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Почти все унифицированные формы документов приспособлены к двум вариантам использования в качестве образцов:

• для создания компьютерных шаблонов;

• создания бланков на бумаге для их быстрого рукописного заполнения.

Применение документов, вошедших в УСД, в принципе, обязательно, ответственность за это должны нести как руководители министерств и ведомств, так и руководители объединений, организаций и предприятий. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе – на местные органы исполнительной власти.

На каждую унифицированную систему разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности: Министерство финансов РФ – за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ – за организационно-распорядительную документацию.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящие в УСД. Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы документов, обязательно учитывая возможность их компьютерной обработки.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Контрольные вопросы

1. Каковы основные цели унификации документов?

2. Что учитывается при проведении унификации документов?

3. Что понимается под системой документации?

4. Какие бывают системы документации?

5. В чем особенность УСОРД?

6. Что представляет собой стандарт и какие виды стандартов применяются в нашей стране?

7. Что входит в комплекс нормативных документов по стандартизации?

8. Кто разрабатывает и утверждает нормативные документы по стандарти­зации и кто осуществляет контроль и надзор за соблюдением их требований?

9. Что представляет собой УСД и какие действующие в нашей стране УСД вы знаете?

10. Что понимается под реквизитом документа?

12. Каким нормативным документом регламентируется применение УСОРД?

13. Что устанавливает основной стандарт на УСОРД?

14. Какие приложения включены в ГОСТ Р 6.30-2003?