3.3. Юридическая сила документа и его значение

Документ возник, чтобы зафиксировать информацию и придать ей законность, правомерность (юридическую силу). Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован: органов управления, их структурных подразделений общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граждан, которые руководствуются док-том и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р51141-98 «юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»¹³.

Юридическое значение – это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо. Оформляя документы, работник должен знать и соблюдать эти правила, т.к. они придают юридическую силу документу.

Из определения следует, что при документировании необходимо соблюдать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.

Органы управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

• издавать документы только в пределах своей компетенции;

• соблюдать действующие в определенное время общие правила составления и оформления документов.

Документ обеспечивает:

• закрепление информации;

• сбор информации;

• обработку информации;

• передачу информации;

• использование информации;

• хранение информации.

Формы управления тесно связаны с видами документов, н-р: учет – с написанием различных отчетов; планирование – с составлением планов; инструктирование – с разработкой методик, инструкций; руководство – с изданием приказов, распоряжений.

Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, т.к. документ является основным носителем информации, на базе которой принимается решение. Документ возник, прежде всего, как способ фиксирования информации для придания ей юридической силы. Документ – результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.)

Еще раз подчеркнем: чтобы документ имел юридическое значение, он должен быть:

• правильно оформлен;

• не противоречить по содержанию действующему законодательству;

• быть изданным организацией, которая имеет на это право.

Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к. они:

• отражают деятельность организации;

• на их основе принимаются управленческие решения;

• являются главным аргументом в спорных ситуациях;

• являются гарантом прав на недвижимость, собственность.

Возник документ для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическое значение. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто в Законе «Об информации, информатизации и защите информации»: документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения (фирмы и т.п.), обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия решений, выступает как доказательство их исполнения и источник для обобщений, а также как материал для справочно-поисковой работы¹⁴. В управленческой деятельности документ – это еще предмет и результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Все виды управленческих действий фиксируются в соответствующих документах. Н-р, распорядительная деятельность сопровождается изданием приказов и распоряжений, постановлений, решений; планирование – составлением планов различной периодичности (годовых, квартальных, еженедельных и др.); учет – сбором и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации и т.д.

Таким образом, можно сказать, что все формы управленческой деятельности выражаются в соответствующих документах:

планирование – в подготовке различных планов,

учет – в виде составления и обработки статистической бухгалтерской и оперативно-технической документации;

руководство – в издании распорядительных документов;

инструктирование – в выпуске инструкции, методических указаний;

контроль – в сборе сведений в письменном виде и т.д.

Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется. Он представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

Таким образом, документы могут быть:

• носителем информации (в сфере информационных технологий);

• средством фиксации и передачи управленческих решений (в сфере управления);

• способом доказательства чего-либо (в юридической сфере);

• источником фактов (в науке).

Документы многофункциональны. Документы, будучи связаны со всеми формами управленческой деятельности, используются аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Документ обеспечивает взаимодействие структурных частей и отдельных сотрудников организации, служит доказательством принятия и исполнения решений, является источником для обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. Управленческая деятельность осуществляет множество функций: учет, контроль организацию, планирование, финансирование и др.

Ряд функций управления являются типовыми, присущими любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся:

• прогнозирование,

• организационно-распорядительная деятельность,

• учет и отчетность,

• финансирование,

• материально-техническое обеспечение и др.

Часть перечисленных функций свойственны всем управленческим структурам, это такие как организация, бухгалтерский учет, документирование кадровой деятельности. Некоторые функции могут выполняться управленческим аппаратом полностью или частично, н-р, - снабжение.

К основным функциям документов можно отнести следующие функции:

• информационную (документирование, хранение и предоставление документов);

• управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

• коммуникативную (документ является средством обмена информации);

• правовую (документ является письменным доказательством в суде и может быть источником права, н-р, закон);

• организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, н-р, Должностная инструкция);

• научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).